Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Межкорпоративный документооборот: ECM или ERP (5 лет спустя)

  4 комментариев Добавить в закладки

Когда долго работаешь в одной отрасли, время от времени возвращаешься к темам, которыми уже занимался. Но, как правило, возврат происходит не в ту же точку, а по спирали развития.

На данный момент в поле моего зрения находится тема межкорпоративного документооборота (МКДО), и, изучая информацию, я с интересом обнаружила свой материал 5-ти летней давности http://ecm-journal.ru/post/Mezhkorporativnyjj-dokumentooborot--ECM-ili-ERP.aspx (ну совсем про него забыла).

«Возможно, мы когда-то все же шагнем дальше счетов-фактур, и будет организован обмен документами (договорами, например), которые могут обойтись и без структурированного формата», — писала я и не ошиблась, шагнули. В нашу жизнь вошел и обмен неструктурированными документами, в т.ч. теми самыми договорами. Обмен структурированными документами при активной поддержке законодательства тоже развивается (счета-фактуры, акты, накладные, универсальные передаточные документы).

«В этом случае с системой межкорпоративного обмена будет достаточно взаимодействовать только СЭД», — тут я тоже почти угадала, хотя вопрос «ERP или ECM?» пока еще остался. Как же наиболее эффективная схема МКДО выглядит сейчас?

Что имеем на входе:

1.   На предприятиях повсеместно используются ERP или другие учетные системы, которые служат источником генерации первичных учетных документов. Причем на крупных предприятиях и в холдингах таких систем может быть несколько.

2.   Предприятия активно внедряют СЭД/ECM системы, хотя такого покрытия предприятий, как учетные системы, они еще не обеспечили (рынок активно растет). Задача управления договорами в рамках СЭД зачастую внедряется одной из первых, а вот работа с первичными документами в состав первоочередных задач, как правило, не входит (хотя последнее время ситуация начала меняться).

3.   Почти все сервисы сдачи налоговой отчетности развились до систем обмена юридически значимыми документами (СОД).  К ним присоединились другие, и теперь число операторов достигает уже нескольких десятков. Выбрать для предприятия одного оператора, с которым можно работать со всеми контрагентами, становится не просто даже при наличии роуминга, который пока развивается не так быстро, как хотелось бы.

4.   Довольно широкое применение получили системы обмена EDI-сообщениями, которые напрямую интегрируются с ERP. И на базе EDI-систем тоже возникают операторы СОД.

Все это изначально наталкивает на мысль, что проще реализовать связку ERP-СОД, т.к. она уже проверена и работает (налоговая отчетность и EDI). Зачем же нужна ECM система?

Для того, чтобы это понять, выделим все стадии, которые проходит финансовый документ на этапе своего ЖЦ, и постараемся оценить, где возникает потребность в использовании ECM-системы.

1.   Создание. Если структурированные документы (счета, накладные) «рождаются» в ERP-системе, то неструктурированные документы (договора, акты, письма и другие) чаще все же создаются в ECM-системе на основе шаблонов.

2.   Согласование. Не все документы требуют согласования, некоторые требуют массовой обработки и отправки. Но акты и договоры перед отправкой или оплатой в большинстве случаев нужно согласовать. Некоторые ERP-системы предоставляют встроенные инструменты для согласования, но они, как правило, носят довольно упрощенный характер. Сложные процессы согласования договоров реализовать в них бывает затруднительно, для этого больше подходят ECM-системы с развитыми инструментами настройки бизнес-процессов.

3.   Подписание. Электронная подпись (ЭП) получила широкое распространение. Ею пользуются уже не только бухгалтера для отправки отчетности и документов в банк. Все чаще ЭП в свое распоряжение получает руководитель. Хотя правды ради стоит отметить, что за «непродвинутых» руководителей ЭП частенько ставит секретарь, но это противоречит законодательству. Если делать все «по правилам», то руководителю нужно предоставить удобный механизм подписания всех электронных документов, независимо от того, в какой системе они появились. И для этого лучше подойдет ECM-система, в которой руководитель уже работает (рассматривает документы, выдает и принимает поручения). Оптимальным будет встроенное в ECM специальное рабочее место для руководителя (в идеале – мобильное).

4.   Отправка. Для организации отправки документа нужна не только интеграция с несколькими сервисами обмена, но и функции контроля возврата, обработки ответов и т.д. Это тоже функции ECM, хотя далеко не все системы пока такой функционал «освоили».

5.   Хранение. Тут вроде очевидно, что роль хранилища документов принадлежать должна ECM-системе, это одна из ее базовых функций, хотя и большинство ERP-систем файлы хранить умеют. Но любой юридически значимый документ представляет собой уже не один, а несколько файлов (с телом документа и служебной информацией), дополнительную сложность добавляют двойные титулы структурированных документов. Организовать удобное для пользователя хранение этой связанной информации позволит уже только ECM-система.  Не надо забывать также, что ни одно предприятие не переходит разом на электронный документооборот со всеми контрагентами, а значит, необходимо поддерживать работу и с бумажными документами (сканами).

6.   Предоставление. Наличие единого финансового архива в ECM-системе позволит быстро подготовить документы для налоговых проверок и сверок с контрагентами, независимо от того, в каком виде документы поступили в систему изначально (электронный юридически значимый или скан подписанного бумажного документа) и в каком должны быть представлены (электронные копии или бумажные). Безусловно, ECM-система при этом должна предоставить удобные сценарии выборки документов для проверки.

7.   Списание в архив. Тема архивов юридически значимых электронных документов на данный момент одна из самых неизученных. Наверное, потому, что электронные документы еще только начинают использоваться и только подходят к той стадии, когда пора задуматься об их долгосрочном хранении.

Таким образом, оптимальная архитектура систем для организации МКДО предприятия может выглядеть примерно так:

 

Предлагаю вам примерить ее на свое предприятие.

Теперь я уже почти уверена, что у меня будет повод вернуться к этой теме еще. Когда с электронными архивами станет понятнее, и операторы электронного обмена как-то «поделят мир», и исключением для предприятий станут уже бумажные документы, а не электронные. Надеюсь, что это произойдет быстрее, чем через 5 лет.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Исхаков Роберт 14 марта 2017 г. 21:00  

Мне понравилась статья) Представленная информация структурирована, и кое-что я могу украсть для своих лекций)

Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  

Позиция автора понятна. Предлагаемые сценарии имеют право на жизнь. Скажу даже больше, в ряде случаев это будет оправданным решением.

Однако, если из ERP систем идет большой поток документов, не во всех случаях будет оптимальным пропускать этот поток еще и через ECM. Особенно это касается первичных документов. ERP может работать и напрямую с сервисом ЮЗЭДО, не говоря уже и про сервисы EDI. 

Ну, и ЮЗЭДО-сервисы  тоже развиваются, предлагая некую функциональность по хранению, согласованию документов, плюс могут быть интегрированы с сервисами предоставления документов в контролирующие органы.

Поэтому, если функциональности сервисов и интеграционных решений хватает, на практике можно обойтись без ЕСМ системы на шагах 1,2,3,4,5,6. Не считайте меня противником ECM, но ECM и СЭД - это инструменты, как все КИС и сервисы. И к снижению производительности труда может приводить как ниеспользование инструмента, так и его неоправданное использование.

Да, последнее высказывание получилось в стиле "капитан Очевидность"  :)

Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  

"Ну, и ЮЗЭДО-сервисы  тоже развиваются, предлагая некую функциональность по хранению, согласованию документов, плюс могут быть интегрированы с сервисами предоставления документов в контролирующие органы"

Да, безусловно, сервисы развиваются и при отсутствии СЭД вполне способны задачи такие решать.

"Против" использования сервиса без СЭД могут играть следующие факторы:

  • использование  нескольких сервисов (я же изначально "на вход" обозначала несколько сервисов и учеток) - в этом случае поиск и выгрузку документов придется это делать последовательно из каждого используемого сервиса. Аналогично придется в разных местах документы подписывать, отправлять и обрабатывать ответы. Хорошо, если это делают разные люди, а если один? Ну и интеграцию учетка-сервис придется делать М:М (или сервис/шину какую-то объединяющую вводить)
  • отсутствие документов в "локальном доступе" - как ни крути, многие предприятия облаку пока не доверяют. А тут речь идет о финансовой информации, которую надо уметь предоставить в любой момент.
  • объемы документов - стоимость хранения документов в сервисе при их  значительном объеме. В целом использование облаков д.б. дешевле, но для операторов это на самая прямая обязанность, и "доп. опция" по расширенному хранилищу может оказаться дорогой (но не изучала вопрос)
  • обязательства оператора по сроку хранения документов - насколько мне известно сервисы пока услугу долгосрочного хранения не предлагают?

Еще из кейсов "неоправданного использования СЭД" могу добавить, что иногда встает вопрос: зачем СЭД "нагружать" такими объемами документов? Размер финансового архива может в разы превышать остальной документооборот и негативно влиять на скорость работы и обслуживания системы. Но тут можно пойти по пути выделения для архива отдельной базы/хранилища, в зависимости от того, какую архитектуру предлагает используемая ECM-система.
 

Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Ну и интеграцию учетка-сервис придется делать М:М (или сервис/шину какую-то объединяющую вводить)

Да, в этом случае какое-то интеграционное/маршрутизирующее решение понадобится. И как оно будет реализовано (путем доработки КИС, решение на базе ECM-системы, специализированное интеграционное решение или сервис) - это уже придется решать в каждом отдельном случае по-своему. Так как информационные "ландшафты" организаций, навыки персонала, объем ИТ-бюджета - все это определяет, какое решение будет оптимальным.

Еще один сценарий: клиент выгружает очень сырые данные, к тому же сгруппированные в один физический документ. Преобразование и "резка" идет на стороне оператора. В этом случае хранение сырых данных в  ECM-системе тоже может оказаться малоэффективным.

Или когда в ЮЗЭДО-сервис ежедневно выгружаются значительные объемы документов (тысячи, десятки тысяч и т.д.). Тут тоже стоит изучить вопросы - не станет ли ECM-система узким местом, какие преимущества даст "транзит" документов через ECM?

Опять же, в разных кейсах ответы будут разные.  

объемы документов - стоимость хранения документов в сервисе при их  значительном объеме.

 

обязательства оператора по сроку хранения документов - насколько мне известно сервисы пока услугу долгосрочного хранения не предлагают?

Не буду говорить за всех операторов, так как не изучал специально этот вопрос, но мне известны случаи, когда сервис предлагает бессрочное хранение, после окончания подписки документы будут доступны на выгрузку бесплатно.

Не исключено, что при изменении объемов базы операторов условия будут меняться. Операторский рынок в России ЮЗЭДО только формируется, сейчас трудно что-то предполагать и обещать. 

Еще один момент. Начну издалека...

С другой стороны, конечный срок хранения первички может в некоторых случаях сыграть и на организацию. Если первичные документы  могут вызвать неприятные вопросы контролирующего органа, то организации может быть совсем невыгодным хранить документы после окончания установленного срока, а лучше их сразу уничтожить по окончании срока. Нет документов - нет вопросов :)

Известны и обратные прецеденты - когда документ может сыграть свою роль и после окончания "срока годности". И когда разные требования разных регуляторов предполагают прямо противоположные действия. Наталья Храмцовская рассказывала и писала про такие казусы.

Так вот, все вышесказанное должно подвести под мысль, что хранение документов в облаках (специализированный оператор или ЮЗЭДО-оператор), равно как и хранение "у себя" не освобождает организацию от задачи управления документацией (Records Management). Делать это придется все равно. Опять же, для разных организаций разные сценарии (использование собственных, облачных, гибридных приложений и сервисов) будут оптимальными. Тут у ECM или облаков, на мой взгляд, нет каких-то универсальных (для всех клиентов) преимуществ и фатальных недостатков. 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев