Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные архивы

Глава 5. Хранение электронных документов: где и как

  4 комментариев Добавить в закладки

Все, что мы писали в предыдущих главах, так или иначе, касалось операций с электронными документами. Мы разобрались, как организовано подключение к оператору электронного документооборота (ЭДО), как применяется электронная подпись, что представляет собой работа с электронными бухгалтерскими документами и как выглядит процедура проведения камеральной и выездной налоговой проверок при ЭДО. Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.

В роли эксперта: Иван Агапов, аналитик Synerdocs.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в  п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО –  вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит  просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя. Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

Читать дальше:

●   Глава 1. Бухгалтер и электронный документ.

●   Глава 2. Бухгалтеру об электронной подписи.

●   Глава 3. Электронные документы - факты, законы и важные нюансы.

●   Глава 4. Электронная налоговая отчетность: особенности взаимодействия с ФНС.

●   Глава 5. Хранение электронных документов: где и как.

●   Глава 6. Что такое роуминг электронных документов

●   Глава 7. Выходим за границы.

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal.

 

Источник: Klerk.ru

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Наталья Храмцовская 01 июля 2014 г. 11:12  

С моей точки зрения, автор заслуживает благодарности за то, что не ограничился перечислением проблем, связанных с хранением электронных документов, и попытался дать конструктивный ответ на этот вопрос. Пока что таких публикаций очень, очень мало.

Есть у статьи и недостатки;

1. Совсем не упоминаются выпущенные в последние годы национальные стандарты, подготовленные на основе переводов добротных стандартов ИСО. Это такие документы, как ГОСТ Р 54989-2012 "Обеспечение долговременной сохранности электронных документов" и ГОСТ Р 54471-2011 "Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности".

2. О требованиях законодательства сказано недостаточно глубоко. Например, определенные требования к хранению документов (в том числе к месту хранения) содержит корпоративное законодательство – законы об ООО и АО. Кроме того, сейчас готовится «облачное» законодательство, в котором тоже, скорее всего, будут такого рода требования.

3. Для электронных документов срок хранения 15-20 лет уже можно считать длительным, поэтому уж если давать рекомендации о переводе документов в электронный вид, то лучше ориентировать организации в первую очередь на документы со сроком хранения 5 лет. Замечу, что если учесть точные правила отсчитывания сроков хранения, то даже 5 лет легко могут превратиться в 15-20 :)

4. Слова «Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна», наверное, просто неудачная формулировка. Если же автор всерьёз так думает, то это грубая ошибка. Достаточно познакомиться с судебной практикой, которой уже очень много :)

5. Штампы времени – штука хорошая, но российским законодательством не предусмотренная. Их можно использовать в рамках договорных взаимоотношений между контрагентами, а вне этого от них пользы не будет никакой.

6. Считать, что «разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО» IMHO наивность. Спасение утопающих у нас традиционно дело рук самих утопающих.

Павел Овчинников 01 июля 2014 г. 14:08  

Наталья, спасибо за отклик. И спасибо за подсказки о том, как можно улучшить мои знания. Честно скажу, что эта тема для меня (маркетолога) пока достаточно нова, и до многих документов я попросту не добрался. Просто постарался втиснуть в ограниченный формат статьи все то, с чем уже столкнулся (отсюда, возможно, не очень удачные с точки зрения экспертов формулировки). А вот с судебной практикой и готовящимся "облачным" законодательством не сталкивался. Посоветуйте, где можно поискать?

Сергей Рудин 11 июля 2014 г. 10:19  
4. Слова «Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна», наверное, просто неудачная формулировка. Если же автор всерьёз так думает, то это грубая ошибка. Достаточно познакомиться с судебной практикой, которой уже очень много :)
5. Штампы времени – штука хорошая, но российским законодательством не предусмотренная. Их можно использовать в рамках договорных взаимоотношений между контрагентами, а вне этого от них пользы не будет никакой.

Наталья, хотел задать этот вопрос ещё на недавнем семинаре. Очень непонятна ситуация. Проверка ЭП требует действительного на момент проверки сертификата, либо действительного на момент подписания. Но достоверно фиксирует момент подписания только тайм-стампинг или тайм-маркинг, если я не ошибаюсь. Вот и хочется понять, каким образом в судебной практике решается этот вопрос, если штампы времени у нас не узаконены? Как суд определяет подлинность ЭП?

 

 

Наталья Храмцовская 14 июля 2014 г. 18:37  

Коллеги, добрый день,

Стандартной практикой является проведение экспертизы – или в рамках досудебного разбирательства, или по решению суда. Часто экспертизу проводит удостоверяющий центр, чьи сертификаты использовались для подписания документов. Если документы транзакционные (т.е. после подписания они были посланы второй стороне – сейчас таких подавляющее большинство), то спора по моменту подписания обычно не возникает, поскольку его может подтвердить вторая сторона, а в случае использования разных операторов – и третья.

В любом случае суд оценивает аргументы сторон, не ограничиваясь чисто техническими штучками. Например, если документ подписан электронной подписью человека, который к моменту подписания умер, суд не признает такую подпись совершенной именно этим человеком, пусть даже все элементы подписи успешно проверяются.

Штампы времени суд признает, если их использование было прямо предусмотрено договорами, которые заключили стороны, или нормативными документами государственных органов (там, где порядок электронного обмена устанавливается ими). Сторона, не заключавшая договор с частной лавочкой, проставляющей штампы времени, не обязана им доверять (да и с какой стати?), - и то же самое касается суда и государственных органов. Суд, конечно, вправе по собственному убеждению принять штампы времени в качестве доказательств – но не обязан это делать, а если пойдёт на это, то ему придётся очень серьёзно обосновывать своё решение и будет велик риск пересмотра судебного решения следующей инстанцией.

Достоверно фиксирует момент времени совокупность доказательств, в число которых могут входить показания свидетелей, логи операторов связи, взаимосвязанные документы, фактическое выполнение сторонами действий, предусмотренных перепиской и многое другое. Суд вправе принять, если сочтет уместным, абсолютно любые доказательства, поэтому зацикливаться только на технических доказательствах типа штампа времени не нужно.

Судебную практику можно найти на моем блоге: http://bit.ly/1nxM7G0

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев