Кто сильнее: сисадмин или 15 облачных сервисов?

Облачный документооборот: как он устроен Какой бы ни была любовь системных администраторов и инженеров к технике и серверам, но полакомиться облаками любит каждый. О своей страсти к автоматизации, не без локальных систем, рассказывает Андрей Ардашев, архитектор облачных решений компании DIRECTUM, редактор и эксперт ECM-Journal по облачным системам и информационной безопасности в облаке.

Андрей, какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Коммуникация внутри компании, хранение документов, взаимодействие с партнерами и заказчиками большей частью покрываются корпоративной информационной системой на базе DIRECTUM и другими внутренними сервисами, развернутыми на серверном оборудовании компании. Внешние облачные сервисы используем для закрытия тех задач, которые не решаются ИТ-инфраструктурой компании.

Сервисы, которые мы используем, можно разделить на три группы: для решения внутренних задач, для коммуникации и обмена данными с заказчиками и партнерами и для поддержки платных облачных услуг компании.

Для внутренних задач: для официального общения внутри компании, звонков, вебинаров, онлайн встреч используем MS Lync (ныне Skype для бизнеса). Для неофициального общения, в качестве «песочницы» используем Slack. В нём удобно хранить переписку с коллегами при решении конкретной задачи, хранить ссылки на внешние источники, инструкции и документацию. Поиск — одно из преимуществ Slack, всегда можно найти необходимую информацию по проекту, либо быстро собрать информацию по той или иной задаче.

Trello — для проактивного мониторинга исполнения задач в локальных группах, но основная работа с задачами ведется в DIRECTUM.

Хранение документов происходит в DIRECTUM, потому что файлы большей частью конфиденциальные. Когда требуется удаленный доступ к документам в нём, используем сервис веб-доступа DIRECTUM. Для личных целей и для обмена данными с заказчиками и партнерами некоторые сотрудники используют хранилища. Например, OneDrive, Яндекс.Диск, Google Диск.

Учёт времени реализован во внутренней учетной системе на базе облачного приложения DirectumRX. В ней ведется учет затрат времени по проектам в разрезе дня/недели/месяца/года Для личного учета времени многие используют сторонние средства. Лично я — TomatoTimer, чтобы дробить рабочее время на блоки по 25 минут, чтобы замерять время и правильно указывать в нашей системе.

При взаимодействии с партнерами и заказчиками используем Skype — для оперативной переписки и аудио-конференций. Используем именно его, поскольку это распространенный сервис коммуникации в России. По Skype общение менее формальное, удается быстрее решить проблемы.

MS Lync (ныне Skype for Business) — для официальных переговоров и общения с партнерами и заказчиками. Сервис интегрирован с внутренней АТС, очень редко используем в работе стационарные телефоны.

Обмен финансовыми документами с партнерами и клиентами у нас переведен в Synerdocs. Это повышает доверие к подписям и юридической значимости документов в отличие от электронной почты. Мы получаем реальную экономию расходных материалов и времени, и денежную в конечном итоге.

И для поддержки вашего облачного решения?

Тщательно подходим к выбору облачного провайдера для размещения коммерческих сервисов DirectumRX. Перед размещением сервисов на хостинге провайдера мы проводим многочисленные замеры доступности хостинга, нагрузочные тесты. После размещения сервисов периодически проводим контрольные замеры. Облако может изменяться как в положительную, так и отрицательную сторону.

Для рассылки оповещений DirectumRX используем платные сервисы с гарантированной высокой доступностью и высоким качеством обслуживания, поэтому перед началом использования сервиса рассылки тщательно изучаем SLA сервиса. Остановились на MailChimp и Mailgun. К слову, эти же почтовые сервисы используются маркетологами компании для маркетинговых рассылок.

Облачные хранилища применяем для хранения настроек, дистрибутивов, которые могут быть полезны при настройке облачных серверов. Допустим, когда нужно настроить новый сервер под определённого заказчика. Мы подключаем облачное хранилище к виртуальной машине и устанавливаем все необходимые приложения. Это значительно ускоряет процесс доставки дистрибутивов на виртуальные машины в облаке, поскольку практически все облачные сервисы подключены к скоростным каналам связи

Демостенды продуктов DIRECTUM преимущественно размещаем в облаке, поскольку требуется непрерывная доступность этих сервисов для изучения системы конечным потребителем.

Для мониторинга доступности сервисов используем Host-Tracker. И систему мониторинга, ZABBIX, которую мы развернули в облаке, её поддерживаем и с помощью неё отслеживаем доступность ресурсов. В арендуемом облаке также размещаем маркетинговые сайты и порталы, арендуем площадку для вебинаров.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Если взять маленькую организацию, которая захотела всё сделать сама, то у неё уйдёт много времени на создание сети и обучение персонала. Для них самый идеальный вариант — уйти в облако. За небольшую ежемесячную оплату они получают стабильный отказоустойчивый сервис. Если же организация крупная, уже есть сеть, всё организовано, то переход в облако только усложнит работу.

Знаете ли такие компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Некоторые заказчики уже полностью перенесли все сервисы предприятия в облако: используют кроме облачного документооборота, облачные CRM системы, Office 365 и т. д. Яркий пример — интернет-магазины, например, Wildberries или Ticketland. Их бизнес полностью перенесен в облака, в том числе они спокойно переносят и документооборот в облако. Такие заказчики уже ощутили выгоду от облака.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Малому бизнесу советую взглянуть в сторону облаков. Но переход в облако — не простой процесс, существует много подводных камней. Необходимо выбирать те сервисы, которые обеспечивают гарантированную доступность и предоставляют возможность безболезненного выхода из него, например перенос на локальную инфраструктуру.

Для компаний с нестабильным каналом связи, которые в основном удалены от крупных городов, я бы порекомендовал использовать облако для тестирования и оценки программных продуктов. Продуктивную среду для таких компаний всё-таки лучше разворачивать локально, на собственном оборудовании.

Облако прежде всего позволяет экономить. Для небольших компаний — экономить инвестиции в ИТ-инфраструктуру. Для крупных компаний — время при разворачивании нового бизнес-приложения и налаживании обмена данными с удаленными филиалами.

Опубликовано с сокращениями.

Источник: Полную версию читайте на Startpack.ru.