Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Управление контентом

Как оптимизировать работу с документами и корпоративной мультимедиа информацией

  10 комментариев Добавить в закладки

Первым шагом на пути к идеальной модели управления контентом организации является внедрение ECM-системы. На этом этапе важно всё сделать правильно, от этого напрямую зависит конечный эффект. Необходимо проработать схемы хранения и движения контента, в том числе учесть точки соприкосновения с другими системами, например, учетными.

ECM-системы обладают базовым функционалом, существенно упрощающим работу с документами, к таким функциональным возможностям относятся:

●    Единая точка регистрации и доступа. Позволяет однозначно идентифицировать документ, избежать дублирования.

●    Разграничение прав доступа. Гарантирует конфиденциальность.

●    Управление версионностью и жизненным циклом. Облегчает совместную работу.

●    Поиск и навигация. Атрибутивный и полнотекстовый поиск, классификаторы на основе папок.

 

Если ECM-система уже внедрена, то её эффективность можно увеличить за счет:

Разграничения документов на архивные и оперативные. Для хранения архивных документов следует использовать отдельные хранилища и узлы, это позволит снизить нагрузку основной базы и повысит масштабируемость системы. Настраиваемые политики позволят автоматизировать процесс переноса документов между хранилищами.

Усиление интеграции с другими системами ИТ-ландшафта организации. В контексте интеграции с учетными системами можно рассматривать сценарий финансового архива, когда часть документов, предназначенных для архивного хранения, отправляются в ECM-систему. За счет этого достигается: разгрузка баз и, как следствие, повышается производительность учетных систем, консолидация архивных документов из множества систем в едином хранилище для упрощения поиска и аудита.

Переноса видео, аудио, графики и прочей мультимедиаинформации из баз данных в файловые хранилища. Это повысит скорость доступа к информации, разгрузит базу данных и упростит её администрирование. Стоит отметить, что работа с мультимедиафайлами решается за счет DAM-систем (Digital Asset Management), частично они могут решаться и в рамках ECM. Под работой с мультимедиа подразумевается: асинхронная загрузка больших файлов, потоковый просмотр видео и аудио, комментирование материалов с привязкой к таймлайну/координатам и т.д.

Дедупликации данных за счет применения CAS-хранилищ (Content-addressable storage). Хранилища такого типа могут подключаться к ECM-системе в качестве внешнего файлового репозитория. Однако у этого подхода есть свои особенности, наибольший эффект будет получен при хранения объектов большого размера (свыше 50-100МБ), например, мультимедиафайлов. Для обычных текстовых документов выигрыш от дедупликации будет минимален.

 

Оптимизировать работу с корпоративной информацией можно вне зависимости от того, внедрена в организации ECM-система или нет. В одном случае она сама выступит в качестве способа оптимизации, а в другом – служит базой для использования еще других методов.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", №1, 2016.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (10)
Наталия Крымская 16 февраля 2016 г. 10:16  
Первым шагом на пути к идеальной модели управления контентом организации является внедрение ECM-системы.

Не соглашусь с утверждением, точнее не совсем соглашусь. Если по-крупному рассматривать цель использования системы электронного документооборота, то это автоматизация/оптимизация работы с документами (информацией, контентом и т.п.).

Но перед тем, как приступить к автоматизации документооборота, нужно убедиться в том, что бизнес процессы в организации выстроены, иначе мы столкнемся с ситуацией, когда мы будем пытаться автоматизировать хаос. Поэтому первым шагом, на мой взгляд, корректнее считать оптимизацию бизнес процессов или даже их полный реинжиниринг.

Когда на предприятии нет четкого регламента согласования тех или иных документов, когда рассмотрение корреспонденции и вынесение резолюций не укладывается в четко обозначенную схему и каждый раз решается по-разному, и тому подобные примеры не выстроенных процессов, то в результате внедрения достичь реальных результатов очень сложно. Да, у нас будет система ЭД, но мы просто перенесем хаос с бумаги в электронный вид. Если в рамках внедрения ECM удастся выстроить управление бизнес-процессами, то это значительный плюс, но в целом, мне кажется это больше задача BPM-систем.

Наталия Крымская 16 февраля 2016 г. 10:19  
За счет этого достигается: разгрузка баз и, как следствие, повышается производительность учетных систем, консолидация архивных документов из множества систем в едином хранилище для упрощения поиска и аудита

Хочется добавить, что цель интеграции не только повысить производительность и разгрузить базу данных, сколько избежать многократного ввода одной и той же информации в разных системах. Информация должна заноситься там, где она появилась, в остальные системы она должна попадать в том или ином виде в рамках того или иного бизнес-процесса, только так мы сможем обеспечить корректность данных во всех системах.

Ирина Ермолова 16 февраля 2016 г. 10:27  
Оптимизировать работу с корпоративной информацией можно вне зависимости от того, внедрена в организации ECM-система или нет. В одном случае она сама выступит в качестве способа оптимизации, а в другом – служит базой для использования еще других методов.

Очень часто, до прихода ECM-системы в организацию, работа с корпоративным контентом не выстроена или слабо регламентирована. Внедрение ECM-системы, как раз помогает определить единые правила работы с информацией в организации, навести порядок в документационном хаосе, минимизировать риск потерь документов, повысить исполнительскую дисциплину.

Михаил Романов 17 февраля 2016 г. 09:30  
Внедрение ECM-системы, как раз помогает определить единые правила работы с информацией в организации, навести порядок в документационном хаосе, минимизировать риск потерь документов, повысить исполнительскую дисциплину.

Ой, ну вот только не надо повторять эти мантры продавцов систем ДО...

Наталья абсолютно права - нет никакой разницы, в какой момент вводить регламенты для работы с документами: до внедерения ECM, после или вместе. Да, у ECM, в большинстве случаев, есть ряд полезных инструментов для управления регламентами, для контроля за их исполнением, и т.д.

Для упорядочения работы с документми достаточно почты и сетевой папки. Главное, чтобы было желание и воля руководства.

А уж какой бардак бывает временами во вполне себе серьезных ECM - даже говорить не стоит...

Ирина Ермолова 17 февраля 2016 г. 11:05  
Ой, ну вот только не надо повторять эти мантры продавцов систем ДО...

 И в мыслях не было. Говорю из собственного опыта участия в проектах внедрения и общения с Закзчиком. Очень часто, эффект, который определяет сам Заказчик (а не продавец) достигается за счет упорядочивания работы в целом, выработки внутренних регламентов.

Почта и сетевая папка вам, как организации, может и поможет если ваша численность до 100 человек, в организациях от 1000 человек я думаю даже вы не рискнете таким образом оптимизировать хранение документов.

А уж какой бардак бывает временами во вполне себе серьезных ECM - даже говорить не стоит

Бардак, во вполне себе серьезных ECM  - это расточительство, кто-то может себе это позволить, кто-то понимает, что надо что-то менять, если тратятся серьезные деньги.

И я ни коем образом не оспариваю слова Наталии и абсолютно с ней согласна.

 

 

Михаил Романов 17 февраля 2016 г. 12:18  
Почта и сетевая папка вам, как организации, может и поможет если ваша численность до 100 человек, в организациях от 1000 человек я думаю даже вы не рискнете таким образом оптимизировать хранение документов.

Я сейчас работаю в компании ~20000. Мы вполне обходимся без специализированного ECM решения. Годом ранее я работал на закачика с общей численностью ~70000 они тоже обходились без специализированной ECM.

 

В общем, численность сотрудников не тот критерий на который имеет смысл ориентироваться.

Ирина Ермолова 17 февраля 2016 г. 16:49  
В общем, численность сотрудников не тот критерий на который имеет смысл ориентироваться.

 Это один из критериев. Стоит или нет внедрять ECM-систему, каждый Заказчик решает сам исходя из целесообразности и решаемых задач.

Денис Мурашов 19 февраля 2016 г. 11:55  
Для упорядочения работы с документми достаточно почты и сетевой папки. Главное, чтобы было желание и воля руководства.

Миша, если продолжать думать в таком ключе, то можно дойти до предположения, что можно работать с документами и в бумажной форме. При достаточной воле и желании руководства дело тоже пойдет споро. Есть ведь ситуации, когда факторы не исключают друг друга, а действуют взаимно. Необходимость воли и желания руководства для наведения порядка не исключает пользы от использования информационной системы для решения той же самой задачи. При этом абсолютизировать роль системы документооборота тоже не стоит, так как наведение идеального порядка в любой организации практически никогда невозможно. В процессах любой организации, которая сталкивается с изменяющимися условиями, неизбежно будет присутствовать некоторая доля хаоса, и с этим все равно придется как-то мириться.
Михаил Романов 19 февраля 2016 г. 13:59  
Миша, если продолжать думать в таком ключе

Денис, прости пожалуйста, но я не понял мысли, которую ты хотел донести. Я даже не понял - возражал ты мне или соглашался.

Денис Мурашов 19 февраля 2016 г. 14:54  
Денис, прости пожалуйста, но я не понял мысли, которую ты хотел донести. Я даже не понял - возражал ты мне или соглашался.

Наверно, я не возражал и не соглашался, тут нельзя ведь однозначно сказать, какой ответ правильный.

Ты говоришь: "Для упорядочения работы с документами достаточно почты и сетевой папки. Главное, чтобы было желание и воля руководства."

Я же говорю, что воля и желание руководства - это одна компонента. А система документооборота - вторая. Они могут работать вместе и это может получиться весьма неплохо, если все правильно делать... А могут и не работать, если делать неправильно.

А насчет хаоса это больше, видимо, к предыдущим комментариям Наталии. Чтобы система документооборота хорошо работала, надо по возможности избавиться от хаоса. Но реальность такова, что не всегда это возможно. Иногда в процессах приходится проявлять гибкость (например, лучше подстроиться под какого-то конкретного клиента или под какого-то конкретного сотрудника). От этого никуда не деться.

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев