Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Читайте блоги
наших авторов:

Иван Агапов

Карина Кассис

Анастасия Щепина

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние – нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Нет - бумаге! 7 трендов современной бухгалтерии.

Счета-фактуры, акты, товарные накладные ТОРГ-12 в электронном виде

Электронная бухгалтерская первичка в электронном виде - это уже норма. Знаете ли вы, что электронные счета-фактуры разрешены законодательно еще с 2010 года! И сейчас обмен электронными счетами - это полноценный инструмент автоматизации рутинной работы бухгалтера по сбору оригиналов для учета и отчетности. А электронная товарная накладная (ТОРГ-12) по разъяснениям Минфина от 2011 года может являться документом, подтверждающим расходы налогоплательщика.

Нормативно четко определены только регламент и форматы счетов-фактур, а для актов и торг-12 есть рекомендованные форматы. Но этот вопрос касается только обмена с ФНС, а контрагенты могут обмениваться между собой и другими документами (договор, приложение, универсальный передаточный документ - УПД, спецификация, договор страхования и т.д.) в электронном виде юридически законно.

Подробнее читайте

Электронные документы -- факты, законы и важные нюансы.

Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую. Поговорим о форматах.

Вопросы и ответы о юридически значимом обмене документами. Часть 1.

Типовые вопросы и ответы о юридически значимом обмене документами. Часть 2

Обмен электронными документами

Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:    

●   Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту. 

●   Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

 

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую. Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Три простых шага

Обмен электронными документами через оператора ЭДО СФ – наиболее приемлемый вариант, поэтому рассмотрим его подробнее. Для того чтобы начать работу в сервисе обмена вам нужно:

1. Подключиться  к оператору;

2. Приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);

3. Подключить к обмену контрагентов с помощью оператора.

Большинство организационных вопросов операторы ЭДО СФ берут на себя. Обеспечивать комфортную работу пользователям – их основная задача.

Рекомендуем

Читать дальше:

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal.