Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Государство и электронный документооборот

Проблемы межведомственного электронного документооборота и организация электронных архивов

  0 комментариев Добавить в закладки

С.Л. Кузнецов, канд. ист. наук, консультант Федерального архивного агентства

Что происходит сегодня в государственных структурах при внедрении информационных технологий? Создание дублирующих традиционное делопроизводство электронных систем, что значительно увеличивает нагрузку на сотрудников и требует увеличения штатной численности. Основная проблема заключается в фрагментарности автоматизации и отсутствии единых общегосударственных решений. Как решить эти проблемы? Автор статьи пишет об уже принятых и планируемых к принятию в 2011 г. важнейших нормативных актах, регламентирующих электронный документооборот на государственном уровне.

Проблемы внедрения современных информационных технологий в деятельность государственного аппарата

Еще принятая в январе 2002 г. Федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002–2010 годы) предусматривала «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления». Однако анализ выполнения программы, проведенный в 2008 г., показал, что результатом внедрения автоматизированных технологий стало создание дублирующих традиционное делопроизводство систем, что не только не привело к повышению эффективности работы государственного аппарата, но, наоборот, значительно увеличило нагрузку на сотрудников, потребовало увеличения штатной численности. Основная проблема заключалась в фрагментарности автоматизации, отсутствии единых общегосударственных решений.

Практически повсеместно проекты документов готовятся на компьютере, но зачастую вся автоматизация этим и ограничивается. В лучшем случае, и то далеко не везде, внедрение систем электронного делопроизводства (СЭД) позволило авдокументов, но в конечном результате документ все равно выводился на бумагу, так как обмен документами между организациями, работа с документами по личному составу, долговременное и постоянное хранение документов – все это осуществлялось только по традиционным бумажным технологиям.

Кроме того, не надо забывать, что автоматизация делопроизводства не является самоцелью.

В 2008–2009 гг., когда проблемы внедрения современных информационных технологий в деятельность государственного аппарата привлекли внимание руководства нашей страны, стало ясно, что нужны глобальные решения в государственном масштабе.

Поэтому в 2009–2010 гг. появляется целый ряд важных документов: постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, утвердившее Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, отдельный раздел которых посвящен особенностям работы с электронными документами. Следом за ним, 22 сентября, появляется другое постановление № 754, утвердившее Положение о системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), а уже 5 октября в дополнение издается распоряжение Правительства РФ № 1403-р, утвердившее Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

Обратите внимание!
Цель внедрения современных автоматизированных технологий – это повышение качества информационно- документационного обеспечения деятельности управленческого аппарата и в конечном счете – повышение эффективности и прозрачности работы управленческого аппарата в целом.

Организация и возможности совершенствования МЭДО

Вышеуказанными документами задача организации межведомственного электронного документооборота была поставлена перед Федеральной службой охраны (далее – ФСО) как авторитетной организацией, обеспечивающей все виды правительственной связи (спецсвязь), включая интернет-доступ. В частности, ставилась задача организовать систему защищенного документооборота между федеральными органами исполнительной власти.

К сожалению, в данном случае на первый план была выдвинута коммуникационная составляющая, в то время как поставленная задача требовала совместных усилий специалистов в области делопроизводства, документоведов и архивистов.

Однако в нашей стране сегодня отсутствует орган, который отвечал бы за единообразие постановки делопроизводства, в т. ч. электронного, в федеральных органах исполнительной власти, государственных организациях и органах местного самоуправления. Поэтому во всех ведомствах, которые нужно было объединить в единую систему межведомственного электронного документооборота (МЭДО), оказались самые разнообразные, не совместимые между собой системы делопроизводства, иногда даже не тиражируемые типовые варианты, а индивидуально разработанные для данного ведомства. Как результат – необходимость разработки в каждом ведомстве программного модуля – коннектора (адаптера), который бы обеспечил обмен документами между МЭДО и ведомственными системами электронного делопроизводства.

В течение 2010 г. эта работа активно велась, и в соответствии с установленным графиком с августа 2010 г. первые ведомства начали принимать и отправлять документы в Аппарат Президента РФ, Аппарат Правительства РФ через эту систему.

Однако сам принцип организации системы силами ФСО с использованием специально организованных каналов связи, защищенных терминалов, устанавливаемых в специально выделенных помещениях, ставит ограничения на распространение этой системы.

Такая система больше подходит для передачи конфиденциальной, секретной информации, чем для организации электронного документооборота в государственном масштабе, ввиду высокой стоимости и трудоемкости организации новых точек доступа к системе. Задачи организации электронного документооборота в общегосударственном масштабе эта система не решает. Поэтому встает вопрос об организации как бы внешнего контура системы, более открытой универсальной системы электронного документооборота, которая бы позволила обмениваться электронными документами любым организациям всех форм собственности, как между собой, так и с федеральными органами исполнительной власти в центре, исполнительными органами в субъектах федерации и муниципальными органами, любыми государственными и негосударственными организациями, а также гражданами.

Именно поэтому так важен сейчас недавно принятый ГОСТ Р «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»* как основы взаимодействия СЭД. Разработка единых принципов взаимодействия позволяет реализовать принцип однократной регистрации документа и существенно ускорить работу с ним.
* ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.10.2010 № 327-СТ.

Организации МЭДО также должно способствовать ожидаемое в начале 2011 г. принятие нормативно-правового акта, который определит требования к ведомственным СЭД федеральных органов исполнительной власти, заменив либо дополнив Требования, утвержденные в октябре 2009 г. В соответствии с новыми Требованиями организации должны будут доработать ведомственные СЭД так, чтобы они соответствовали этим Требованиям.

На переход к работе с электронными документами нацелен и принятый 27.07.2010 Федеральный закон № 227‑ФЗ, внесший изменения в целый ряд законодательных актов в целях правового обеспечения организации работы с электронными документами.

Единая система межведомственного электронного взаимодействия

Так как сегодня информационно-документационное обеспечение управления обеспечивается в том числе и разнообразными информационными системами, базами и банками данных, то встал вопрос об их более эффективном использовании. До последнего времени каждая информационная система использовалась исключительно внутри ведомства, а другие ведомства для получения нужной информации направляли письма-запросы, что требовало ручной обработки, причем занимала много времени не только обработка запроса, но и пересылка по почте. Поэтому и появилось постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия». Это постановление направлено на организацию обмена информацией не только между ведомственными СЭД, но и всеми другими автоматизированными системами. Другими словами, если вы обращаетесь в государственную организацию, то от вас не будут требовать предоставления каких-либо дополнительных справок.

Например, значительная часть выдаваемых архивами справок – это ответы на запросы социально-правового характера, которые выдаются для предоставления в социальные органы для получения гражданами пенсий, каких-либо льгот и т. п. А после реализации данного постановления органы социальной защиты уже сами на основании обращения гражданина будут в электронной форме запрашивать и оперативно получать из архивов необходимые справки.

Важно знать!
Выполнение постановления от 08.09.2010 № 697 должно обеспечить реализацию принципа: государственные организации не вправе запрашивать у граждан или коммерческих организаций информацию, которая имеется у другой государственной организации.

Планы по принятию нормативных документов на 2011 год

Реализация подобных задач требует очень большой работы в наступившем году.

Во-первых, планируется подготовка новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

В новых Правилах гораздо подробнее будет прописан порядок работы с электронными документами, да и сами Правила в целом уже будут ориентированы на работу, в первую очередь, именно с электронными документами.

На заметку!
Традиционно в нашей стране большинство коммерческих структур ориентируется в постановке делопроизводства на правила, установленные для государственных структур. А это значит, что инструкции по делопроизводству будет переделывать, ориентируя их на работу с электронными документами, можно сказать, вся страна.

Принятие новых Правил запланировано уже на весну 2011 г. и в течение шести месяцев с момента их принятия все федеральные органы исполнительной власти должны будут переработать свои инструкции по делопроизводству, приведя их в соответствие с новыми Правилами. Кроме того, не стоит забывать, что в соответствии со ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» все государственные органы и органы местного самоуправления ведут делопроизводство в соответствии с правилами, установленными для федеральных органов исполнительной власти.

Во-вторых, подготовлен и находится на этапе согласования проект Распоряжения Правительства РФ, которым должен быть утвержден Перечень документов (сведений), предоставление и получение которых при оказании государственных услуг и исполнении государственных функций осуществляется в электронном виде. С его учетом будут разработаны ведомственные Перечни документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Принятие таких Перечней должно существенно ускорить переход к электронному документообороту, так как если часть документов будет существовать только как электронные, то и другие документы, даже не включенные в Перечни, проще будет переводить в электронный вид, используя уже наработанные схемы и технологии. Таким образом, доля документов в электронном виде в 2011 г. будет быстро возрастать.

Новые требования к архивистам

Переход к электронным документам ставит новые задачи и перед архивистами. Необходимо обеспечить прием и хранение электронных документов. При этом может быть кардинально пересмотрен вопрос о сроках ведомственного хранения.

Традиционные технологии предусматривают, что дела хранятся в организации в течение пятнадцати лет, и только потом, когда надобность в документах для оперативной работы отпадет, передаются на государственное хранение. Электронные документы и образы документов могут дублироваться без какого-либо ущерба и искажения с минимальными затратами. Поэтому электронные документы могут передаваться на государственное хранение значительно раньше, оставаясь в то же время доступными для оперативного использования. Это предотвратит утери и повысит сохранность документов.

Однако встает вопрос, как организовать передачу электронных документов и образов документов в государственные архивы. Для системы государственного учета документов Архивного фонда РФ в государственных и муниципальных архивах нашей страны используется программный комплекс «Архивный фонд». В него заносятся сведения обо всех фондах, описях и делах (единицах учета), находящихся на хранении в данном архиве. Сейчас ведется работа по наполнению этой программы, и в результате в центральной базе данных «Центральный фондовый каталог» будет храниться информация обо всех 248 миллионах дел открытого хранения Архивного фонда РФ. В то же время в архивах начата работа по сканированию самих документов, и в программный комплекс может заноситься информация вплоть до отдельного документа. Именно этот программный комплекс должен лечь в основу общегосударственной системы хранения электронных документов. Поэтому сегодня важно, чтобы все ведомственные системы электронного делопроизводства и архива могли выгрузить информацию о документах и сами документы в формате, доступном для передачи на государственное хранение и загрузки в единую систему государственного учета документов Архивного фонда РФ.

Есть решение!
Новые технологии требуют принципиально новых подходов, и попытки механически перенести правила работы с традиционными бумажными документами на электронные постоянно заводят нас в тупик.

Все задачи надо решать комплексно. Организация электронного документооборота без решения вопросов дальнейшего хранения электронных документов может привести к появлению «белых пятен» на карте истории, если мы перейдем к электронным документам, но не обеспечим их сохранность.

Решение этих проблем должно стать результатом большой совместной работы документоведов и архивистов.

Подводя итог, можно сказать, что 2011 год станет годом кардинальных изменений в технологиях работы с документами и годом перехода к электронным документам.

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев