Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Интервью: Повышение эффективности внедрения и эксплуатации СЭД

  3 комментариев Добавить в закладки

Практические рассуждения об уровне автоматизации документооброта в России от руководителя проектов внедрения одной из отечественных компаний.

1. Как вы оцениваете уровень автоматизации задач по работе с документами в российских организациях? Можно ли говорить о том, что переход от традиционных бизнес-процессов к СЭД, в том числе от использования бумажных документов к электронным, в значительной степени завершен? Есть ли существенные различия в уровне проникновения современных технологий электронного документооборота в разных отраслях экономики, а также в коммерческом и государственном секторах?

На мой взгляд, уровень автоматизации задач по работе с документами сильно зависит от размеров и класса предприятия. Крупные холдинговые компании в большинстве своем уже имеют те или иные системы электронного документооборота, и уже достаточно давно прошли этап первоначального внедрения системы. Потенциал для внедрения систем среди средних компаний гораздо шире, многие из них еще не используют СЭД или используют ее лишь для отдельных узких процессов. Что касается госсектора, то автоматизация внутренних процессов органов государственной и муниципальной власти с каждым днем набирает обороты, все новые и новые субъекты анонсируют проекты внедрения СЭД.

2. Актуальны ли вопросы эффективности СЭД/ECM-проектов для заказчиков? Какое значение они имеют для них с точки зрения влияния на общую эффективность бизнес-деятельности?

Да, вопросы эффективности, в первую очередь, экономической эффективности, очень актуальны для заказчиков. Заказчикам важна не столько стоимость системы, сколько сроки ее окупаемости. Все чаще на этапе presale на основании данных заказчика анализируется и рассчитывается экономическое обоснование проектов внедрения СЭД.

3. Какие критерии могут быть использованы для оценки эффективности таких проектов? Как на практике заказчики выполняют такую оценку?

Помимо очевидных факторов, таких как, сокращение материальных и временных затрат, повышение степени прозрачности процессов и упрощения контроля и т.п., для оценки эффективности могут быть использованы и такие критерии, как:

●   повышение взаимозаменяемости сотрудников;

●   обеспечение конфиденциальности документооборота, в т.ч. приказов;

●   формирование новой культуры работы с документами, снижение вероятности возникновения репутационных рисков;

●   создание предпосылок для перехода к безбумажному документообороту и электронному архиву всех документов;

●   общая оптимизация методологии работы с документами.

4. Какое влияние на общую эффективность СЭД/ECM-систем оказывает ИТ-инфраструктура организации, включая используемые ею средства оцифровки бумажных документов и получения твердых копий электронных документов.

Использование средств оцифровки документов, сервисов обмена юридически значимыми документами, средствами распознавания штрих кодов и т.д. – это как раз те детали, которые позволят сделать процесс  эффективнее. Именно с помощью технологий возможно избавление пользователей от рутинной работы..

6. Какие направления повышения эффективности СЭД/ECM-проектов (как на стадии внедрения, так и эксплуатации систем) вам представляются наиболее целесообразными и перспективными? (Снижение затрат, повышение отдачи...?)

Основными направлениями повышения эффективности я считаю снижение затрат на внедрение за счет снижения стоимости обучения пользователей, применение гибких методологий ведения проектов, разработки отраслевых бизнес-решений, позволяющих закрывать основные бизнес-потребности с минимум модификаций базового функционала, развитие мобильных решений и развитие обмена документами между предприятиями в электронном виде.

7. С какими сложностями сталкиваются организации в решении задач повышения эффективности СЭД/ECM-проектов? Какие меры, с вашей точки зрения, могут помочь в преодолении этих сложностей?

Я считаю, что главная сложность – нежелание руководителей высшего звена менять сложившуюся модель работы. Таким образом, руководитель, не работающий в системе (или работающий с помощью референта), при этом контролирующий большую часть  потока официальных документов - одна из  главных причин снижения эффективности СЭД.

8. Сегодня российский ИТ-рынок находится в состоянии некоторой неопределенности в связи со сложностью общей экономической и политической ситуации в мире. Ощущаете ли вы и ваши заказчики проблемы в этой связи? Какие советы вы хотели бы дать клиентами в этих условиях?

Тема повышения эффективности СЭД наиболее актуальна в эпоху нестабильной экономической ситуации, когда доходность бизнеса сокращается и важно добиться максимально эффективного использования ресурсов и максимально эффективного управления контентом предприятия. Поэтому повышение эффективности уже существующих корпоративных СЭД является одним из перспективных направлений деятельности ИТ-компаний, внедряющих СЭД.

 

Материалы интервью использованы в обзоре «Как повысить эффективность реализации СЭД/ЕСМ-проектов» PC Week

Подробнее на нашем ресурсе тема рассмотрена автором здесь

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Наталья Ярошевская 10 октября 2014 г. 12:22  

К пункту 7 я бы добавила еще один нюанс: общий уровень компьютерных знаний в организациях госсектора. Ни для кого не секрет, что в таких организациях работает очень много всяких "свойственников" - родственники, родственники нужных людей и т.д. Да и средний возраст в организации тоже говорит о многом - в нашей конторе, например, он =50 лет (у нас ведь так - уж если ты попал в госструктуру, сиди и радуйся! В любой коммерческой организации такой сотрудник, который не умеет пользоваться офисными пакетами и считает на калькуляторе, чтобы занести результат в Excell - не увидел бы даже первой зарплаты! А про электронную почту - я могу порассказывать такие истории!)). Поэтому, внедрение СЭД в таких организациях (где люди даже электронной почтой толком не умеют пользоваться!) очень затруднено. Да еще и руководитель, который работает только с бумагой... Эх, как много можно сделать, если бы не это!
Подробнее: http://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=5563791&from=subsday 

Михаил Романов 10 октября 2014 г. 15:15  
организациях госсектора

А можно развернуть - что это за звери? Вот школы и сады - это организации госсектора?

 

 

Наталья Ярош 14 октября 2014 г. 08:09  

Я имела в виду гос.структуры типа внебюджетных фондов, налоговой, разные министерства, органы власти.
 

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев