Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Кейс ООО «Директум»

ООО «Директум» (разработчик DIRECTUM и Synerdocs) традиционно является визионером в области электронного взаимодействия. В самой компании в полной мере используются все технологии, которые разрабатываются для клиентов. Поэтому как только появилась возможность развивать ЭДО в обмене с партнерами и заказчиками, ООО «Директум» инициировало проект по автоматизации внешнего документооборота.

Сроки

Этап перевода партнеров компании на ЭДО:

1 декабря 2012 года – 1 сентября 2013

Этап перевода всех контрагентов компании на ЭДО:

январь 2016 – март 2017

Задачи

- Полностью отказаться от бумажных документов в обмене с заказчиками и партнерами.

- Объединить работу с документами в единое пространство. Synerdocs в связке с ECM-системой DIRECTUM должны формировать общее рабочее поле.

- Сократить издержки на дополнительную печать документов.

Используемые продукты

Synerdocs, DIRECTUM

В 2012 году компания начала переводить партнерскую сеть на межкорпоративный электронный документооборот. В качестве сервиса передачи был выбран Synerdocs, разработанный специалистами DIRECTUM.

К началу 2013 года 30% партнеров отправляли и получали документы от вендора исключительно в электронном виде. К октябрю число документов превысило 1100 штук.

Основу документооборота составляют лицензионные договоры, которых через Synerdocs передано более 600. На втором месте электронные счета-фактуры – более 450. Остальные документы – товарные накладные, корректировочные и исправленные счета-фактуры, акты и другие.

К концу года в электронный вид было переведено более половины документов, пересылаемых между ООО «Директум» и партнерами. Таким образом, в 2013 году компания ООО «Директум» сэкономила порядка 5 000 листов бумаги только лишь в рамках внешнего документооборота.

Вторым этапом проекта стало подключение остальных контрагентов (клиентов, поставщиков) к ЭДО – всего около 1 500 компаний. В проекте приняли участие практически все подразделения ООО «Директум». Были подготовлены и встроены в оперативную работу подразделений материалы, рекомендации и методы по работе с клиентами в рамках их подключения к электронному обмену. Методики, прошедшие обкатку на проекте, в дальнейшем использовались специалистами Synerdocs на массовых проектах подключения контрагентов генераторов трафика.

Итоги проекта

  1. Порядка 50% текущих контрагентов компании подключены к электронному обмену документами.
  2. В компании создано единое пространство для работы с электронными документами на базе Synerdocs и DIRECTUM.
  3. Реализованы автоматический прием и отправка документов из интерфейса системы DIRECTUM.
  4. Создан удобный архив юридически значимых электронных документов.