Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Электронная подпись на мобильных устройствах - не только для директора?

  18 комментариев Добавить в закладки



Мобильная электронная подпись – не такая уж и редкая тема в обсуждениях в различных кругах. Все согласны, что область применения у нее определенно есть, можно придумать множество сценариев, когда заказчик подписывает проект подрядчика прямо на объекте, работодатель принимает работу от фрилансера, директор в дороге подписывает договор, что-то еще из этого же списка… В части таких процессов нет жесткой законодательной регламентации и достаточно неквалифицированных подписей.

Применительно к корпоративному документообороту, в котором, как правило, применяются квалифицированные сертификаты ЭП, чаще всего заходит речь о том, что подписями будут пользоваться в основном директоры организаций. Для них сценарий может быть вполне удобным: зачастую они не смотрят весь документ, но обращают внимание на несколько вещей - срок, подрядчик, сумма, а так же кто согласовал («финик», главный инженер и другие). Правда, есть нюанс: у данного процесса очень узкий круг участников – только топ-менеджеры, да и не каждый из них желает прямо всегда ставить подпись собственноручно в любом месте.

Но почему мы говорим только про директоров? Например, применительно к электронному документообороту первичными документами, где тоже используются квалифицированные ЭП, подписывать документы с мобильных устройств могут, например, экспедиторы или товароведы. У них в руках планшеты (или любые другие устройства, как на картинке выше) с товарными накладными, они руководят приемкой, сразу же на месте акцептуют операции подписью. Это, конечно, пока больше фантазии, но уже сейчас можно понять, что пользователей квалифицированной ЭП на мобильном устройстве разом становится куда больше, чем предполагалось.

Массовая потребность в таком решении – есть. Особенно на предприятиях, связанных с перевозками, содержанием большого числа складов, торговых филиалов, то есть тех, где работает множество (до нескольких сотен) материально-ответственных лиц. Все это подогревается тем, что мобильный интернет растет, устройства растут в продажах, дешевеют, становятся удобнее и понятнее.

Другой вопрос, что толковых мобильных решений для подписания электронных документов я пока не встречал, возможно, встречали вы. Я уже слышал о конкретных решениях, в их числе, например, и СКЗИ КриптоПро CSP для iOS и хранение сертификата ЭП в облаке, но пока до широкого распространения довольно далеко.
К чему все это? А какие вы знаете сценарии использования мобильной электронной подписи в документообороте и какие решения вы видели?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (18)
Андрей Подкин 29 августа 2013 г. 12:09  
Массовая потребность в таком решении – есть.

Да ладно?!

Почитайте... скажем, последнюю сотню комментариев Михаила Романова на этом ресурсе.

Если лень, могу пересказать на пальцах. Потребность, может, и есть, но проистекает она от непонимания работы электронных средств. На бумаге у человека нет больше никаких средств фиксации своего согласия, кроме собственноручной подписи. А в ЭДО таких средств - вагон и маленькая тележка. И электронная подпись - далеко не самая удобная из них. 

 

Павел Овчинников 29 августа 2013 г. 12:46  

>>>И электронная подпись - далеко не самая удобная из них. 

Речь не об удобстве, а том, что обращение некоторых электронных документов (первички особенно) строго регламентировано законом: чем подписывать, как должен быть организован обмен, какой формат. Условия такие.
ЧПодробнее:http://ecm-journal.ru/post/Ehlektronnaja-podpis-na-mobilnykh-ustrojjstvakh---ne-tolko-dlja-direktora.aspx?from=subsrss&utm_source=feedburner&utm_medium=twitter&utm_campaign=Feed%3A+ECM-Journal+%28%D0%92%D0%B0%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D0%B5+%D0%BE%D0%B1+%D1%8D%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%BC+%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82%D0%B5.+Blogs+and+articles+on+ECM-Journal.ru%29 

 

Иван Агапов 29 августа 2013 г. 12:57  
Массовая потребность в таком решении – есть. Да ладно?! Почитайте... скажем, последнюю сотню комментариев Михаила Романова на этом ресурсе. Если лень, могу пересказать на пальцах

Полностью согласен, что есть масса других средств фиксации согласия человека с электронными документами и т.п. И эти средства будут куда более удобными в работе и есть примеры использования таких средств (в тех же банк-клиентах).

НО что делать с ситуациями, когда по закону требуется (либо неявно следует) использование ЭП? Например, для электронной первички в случае обмена между контрагентами. Другие средства не подойдут, а с ЭП на мобильном устройстве пока что есть свои сложности. Рассуждения про несовершенство законодательства не принимаются ;)

На мой взгляд, красивый вариант обхода части проблем ЭП на мобильном устройстве - это например ЭП в "облаке", когда физически сертификат ЭП находится на сервере в облаке, а доступ к нему производится с помощью всё тех же упрощённых средств согласия (например, по пин-коду); пользователь ввёл пин с мобильного устройства, а физически документ подписался на сервере. Конечно, и у этого варианта есть свои минусы.

Михаил Романов 29 августа 2013 г. 14:11  

Коллеги, а как вы себе это представляете?

Вот типичный пример: шофер, развозящий хлеб (молоко, сладости, ...) или иные продукты по розничным точкам. На каждую точку у него есть накладная, в которой приемщик (продавец, товаровед, ...) должен поставить свою подпись. Причем, второй экземпляр должен остаться у принимающей стороны.

А еще не забываем важный момент - приемщик должен иметь возможность внести изменения в накладную (например, в дороге пять буханок были помяты и потеряли товарный вид - такие никто брать не будет), а шофер, должен удостовериться, что изменения были сделаны верно (и что хитрый товаровед не написал, что принял только 2 полеты вместо трех).

Вопрос, как это организовать? Варианты, которые видятся с ходу:

  • Шофер будет возить с собой ноутбук, на котором продавцы в киосках будут оперативно вносить изменения в накладные, а заетм доставать из карманов фартуков свои смарт-брелки, втыкать в ноутбук и подписывать накладную. А копию сбрасывать на флэшку...
  • Продавцы в киосках будут заранее получать экземпляры накладной и править/подписывать со своего устройства, а подписанные отправлять в шоферу по электронной почте (он, напоминаю, несет ответственность и должен подтвердить факт доставки груза). А уж шофер будет со своего планшета с 4G получать почту, проверять и акцептовать (или трбовать все переделать - как уж карта ляжет) накладную.
  • Ну и другие, не менее интересные для обсуждения за чашкой чая варианты

Вот честно, проблемы "ЭП на мобильном устройстве" на фоне вороха других организационных вопросов выглядят просто детской шалостью, вы явно начинаете рассмотрение проблемы не с того конца.

Андрей Подкин 29 августа 2013 г. 15:56  

Павел, Иван, вы все время рассуждаете о каких-то мифических ситуациях и организациях. Я понимаю, что вам надо продавать свое решение, но положа руку на сердце, скажите, сколько процентов сотрудников вашей организации обязаны использовать ЭП? А сколько из них усиленную/квалифицированную или еще какую непростую ЭП?

Елена Питомцева 29 августа 2013 г. 17:30  

По оценке МТС сегодня в России 20 000 граждан — владельцев электронной подписи и около 2 млн юридических лиц. http://www.vedomosti.ru/tech/news/15330111/mts-zaverit-lichnost#ixzz2cQEAcXBK Google Glass тоже пока мало распространены, но это не мешает о них говорить как о технологии будушего.  

Андрей Подкин 29 августа 2013 г. 17:57  
Google Glass тоже пока мало распространены, но это не мешает о них говорить как о технологии будушего.  

Лена, причем здесь Google Glass?

И да, Google Glass тоже не взлетит.

 

 

Иван Агапов 30 августа 2013 г. 13:04  
Павел, Иван, вы все время рассуждаете о каких-то мифических ситуациях и организациях.

Если вы о них не знаете - это не значит, что они мифические.

Перейдём к примеру: рассмотрим ситуацию приёма товара по электронной накладной. Расписывать особенности примера не буду, т.к. их выше уже расписал Михаил Романов, остановлюсь на некоторых особенностях:

1. Организация решила перейти на обмен электронными документами со своими контрагентами, т.к. ей это выгодно. Почему выгодно - это вопрос отдельный и это не выдумки, это реальные предприятия нашей страны.

2. Электронная накладная должна быть подписана квалифицированной ЭП и это тоже факт, т.к. иначе её потом налоговая не примет.

3. Есть потребность ставить подпись материально-ответственного лица под накладной, решать вопросы расхождений данных в документе и фактически полученного товара либо каких-то других изменений. А изменять уже подписанный ЭП нельзя, т.к. подпись иначе будет не действительной.

Итак, как организация может решить такую ситуацию? Часть примеров указал Михаил, добавлю.

Часть организаций получает товар через различные службы доставки и приёмка товара осуществляется не прямо "с колёс", а отложено во времени, соответственно есть некий оператор (кладовщик), который принимает товар и по факту его принятия подписывает документы, в случае расхождений составляет Акт о расхождении и направляет его поставщику на подписание, в подтверждение акта могут использоваться фотографии товара и т.п. Поставщик получает акт и его подписывает или делает свою версию акта и так далее. В этом случае вопрос с электронной накладной и электронным актом расхождений решается достаточно просто и здесь не требуется использование мобильных устройств. И да, такие компании действительно существуют :)

Другая часть принимает товар "с колёс" (смотрим примеры Михаила Романова) и здесь остро встаёт вопрос как быть в электронном виде, тем более что на бумаге всё так привычно и легко. Можно ли сделать также привычно и легко и в электронном виде? Я таких примеров пока не видел, но думаю, что задача решаема например с помощью мобильных устройств. И не надо говорить о невежественности кладовщиков, водителей и прочих сотрудников, которые не смогут с этим работать, есть примеры из других областей - такси (всё необходимое в смартфоне), торговые представители (КПК или те же смартфоны для оформления заказа сразу у стойки продуктов). Если сделать качественный, удобный и понятный продукт и они успешно смогут работать. И кстати, цена вопроса оснащения сотрудников мобильными устройствами постоянно снижается.

Вы спросите а зачем все эти "заморочки" компании, если и так всё работает в бумаге? - Компании это выгодно, т.к. бумага постоянно теряется, т.к. она долго едет, т.к. отсутствие оригиналов документов влияет дебиторскую и кредиторскую задолженность и на исчисляемый и уплачиваемый налог, т.к. её потом надо хранить в больших складах и периодически копировать налоговым органам и т.п.

 
сколько процентов сотрудников вашей организации обязаны использовать ЭП? А сколько из них усиленную/квалифицированную или еще какую непростую ЭП?

Единицы. Только я не пониманию - при чём здесь данный вопрос? Большинство из нас не подписывает межкорпоративные документы. Ситуация другая. Если клонить в сторону, что всем кладовщикам и водителям придётся раздать по ЭП, то да, вторая категория ситуаций этого может потребовать, но это не значит, что вопрос не решаем - это вопрос стоимости и удобства или вопрос передачи права использования сертификатов ЭП и использования "облачной" ЭП - вопросы действительно есть и как решить это уже наша с вами задача.

 

 

Михаил Романов 30 августа 2013 г. 14:05  
Если вы о них не знаете - это не значит, что они мифические.

А вы знаете?

Вы же сами рассматриваете 2 ситуации. И про первую пишите:

В этом случае вопрос с электронной накладной и электронным актом расхождений решается достаточно просто и здесь не требуется использование мобильных устройств.

 А про вторую:

Можно ли сделать также привычно и легко и в электронном виде? Я таких примеров пока не видел

Так что замечание Андрея остается в силе, и я его полностью поддерживаю - прежде чем решать малозначительные проблемы (к ним я какраз отношу подписание) давайте сделаем использование электронного документа хотябы таким же удобным, как бумажного.

Ну и по поводу вопроса Андрея об использовании ЭП в компаниях...

Это реально очень болезненный вопрос, порождающий кучу проблем и головной боли. Просто навскидку, что приходится делать:

  • разрабатывать регламенты
  • обучать персонал (расписываться учит ещё школа, а вот соблюдать правила работы с СКЗИ не умеют порой даже выпускники профильных специальностей - сам неоднократно сталкивался, увы :( )
  • организовывать процесса обновления сертификатов при истечении их сроков действия и отзыва при утере (а добавляем сюда требования по работе с СКЗИ, принятые в России и оказывается, что использовать, например, распространение сертификатов через AD уже нельзя, да-с)
  • закупать и тестировании на совместимость с прикладным ПО всевозможные e-tokens (особенно печально выглядела ситуация, когда у одного заказчика имелось 2 программы, каждая из которых работала с собственным проприетарным API конкретного поставщика токенов - кажется, от одной они вынуждены были отказаться)
  • ...

Эти проблемы еще худо-бедно решаются когда речь идет об обеспечении ЭЦП для сотрудников в небольших локациях, но мы то говорим о людях работающих вне офиса.

Я реально ни разу не слышал о ситуации, когда средствами подписания, пригодными для межкорпоративного ДО оснащалась сколько-нибудь значительная часть персонала. Наоборот, все специалисты-практики, с кем мне довелось общаться говорили, что в этом нет никакого смысла.

Если вы сталкивались с обратными примерами, то расскажите о них, а если нет, то давайте често признаемся что речь идет все же о мифической гипотетической ситуации

Елена Питомцева 30 августа 2013 г. 14:34  
К чему все это? А какие вы знаете сценарии использования мобильной электронной подписи в документообороте и какие решения вы видели?

Суть поста была спросить читателей. И, Миша, ты ответил на вопрос, в известном тебе объеме!

Я реально ни разу не слышал о ситуации, когда средствами подписания, пригодными для межкорпоративного ДО оснащалась сколько-нибудь значительная часть персонала. Наоборот, все специалисты-практики, с кем мне довелось общаться говорили, что в этом нет никакого смысла.

 Респект, что откликнулся на вопрос автора. Отрицательный ответ - это тоже ответ.

Андрей Подкин 30 августа 2013 г. 17:33  
Я реально ни разу не слышал о ситуации, когда средствами подписания, пригодными для межкорпоративного ДО оснащалась сколько-нибудь значительная часть персонала. Наоборот, все специалисты-практики, с кем мне довелось общаться говорили, что в этом нет никакого смысла.

Вот именно! Одно дело решать проблемы 0,5% пользователей. И совсем другое - заявлять, что это надо нескольким десяткам процентов.

 

Елена Питомцева 11 сентября 2013 г. 11:26  

Попалась новось в тему - Банк "Тинькофф" говорит о внедрении реального корпоративного мобильного решения. Возможно в этой сфере есть и сценарии для мобильной электронной подписи для менеджеров.

Андрей Подкин 11 сентября 2013 г. 13:57  
Попалась новось в тему - Банк "Тинькофф" говорит о внедрении реального корпоративного мобильного решения.

Так это совсем не про электронную подпись. Это банальный кроссплатформенный аналог Samsung Knox.

 

 

Елена Питомцева 12 сентября 2013 г. 09:05  

Да, тут не описаны такие сценарии, но, возможно, как развитие работы с данными -> документами понадобится и подписание и утверждение.

Елена Питомцева 12 сентября 2013 г. 13:19  

Продолжение темы еще из банковской сферы, но все-таки больше для топ-менеджеров: "возможность использования привычного мобильного "бизнес-гаджета" для совершения активных операций в системе дистанционного банковского обслуживания (ДБО)" http://www.aladdin-rd.ru/company/pressroom/articles/37611/

Елена Питомцева 14 мая 2014 г. 12:08  

Интересные планы РЖД по применению мобильных устройств http://www.rzd-partner.ru/interviews/comments/ielektronnyi-dokumentooborot---prochnaia-osnova-logistiki/

Новые сценарии и пользователи "приемосдатчики и осмотрщики грузовых вагонов".

+ Любопытные факты о технологическом  документообороте и масштабах проекта.

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев