Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Взаимодействие и групповая работа

Для чего нужны классификации совещаний

  3 комментариев Добавить в закладки

Проблема классификации совещаний нашла отклик в комментариях к материалу Немного о совещаниях. Поэтому предлагаю разобраться, для чего нужна классификация совещаний.

Для начала рассмотрим классификации более подробно.

По периодичности проведения совещания могут быть одиночными, регулярными и серийными.

Каждое одиночное совещание имеет свои уникальные параметры (тема, повестка, место, время), согласуется и всегда проходит все этапы жизненного цикла.

Регулярные совещания связаны одной темой. Периодичность проведения и состав участников согласуются один раз и остаются неизменным. В качестве примера можно привести совещания по статусу проекта.

Серийные совещания тоже имеют одну тему и одну цель. А вот время проведения каждого совещания серии определяется и согласуется отдельно.

По основной задаче одиночные совещания – это информационные совещания. Они служат для доведения информации «сверху вниз». Регулярные – являются оперативными и нацелены на получение информации «снизу вверх». Серийные совещания – проблемные совещания – служат для коллективной выработки решений по какой-либо проблеме.

По степени формализма все совещания носят формальный характер, т.е. имеют свои правила и процедуры проведения, которые помогают достичь поставленной цели. И лишь одиночные совещания могут проходить в неформальной обстановке и носить характер случайной встречи.

Вышеперечисленные классификации помогают определить регламент и процедуры проведения совещаний.

Есть и другие классификации, некоторые из них приведенные ниже. Они влияют на подготовку проведения совещания: на выбор инструмента проведения и необходимого оборудования.

Место проведения. Для местного совещания, проводимого в офисе компании, достаточно забронировать помещение, оснащенное необходимым оборудованием. А для выездного надо заранее позаботится о том, чтобы оборудование в назначенный час оказалось в назначенном месте.

По способу проведения совещания могут быть очными (off-line), как большинство местных совещаний, или on-line. Для проведения оn-line-совещаний надо определить формат – будет это аудио- или видеоконференция, – организовать площадку и выбрать инструмент проведения, который позволит предоставить удаленным участникам доступ к материалам. А кроме, определить уровень доступа. Для открытого совещания заранее разослать участникам реквизиты для подключения, а для закрытого – еще и сообщить пароли.

 

Так, выбор того или иного вида совещания по представленным классификациям влияет на способ проведения самого совещания и параметры, определяемые на этапе подготовки.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Сергей Бушмелев 27 ноября 2014 г. 23:00  
По основной задаче одиночные совещания – это информационные совещания. Они служат для доведения информации «сверху вниз». Регулярные – являются оперативными и нацелены на получение информации «снизу вверх». Серийные совещания – проблемные совещания – служат для коллективной выработки решений по какой-либо проблеме.

Не согласен с такой трактовкой. Одиночные совещания могут быть не только информационным, но и оперативными, и даже проблемными. Регулярные - не только оперативными, но и информационными и  проблемными. А серийные - не только проблемным, но и информационными и оперативными.  Например, на ежедневных стендап-митингах мы все (а не только руководство) получаем общее представление о решаемых сотрудниками нашего подразделения задачах. На регулярной основе проходят и сессии планирования, на которых задачи уже ставят нам. Я думаю, одиночность-регулярность-серийность  и операции-информация-проблемы - это просто два ортогональных измерения.

 

По самой классификации: мне бы, наверное, было бы неудобно хранить в голове все эти измерения. Сейчас мне проще обозначить примерный круг вопросов, которые нужно решить, в повестке. Скорее даже в некоторой "установке", которая проговаривается перед совещанием, чтобы участники знали, чего от них ждут. Хотя для организаторов совещаний набор неких паттернов совещаний с примерными чек-листами того, что нужно подготовить для таких совещаний, был бы полезен.

 

 

Наталья Храмцовская 28 ноября 2014 г. 11:47  

Убедительного ответа на вынесенный в заголовок вопрос я так и не увидела. В последнем абзаце IMHO телега поставлена впереди лошади – способ проведения совещания в первую очередь определяется деловыми потребностями (а иногда – нормативными требованиями), а не тем, как его решил классифицировать кто-то из управления делами или ДОУ :)

Елена Питомцева 28 ноября 2014 г. 12:14  

Я бы прокомментировала заоловок так - классифировать нужно чтобы челоек понял сценарий для правильного (или принятого) способа организации совещания.

мне бы, наверное, было бы неудобно хранить в голове все эти измерения.

Вот это самый сложный вопрос. Чаще интуитивно - летучка это без протокола или глобальное совещание со всеми делами. Новички спрашивают как лучше организовать. Но допускаю, что в каких-то организациях "интуитивно" не подойдет.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев