Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

Можно ли доверить ECM-системе выполнение типовых входящих поручений?

  14 комментариев Добавить в закладки

В средних и крупных компаниях со штатом от 500 сотрудников часто возникает перегруженность middle-менеджмента потоками входящей корпоративной информации. Зачастую контент, требующий той или иной обработки, оказывается однотипным. Часть информации представляет собой простые уведомления (информация для сведений), часть требует принятия решения, но есть и потоки, которые необходимо просто номинально утвердить. ECM-система позволяет структурировать входящую информацию, автоматически распределять сообщения по папкам (в соответствии с определенными сценариями), но при этом не снимает с ответственного сотрудника необходимости лично исполнять все поручения.

На самом деле, в достаточно гибкой системе можно настроить «автоматы», которые будут выполнять типовые входящие поручения, даже без ведома номинального исполнителя. В сфере ответственности работника останется самый важный этап процесса – контроль автоматически выполненных операций.

Подобные «автоматы» уже создаются в ECM-системах крупных холдингов, что существенно упрощает работу middle-менеджмента. Программный продукт подстраивается под конкретную бизнес-задачу, фактически выходя за рамки стандартного сценария работы. На практике такое решение актуально и является практически единственным, когда процессы автоматизируются в дочерней организации холдинга, работающей по строгим регламентам, прописанным наверху. Преодолеть порог сопротивления новшествам со стороны вышестоящего руководства порой оказывается невозможно, бизнес-процессы не подвергаются реинжинирингу, но в них могут включаться «автоматы», выполняющие типовые поручения.

Примером автоматизации типовой работы является решение следующей реальной задачи. В одной компании нефтегазового сектора начальник финотдела обязан визировать все отчеты, в том числе, которые автоматически создаются из ERP-системы. На подписание приходит порядка 300 документов в день, и маршрут бизнес-процесса настроен так, что без ЭЦП выписки не пойдут дальше в работу, отказаться от проставления ЭЦП нельзя, так как обязательное наличие подписи прописано в регламенте, утвержденном вышестоящей организацией. Решить задачу можно было двумя способами: либо раз в день подписывать все выписки (что бы тормозило процесс), либо настроить «автомат», который визирует отчеты за начальника при условии, что начальник входит в систему. Было решено реализовать второй вариант.

Система удобная, но предполагает ряд очевидных угроз – если входящие поручения выполняются автономно, то есть риск, что кто-то из подчиненных случайно или намерено может выполнить работу некачественно, сделать подмену отчета. Обнаружиться ошибка может слишком поздно.

В связи с эти возникает несколько вопросов. Оправданы ли угрозы, которые потенциально возникают при автоматизации работы с типовыми входящими поручениями? Является ли подобное бизнес-решение приемлемым? Вопросы не тривиальные; наверное, даже не имеющего конкретного ответа. Хотя это вовсе не снимает актуальности и не умаляет интересности этих вопросов.

Любопытно узнать мнение публики на этот счет. Можно ли подобным образом расширять функционал ECM-системы, или решение рискованно как с точки зрения вендора, так и с точки зрения заказчика?

Замечу, что с сугубо практической стороны можно понять и принять такое решение, так как оно помогает добиться главной цели – ускорить и отчасти сделать оптимальным конкретный бизнес-процесс заказчика.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (14)
Андрей Подкин 20 мая 2013 г. 17:40  
Можно ли подобным образом расширять функционал ECM-системы, или решение рискованно как с точки зрения вендора, так и с точки зрения заказчика?

Это костыль для неправильно организованных бизнес-процессов. Вендоры корпоративных систем любят повторять, что нельзя автоматизировать хаос. Но почему-то с легкостью (и готовностью) автоматизируют бессмысленные и бесполезные, но при этом упорядоченные бизнес-процессы.

 

Валентина Писанова 22 мая 2013 г. 06:01  
В одной компании нефтегазового сектора начальник финотдела обязан визировать все отчеты, в том числе, которые автоматически создаются из ERP-системы. На подписание приходит порядка 300 документов в день, и маршрут бизнес-процесса настроен так, что без ЭЦП выписки не пойдут дальше в работу, отказаться от проставления ЭЦП нельзя, так как обязательное наличие подписи прописано в регламенте, утвержденном вышестоящей организацией. Решить задачу можно было двумя способами: либо раз в день подписывать все выписки (что бы тормозило процесс), либо настроить «автомат», который визирует отчеты за начальника при условии, что начальник входит в систему. Было решено реализовать второй вариант.

Максим, подскажите, а данные, на основании которых автоматически создаются отчёты, проходят какую-либо процедуру проверки/утверждения до этого? В составе других отчётов, например, или ещё как-то... Условно говоря, если ежемесячно утверждаются некие цифры, причём утверждаются внимательно и скрупулёзно, а затем хранятся в системе без возможности изменения, то годовому отчёту, составленному автоматически на основе этих цифр, в теории можно верить априори и подписывать его автоматом.

Если же это "первая линия" данных, то решение об автоподписании, тем более в сфере финансов, кажется немного... рискованным, что ли...

И ещё вопрос - каким образом этот руководитель, вынужденный подписывать около трёхсот документов в день, работал до внедрения системы, в бумаге? Допускаю, что документы могли подписываться так же, не глядя. Как в этом случае решался вопрос ответственности за утверждённые данные?

 

 

Александр Сидоренков 22 мая 2013 г. 17:21  

Максим, такой подход (автоматическое визирование) потенциально несет в себе очень негативные юридические последствия. Субъектом, берущим на себя ответственность за принятие решения (в данном случае визирование) является человек, он же является субъектом юридического права, который потом отвечает за это решение. Делая "автомат", который за него визирует Вы снимаете с него ответственность и перекладываете ее "ни на кого", т.к. Система нести ответственность не может. А скорее даже эту ответственность Вы перекладываете на того, кто принял решение о создании "автомата" и утвердил это в каком-либо регламентирующем документе.

Решать проблему нужно организационно. Не получается поменять процесс, пусть, например, наймет себе дополнительного зама, который и будет визировать эти отчеты.

Александр Сидоренков 22 мая 2013 г. 17:52  

Мысли в слух по этой теме.

Почему-то нередко в погоне за ускорением процессов упускают из виду защищенность компании.

Вот сегодня на Докфлоу в одном из выступлений звучало "мы сделали согласование по-умолчанию (т.е. без прямого участия согласующего) и этим достигли главной цели - ускорение процесса". Горе-автоматизаторы нередко путают главные цели. При любой автоматизации главная "стратегическая" цель - это помощь менеджменту компании в реализации интересов собственников бизнеса.

Поэтому реализация в общем-то благой цели по ускорению процессов не должна повышать регуляторные риски и снижать качество принятых менеджментом решений (а это неизбежно возникает когда при взятии на себя ответственности по тому или иному вопросу "автоматы" заменяют людей).

Владимир Рудаков 23 мая 2013 г. 10:23  

Решение с «автоматом» выглядит рискованным. 

В зависимости от отчетов можно попробовать формировать реестр отчетов, по аналогии с реестром счетов. В реестр отчетов включать итоговые результаты каждого отчета, представлять в виде таблицы с возможностью выбора подписывать или нет отдельный отчет реестра. Начальник фин. отдела проанализировав реестр отчетов, принимает решение о подписании того или иного отчета. Сделать кнопку «Подписать» в реестре отчетов, по нажатию на которую будут подписаны только выбранные отчеты. В дополнение можно добавить еще одну отчетную форму, в которую выгружаются данные по отчетам установленные начальником фин. отдела, форма тоже подписывается вместе с остальными отчетами.

В результате упрощаем работу начальнику фин. отдела, вместо 300 документов он работает с выжимкой информации, достаточной для принятия решения. При этом не снимаем с него ответственности.

Максим Кайнер 23 мая 2013 г. 12:37  

Спасибо всем за комментарии! Постараюсь по порядку ответить на некоторые ключевые вопросы из прозвучавших.

Валентина, в ответ на ваш вопрос:

подскажите, а данные, на основании которых автоматически создаются отчёты, проходят какую-либо процедуру проверки/утверждения до этого?

хочу заметить, что ключевой момент тут заключается в том, что отчеты, поступающие специалисту, автоматически выгружаются из ERP-системы. Во-первых, в ERP-системе документ создается на основании первички. Во-вторых, есть ответственные подчиненные, которые проверяют данные отчетов.

Также вы спросили:

каким образом этот руководитель, вынужденный подписывать около трёхсот документов в день, работал до внедрения системы, в бумаге?

До автоматизации документы заверялись по итогам дня, так как доверие к выгрузке из ERP-системы было 100%, то документы перед подписанием не проверялись начальником.

Александр и Андрей, на ваши комментарии хочется заметить, что после создания "автомата" дополнительных рисков не возникло, так как (см. в ответе на вопросы Валентины) и до начала работы в ECM-системе начальник финотдела подписывал документы "не глядя". При этом его подпись не только означала взятие на себя ответственности за содержание документа, но и демонстрировала доверие к общей системе и к подчиненным.

Практика показывает, что зачастую проблема неоптимальности бизнес-процесса обусловлена не ошибками руководства компании, а действующим законодательством. К примеру, когда я 4 года назад работал на фондовом рынке, регулярно сотрудникам нашей компании приходилось подписывать отчеты о сделках клиентов брокерского отдела. Отчеты выгружались из трейдинговой системы, ошибок в них возникнуть не могло. Тем не менее, обязательно было необходимо поставить подпись брокера на каждом листочке. Времени на формальность уходило до 3 часов в день, автоматизировать данный процесс, я считаю, было бы весьма разумно.

Владимир, вы, безусловно, предлагаете решение имеющее право на существование. Тем не менее, даже оно не сделает формальный процесс менее формальным. Проблема, как говорилось выше, немного в другой плоскости. Легитимность тут будет нарушаться практически всегда, так как подпись необходима по закону, но фактически без нее можно обойтись.

 

Валентина Писанова 23 мая 2013 г. 12:59  
Во-первых, в ERP-системе документ создается на основании первички. Во-вторых, есть ответственные подчиненные, которые проверяют данные отчетов.

Тогда я, пожалуй, согласна с решением. Спасибо за ответ, Максим.

 

Андрей Подкин 24 мая 2013 г. 09:01  
Практика показывает, что зачастую проблема неоптимальности бизнес-процесса обусловлена не ошибками руководства компании, а действующим законодательством.

Тогда возвращаемся к вопросу юридической ответственности. В суде можно будет спокойно заявить: "Я это не подписывал, все претензии к системе".

 

 

Вячеслав Лазарев 24 мая 2013 г. 23:48  

Можно посмотреть на этот вопрос с другой стороны: СЭД - это "инструмент" (вряд ли кто-то будет с этим спорить). Одна из задач "инструмента" - позволить его владельцу делать что-то быстрее и качественнее, чем "голыми руками". Так пусть некто (об этом ниже) используя всю мощь системы настроит автоматические сценарии обработки документов\поручений\задач\заданий (специально перечисляю, так как единых терминов нет). Кто это будет делать, для каких операций, для каких объектов, администратор или сам пользователь - это вопрос в сторону ответственных лиц (подозреваю владельцев этой самой системы). Я в таких сценариях не вижу ничего страшного, всем надо принять единые правила игры, и играть по ним, "обезьянью" работу не выполнять и конечно потом с воплем "я это не подписывал" не бегать.

Другой вопрос, если такие операции связаны с ЭЦП. Но господа, личный сертификат все равно что ключ от квартиры, где как вы знаете, деньги лежат. Владелец отвечает за него, и куда попало, как понимаете, не пихает (я про физический носитель). Таким образом если ЭЦП была наложена на документ (я про случай когда пользователь не нажимал лично несчастную кнопку "подписать") - значит носитель был подключен к устройству (другие варианты хранения цифрового удостоверения не рассматриваю), а значит владелец фактически принял участие в операции подписания. Тут вспоминается цитата "Ему надо было просто вовремя со своими женщинами разбираться и пистолеты не разбрасывать где попало".

Сергей Бушмелев 27 мая 2013 г. 23:26  

У меня по поводу этого поста и описанной в нем ситуации - целая гамма чувств!

1. Наконец-то живая производственная ситуация!

2. Согласен с Андреем - бизнес-процесс организован неэффективно, раз нагрузка на работника превышает его возможности. Если, конечно, мы подразумеваем, что в обязанности данного лица входит скурпулезное (в надлежащем объеме) изучение отчетов перед подписанием. Если данные отчетов априори верны, то подписание отчетов лишено всякого смысла. Как теоретический вариант, можно было бы возложить на лицо ответственность на данные в системе в каком-нибудь нормативном (должностная инструкция, положение) или распорядительном (приказ) локальном акте.

3. Уже второй пост (вместе с продумкой Александра Сидоренко), где автоматизаторы идут на поводу у пользователей, предлагая сомнительные с точки зрения законности решения. Об этом хочется написать в блог. Скорее всего, постов будет несколько.

Михаил Романов 28 мая 2013 г. 13:48  
Уже второй пост (вместе с продумкой Александра Сидоренко), где автоматизаторы идут на поводу у пользователей, предлагая сомнительные с точки зрения законности решения

 О! Хотябы ты, Сергей, наконец-то расскажешь, что же было незаконного в предложенном Александром решении. А то я вот до сих пор пребываю в растерянности...

 

 

Сергей Бушмелев 30 мая 2013 г. 13:50  
Хотябы ты, Сергей, наконец-то расскажешь

 Миша, все еще вынашиваю пост, посвященный той жаркой дискуссии в записи Александра. Уже скоро :)

 

 

Александр Сидоренков 30 мая 2013 г. 13:58  
Миша, все еще вынашиваю пост, посвященный той жаркой дискуссии в записи Александра. Уже скоро :)

 Сергей, жду с нетерпением!

 

Александр Сидоренков 30 мая 2013 г. 14:00  
Уже второй пост (вместе с продумкой Александра Сидоренко), где автоматизаторы идут на поводу у пользователей

 Предлагаю высказываться без демагогии. Не смешивайте решение частной задачи (в этом посте) и реалии жизни любой компании (в моей продумке).

 

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев