Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Основы электронного документооборота

Повышаем эффективность совещаний

  9 комментариев Добавить в закладки

Идея совершенствования бизнес-процессов посредством автоматизации давно владеет умами людей, в частности руководителей. Неотъемлемой частью управления любым предприятием являются совещания, эффективность которых зависит от их правильной организации.

В какой степени информационные системы могут помочь в правильной организации совещаний? Рассмотрим фактическую сторону вопроса: для чего и как проводятся совещания. И на каких этапах могут помочь информационные системы и ECM-системы в частности.

Совещания в контуре управления компанией

Служебные совещания должны стоять в центре системы менеджмента компании. Совещания, как площадка для личных встреч и обсуждения актуальных проблем, как метод активации способностей, снятия информационного вакуума и консолидации персонала, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты и телефонов.

Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность компании. Без тщательно подготовленных, эффективных совещаний, рабочее время в существенно бОльшем объеме будет неизбежно затрачено на спонтанные встречи менеджеров для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов.

Как правило, совещания классифицируют по периодичности и тематике.

По периодичности

●    разовые

●    регулярные

●    периодические

По виду

●    собрания руководящего состава (собрания акционеров, совещания ГД);

●    производственные;

●    проектные

●    мозговые штурмы и другие нестандартные совещания.

По цели

●    инструктивные

●    оперативные (так называемые «летучки»)

●    проблемные

По количеству участников

●    в узком составе-до 5 человек,

●    в расширенном составе-до 20 человек,

●    представительные - более 20 человек.

Цель инструктивных совещаний – передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Цель оперативных совещаний – получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2–3 дней (либо по итогам недели).

Цель проблемных совещаний – поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки.

Кроме того, имеются специфические совещания, которые подчиняются более строгим правилам, такие как:

●    Собрания акционеров акционерных обществ

●    Собрания и заседания в органах исполнительной и законодательной власти

●    Судебные заседания

 

Это темы для отдельных материалов. Рассмотрим более «ординарные» служебные совещания, которые во много похожи с той или иной долей специфики. Часто специфика регламента даже в большей степени зависит от культуры управления и корпоративной культуры в конкретной организации. В то же время имеются рекомендации и наиболее рациональные практики, которые позволят сделать совещания наиболее эффективными.

Рассмотрим типовой, наиболее правильный, порядок проведения совещаний:

1. Подготовка и организация:

●    формулирование цели, темы и  необходимого результата;

●    формирование повестки совещания и плана совещания;

●    определение места проведения и списка участников.

●    подготовка материалов и информирование участников о предстоящем собрании.

2.  Проведение совещания:

●    обсуждение запланированных тем и вопросов совещания;

●    выработка и принятие решений;

●    подведение итогов и оформление протокола совещания;

●    утверждение, рассылка протокола и поручений к исполнению.

3. Контроль исполнения поручений:

●    мониторинг исполнения поручений совещания;

●    фиксация результатов исполнения поручений;

●    оценка исполнительской дисциплины.

4. Анализ совещаний:

●    анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах;

●    получение статистики затрат временных и рабочих ресурсов;

●    оценка качества совещаний и их совершенствование.

Корпоративная культура в организации определяет, как будут регламентированы (или не регламентированы) правила проведения совещаний. И обычно имеются формально закрепленные правила организации различных совещаний либо определенные неформально.

Это же касается порядка документального отражения проведенных совещаний (повестка, протокол, стенография и т.д.). Могут быть определены различные правила в зависимости от количества человек, цели и вида совещания. Имеются и нормативные требования по хранению протоколов различных совещаний, например, согласно перечню типовых архивных документов с указанием сроков хранения от 2010 г. установлены сроки хранения протоколов:

●    совещаний у руководителя организации - постоянно (оперативных совещаний - 5 л. ЭПК)

●    собраний трудовых коллективов организации - постоянно   

●    собраний структурных подразделений организации - 5 л. (при сложной структуре организации (структура в структуре) - 5 л. ЭПК)

●    документы протоколы рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации  - 5 л. (ЭПК - после завершения деятельности рабочих групп)

●    и т.д.

Использование СЭД для организации совещаний и заседаний

Следовать установленному порядку на деле оказывается не так просто. Почему? Низкая исполнительская дисциплина, недостаточный контроль исполнения решений, плохая организация… Причин может быть множество. Так, совещания проходят сумбурно, решения не принимаются и должного эффекта деловое собрание не дает.

Главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний являются руководители. Инициативы рядовых сотрудников не получают должного воплощения и развития без их поддержки.  Как упомянуто выше, совещания – неотъемлемая часть управления, значит, они должны стать самостоятельным звеном системы управления. Требуются определенные усилия, чтобы это звено работало, было  результативным. Если в компании используется система электронного документооборота (СЭД), то имеет смысл автоматизировать управление совещаниями. Это будет особенно актуально для крупных организаций, а так же для организаций с территориально распределенной структурой. Функционал многих СЭД позволяет автоматизировать рутинную работу на всех этапах проведения служебных заседаний.

 

Этап проведения совещаний

Возможности автоматизации

Подготовка и организация

●    хранение всей информации в карточке совещания, где указаны участники, повестка, место проведения, прикреплены материалы;

●    учет резервирования помещения (с учетом бронирования его другими сотрудниками);

●    ведение расписания совещаний;

●    согласование в СЭД времени, места и других параметров совещания;

●    контроль ознакомления участников с информацией по совещанию, обратная связь;

●    рассылка иллюстративного материала к совещанию;

●    автоматическое напоминание о времени.

Проведение совещания

●    формирование протокола в соответствие с типовым формуляром;

●    рассылка, согласование и коллективная работа над протоколом, хранение протокола;

●    учет времени совещаний, в том числе по отдельным темам и выдача соответствующих отчетов.

Контроль исполнения поручений

●    автоматическая рассылка поручений и постановка на контроль;

●    отслеживание этапов исполнения поручений в информационной системе.

Анализ совещаний

●    анализ статистики совещаний позволяет фиксировать основные параметры совещаний: длительность, число участников, трудозатраты; выявлять наиболее эффективные совещания.

●    анализ принятых решений дополняет базу знаний компании.

 

Конкретные советы и примеры по использованию СЭД для проведения совещаний и заседаний вы можете почерпнуть в следующих материалах:

●    Избавляемся от хронофагов

●    Совещание закончилось, но это еще не конец:)

●    Еще немного о коллективной работе над документом (протоколом совещания)

●    Управление совещаниями и заседаниями в бизнес-решении DIRECTUM

Другие инструменты и новые тренды

В зависимости от вида совещания, периодичности и количества человек могут быть применены различные информационные технологии и их сочетания. Например, если многие участники совещания активно используют календари Outlook, то для планирования совещания, удобно использовать этот популярный офисный пакет. Некоторые СЭД позволяют использовать его совместно с возможностями СЭД.

В каких-то случаях информационные технологии могут вообще исключить необходимость проведения очного совещания. Встреча участников может происходить виртуально (например,  в Skype или Microsoft Lync).

Говоря о совещаниях нельзя не упомянуть, что большинство вендоров рынка ECM предлагают мобильные решения для доступа к корпоративной информационной системе и документам. Таким образом, мобильный пользователь может, используя свой устройство (телефон или планшет), удаленно ознакомиться с планируемыми совещаниями. А так же и на очном совещании воспользоваться возможностью оперативного доступа к электронным документам и иллюстративным материалам для совещания.

От хаоса к эффективности

Безусловно, все «узкие места» совещаний современные технологии закрыть не смогут, так как немаловажную роль в проведении совещаний имеют личностные и организационные моменты (такие как  неявка, намеренное отхождение от темы, слабая подготовка окладчиков по повестке дня и так далее).

Но, по крайней мере, возможность потери информации исключена, будет обеспечен четкий контроль исполнения резолюций и сократится время на подготовку отчетности. Как и прежде руководителю придется решать вопросы дисциплинарного характера, следить за тем, чтобы участники не отклонялись от заданной темы, подводить итоги обсуждений и фиксировать их в протоколе.

Итак, что делает совещание эффективным инструментом управления:

●    четкая регламентация;

●    автоматизация;

●    анализ совещаний и устранение недостатков;

●    постоянный мониторинг исполнения поручений;

●    встраивание совещаний в контур управления компанией.

Комплексный подход к решению любых задач бизнеса, в том числе организации и проведения совещаний, является залогом результативной работы всей компании в целом. 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (9)
Андрей Подкин 01 декабря 2013 г. 21:17  

Честно говоря, не очень понял, почему для повышения эффективности совещаний нужна именно СЭД и не понял даже, почему нужна именно одна система (то, что нужна какая-та автоматизация - это понятно и очевидно).

Сергей Бушмелев 01 декабря 2013 г. 23:04  

Интересный текст: сначала перечисляется множество типов совещаний, потом предлагается один стандартный инструмент и подход :)

Правильно в начале говорилось, что совещания бывают очень разные: и формальные с повесткой и резолюциями, и ежедневные летучки. Для последних предлагаемый стандартный подход "не подходит". Повестки на летучках часто не бывает, просто каждый говорит, чем занимался и что планирует делать. А к мозговому штурму или взрослому серьезному совещанию да, лучше хорошо подготовиться. Но и тут решить задачи можно при помощи различных инструментов. Хотя перечисленные задачи все равно решать как-то придется. И чем меньше приходится рассчитывать на инициативу и сознательность сотрудников, тем формальнее будет подход и используемые решения.

Михаил Романов 02 декабря 2013 г. 09:36  

Соглашусь с коллегами:

Во-первых, предложенный сценарий - далеко не

типовой, наиболее правильный

Я бы, откровенно говоря, в порядке совещания оставил буквально только следующие наиболее частые пункты:

 

  • Согласование времени и места совещания
  • Собственно само проведение совещания
  • Фиксация результатов

Даже первый и последний пункты могут быть не обязательным. Например, если под совещанием понимать stund up meeting, цель которого не столько выработка решений, сколько информирование коллег о текущей ситуации и дневное планирование работ, то писать по нему meeting notes - просто расточительная трата времени.

А по поводу первого пункта: у нас в течение дня проходят десяток обсужднеий на 3-4 человека, что называется on-demand (т.е. как потребовалось решить конкртеный вопрос - собрались и решили). Можно ли их считать совещаниями? По-моему, вполне.

 

Ну и исходя из описанного выше, получается, во-вторых: для проведения совещаний СЭД, как минимум, не самый очевидный кандидат на инструмент автоматизации. Конечно, если мы говорим, о предприятии, где:

  • требуется оптимизация крупных производственных совещений, для которых сложен сам процесс организации (участвует много людей, причем людей, чей график весьма насыщен - как правило это уровень руководителей подразделений и выше) и по которым обязательно требуется процедура контроля исполнения поручений.
  • СЭД на предприятии уже внедрена.

Однако в большинстве более простых ситуаций проще, дешевле и удобнее обойтись "подручными" средствами. Например, на многих средних и крупных предприятиях используется связка Exchange + Outlook, и для первой части (планирование и согласование времени совещания) они подходят великолепно.

Стоит ли сюда тянуть еще и СЭД?

Елена Питомцева 02 декабря 2013 г. 10:46  

Господа, спасибо за комментарии - они действительно углубляют рассмотрение отдельных аспектов и видов совещаний. При этом, пожалуйста проверьте, внимательно ли вы читали статью? Цитаты:

"Если в компании используется система электронного документооборота (СЭД), то имеет смысл автоматизировать управление совещаниями. Это будет особенно актуально для крупных организаций, а так же для организаций с территориально распределенной структурой. Функционал многих СЭД позволяет автоматизировать рутинную работу на всех этапах проведения служебных заседаний.
Подробнее: http://ecm-journal.ru/docs/Povyshaem-ehffektivnost-soveshhanijj.aspx#3491891d-5da5-44b3-b698-7a7193f3cae4 "

В зависимости от вида совещания, периодичности и количества человек могут быть применены различные информационные технологии и их сочетания.
Подробнее: http://ecm-journal.ru/docs/Povyshaem-ehffektivnost-soveshhanijj.aspx#3491891d-5da5-44b3-b698-7a7193f3cae4 

Михаил Романов 02 декабря 2013 г. 11:33  

Лен, ты хочешь чтобы мы прокоментировали эту фразу? Ну... она не фонтан, конечно, но все не так уж и плохо. Хотя, я согласен, предложение:

Если в компании используется система электронного документооборота (СЭД), то имеет смысл автоматизировать управление совещаниями

- это, видимо, более конкртеное воплощение крылатого "если у вас в руках молоток, то все окружающее кажется гвоздями".

 

 

Андрей Подкин 02 декабря 2013 г. 15:55  
Если в компании используется система электронного документооборота (СЭД), то имеет смысл автоматизировать управление совещаниями. Это будет особенно актуально для крупных организаций, а так же для организаций с территориально распределенной структурой. Функционал многих СЭД позволяет автоматизировать рутинную работу на всех этапах проведения служебных заседаний.

Лена, не надо лукавить. Даже у вендоров СЭД зачастую используется связка Exchange/Outlook для согласования времени совещания. Это уже говорит о многом.

 

Михаил Романов 02 декабря 2013 г. 16:51  
И этот вариант тоже описан в статье. :)

Ну вот даже авторы сомневаются в необходимости СЭД для такой простой и понятной задачи, как совещания.

 

О чем тогда статья? О том как всё можно усложнить на ровном месте безо всякой на то причины?

 

 

Сергей Бушмелев 02 декабря 2013 г. 23:16  
Это будет особенно актуально для крупных организаций, а так же для организаций с территориально распределенной структурой.

Мне думается, что для территориально-распределенных структур не менее, если не более актуальным будет наличие систем телеконференц-связи. Начиная от условно-бесплатного скайпа и вполне платного Lync'а, до аппаратно-программных комплексов шифрования и сжатия данных, а также создания иллюзии полного присутствия.

 

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев