Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Несколько критериев готовности компании к внедрению ECM-системы

  11 комментариев Добавить в закладки

Недавно на сайте AIIM-а появился материал «An AIIM Checklist: How Ready Is Your Organization for Change?». Эксперт Карл Вайс (Carl Weise) поделился своими соображениями на тему того, на что следует обращать внимание при принятии решения о внедрении или смене ECM-системы.

В своей статье Карл выводит сентенцию, что залогом успеха проекта по внедрению новой корпоративной системы является готовность компании (то есть всего персонала и в команды проекта) к переменам.

Степень готовности предлагается оценивать в четырех основных сферах:

видение компании (перспективный стратегический взгляд на компанию);

уровень доверия внутри организации (отношение к действиям руководства, команды проекта, сотрудников);

● мотивация к переменам (наличие понятных причин изменений);

уважение (отношение к профессиональным и личностным качествам руководства, лидера проекта).

 

Чтобы понять, насколько видение компании располагает к эффективному внедрению ECM-системы, требуется ответить на следующие основные вопросы:

1) Кем формируется видение?

2) Разделяют ли люди это видение?

3) Придают ли видению одинаковое значение работники, лидеры и проводники перемен в компании?

4) Реально ли видение?

5) Актуально ли видение?

6) Хорошо ли воспринимают видение все владельцы компании?

Касательно первого вопроса, нужно сказать, что в лучшем случае видение формируется владельцами (акционерами) компании. На все остальные вопросы положительные ответы полностью оправдывают эпитет «положительные». Видение должно объединять компанию, чтобы перемены воспринимались адекватно.

 

Оценить уровень доверия внутри организации помогут следующие вопросы:

1) Доверяют ли лидеру?

2) Доверяют ли рядовым сотрудникам?

3) Преподносится ли необходимость перемен честно и открыто?

4) Есть ли опыт недоверия в компании?

5) Доверяют ли сторонним консультантам и экспертам?

6) Есть ли взаимное доверие между лидерами и рядовыми сотрудниками компании?

Хорошие ответы на все вопросы (кроме четвертого) – «Да». Они свидетельствуют о потенциальном успехе проекта внедрения.

 

Узнать, на достойном ли уровне находится мотивация к переменам, позволяют ответы на вопросы:

1) Что мотивирует лидеров?

2) Что мотивирует рядовых сотрудников?

3) Согласуются ли мотивации лидеров и сотрудников?

4) Как на вопрос «Что я буду с этого иметь?» отвечают персонал и менеджмент?

5) Есть ли мотивация к сотрудничеству? (Вопрос соприкасается с доверием и уважением).

6) Есть ли мотивация поддерживать друг друга? (Вопрос связан с принятием видения компании).

7) Есть ли мотивация получить удовольствие от результата?

Однозначно правильных ответов на вопросы 1, 2 и 4 нет. Тем не менее, нужно отметить, что ответы на них должны быть четкими в формулировании и вполне осознанными. То есть, все участники процесса должны понимать, что им нужны и полезны перемены – внедрение и развитие ECM-системы.

 

И наконец, чтобы оценить уважение внутри коллектива, стоит задаться следующими вопросами:

1) Пользуется ли уважением руководитель, курирующий перемены?

2) Пользуются ли уважением сотрудники, ответственные за перемены?

3) Пользуются ли уважением консультанты и бизнес-аналитик?

4) Как выражается уважение (уступчивостью, толерантностью, поощрением)?

В данном случае ответы «Да» на 1-3 вопросы явно свидетельствуют о том, что внедрение имеет больше шансов завершиться успехом.

 

Спорить с тем, что Карл Вайс предлагает ставить на повестку важные вопросы, не будет никто. Но справедлива критика – все это не точные, субъективные и исключительно качественные оценки. Когда же речь идет о серьезных инвестициях в проект внедрения ECM-системы, хотелось бы опираться на более конкретные критерии.

Естественно, что ECM-система нужна далеко не всем компаниями, и внедрена она будет успешно также не у каждого клиента.

Если у кого-то из читателей ECM-Journal есть экспертное мнение или какое-то статистическое исследование, позволяющее вывести количественные критерии готовности компании к внедрению ECM-системы, было бы более чем интересно услышать их.

Какие должны быть годовой оборот и выручка, чтобы инвестиции в корпоративную систему не потопили компанию и окупились? Сколько сотрудников клиента должны активно участвовать в работе команды внедрения? Какая численность персонала делает актуальным вопрос внедрения ECM-системы? Какое число документов, получаемых, создаваемых и обрабатываемых в компании за год, определяют необходимость использования СЭД? И так далее и тому подобное.

Понятно, цифры зависят от множества факторов, но статистика глаголет, что какое-то среднее есть всегда.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (11)
Елена Питомцева 02 июля 2013 г. 15:47  

Эта методика предполагает, как я понимаю, только качественное описание, из нее нельзя построить модели, которая бы отражала некий уровень готовности. Считаю, что это вариант развития этой методики в более точную и конкретную. То есть перевести вопросы по каждлому направлению в оценочные, например, "плохо-хорошо-отлично". Сделать накопление стат. данных о моделях и делее после оценки и сравнения с удачными моделями позволит более точно определять, где будет внедрение успешным, а где нет.

Я имею в виду подход похожий на Модель зрелости организации в области ECM (Расчет)

Максим Кайнер 02 июля 2013 г. 16:40  

Конечно, Елена, тут речь только о поверхностном качественном описании.

Развить чек-лист Вайса до какой-то методики оценки можно. Вот только будут 2 проблемы:

- трудно формализовать и унифицировать ответы на вопросы, вроде "Как на вопрос «Что я буду с этого иметь?» отвечают персонал и менеджмент";

- трудно все-таки полагаться на методику, базирующуюся только на качественных показателях (даже ранжирование ответов не сделает показатели количественными).

Поэтому мне кажется, что эксперт сделал достаточную работу, просто предложив вопросы для проверки, не тратя время на изобретение какой-то мудреной методики на основе этого чек-листа.

Ольга Подолина 03 июля 2013 г. 16:20  

Вопрос очень интересный. Вот только вопрос- даже не как обработать полученные данные, а как получить ответы на поставленные вопросы.

   Анкетирование здесь не годится совсем. Представьте, то я высылаю заказчику анкету с вопросом: "Вы доверяете Вашему директору? А все сотрудники доверяют директору?"

   Пожалуй, для получения ответа на этот вопрос следует применять методы разведки, т.е нужно вербовать агентов . Но вся собранная информация будет:

1)на уровне мнений, т.е степень достоверности весьма сомнительна

2) на ее основе нельзя давать рекомендации заказчику. Или написать в отчете об обследовании "Марья Ивановна считает, что сотрудники не доверяют директору, поэтому считаем внедрение системы электронного документооборота нецелесообразным?" И что, отказываться от такого заказчика?

   Уважаемые коллеги, компанию-внедренца привлекают для того, чтобы она профессионально провела внедрение информационной системы вне зависимости от доверия/недоверия и прочих особенностей.

     А методика оценки известна- это предпроектная оценка рисков и разработка плана по их преодолению.

   Если даже в организации сотрудники не доверяют своему лидеру, как-то эта организация работает? значит, есть механизмы обеспечения передачи указаний и контроля их исполнения, вот их нужно вычислять и именно ими пользоваться в процессе внедрения.

     Поэтому я не согласна с Карлом Вайсом.

Да, такие вопросы перед внедрением системы полезно задать. Но:

-задавать и отвечать  на них должны специалисты компании-внедренца, причем придерживая это мнение( а ответы будут не более чем мнением) при себе

-внедрять систему электронного документооборота нужно независимо от полученных ответов.

Да, при положительных ответах внедрить СЭД будет легче. Но нужно учиться внедрять и при неблагоприятной ситуации. А это уже зависит от уровня квалификации внедренцев.

Александр Сидоренков 04 июля 2013 г. 17:14  

Мне не очевидна польза подобного опросника. Соглашусь с Ольгой Подолиной, что наш менталитет просто не позволит честно ответить на многие вопросы.

Так же нужно понимать, что это опросник для оценки готовности к внедрению ECM, а не СЭД. Причем скорей это оценка готовности персонала, а не компании. Готовность компании к внедрению определяется желанием высшего руководства, на сколько они понимают уровень потребности в данном продукте.

Ну и наконец предлагаю не путать СЭД и ECM, у этих продуктов существенно различается парадигма использования. СЭД это существенно другой инструмент и для него данный опросник вообще не подходит.

Максим Кайнер 04 июля 2013 г. 17:32  

Ольга и Александр, спасибо вам за комментарии. Хочу заметить, что "критика" о пользе опросника была предсказана:

справедлива критика – все это не точные, субъективные и исключительно качественные оценки. Когда же речь идет о серьезных инвестициях в проект внедрения ECM-системы, хотелось бы опираться на более конкретные критерии

Основной смысл поста в том, чтобы спросить у людей, обладающих практическими знаниями, какие же есть количественные критерии, свидетельствующие о том, что ECM-система нужна и что ее внедрение пройдет успешно?

Чек-лист Вайса приведен здесь скорее для того, чтобы продемонстрировать - есть куда расти в смысле создания методик оценки готовности организаций к внедрению ECM-системы (или СЭД).

Поэтому еще раз хочу попросить поделиться цифрами и опытом тех, кто ими обладает и не считает их конфиденциальными. После на основании таких цифр, если их получится собрать, можно будет создать более интересную и полезную в наших реалиях статью с таким же заголовком, как и у данного поста. =)

 

 

Александр Сидоренков 05 июля 2013 г. 12:02  

Максим, признаю, что критиковать легче, чем самому что-то сотворить :)

Думаю, что нет таких критериев. Компания это не яблоко, не нужно ждать пока созреет. Нужно измерять не уровень готовности, а уровень потребности в чем-то. Если есть проблемы, которые закроет СЭД/ECM, то продукт нужно внедрять и попутно в принудительном порядке изменять компанию (сотрудников), приучать ее (их) к новой жизни.

Максим Кайнер 05 июля 2013 г. 12:25  

Вас понял, Александр, вы предлагаете исходить исключительно из потребностей и проблем, не особенно уделяя внимание оценке "готовности" предприятия.

Как написала Ольга, тут многое уже "зависит от уровня квалификации внедренцев".

Ришат Мухаметшин 05 июля 2013 г. 19:48  

А я, пожалуй, приму сторону Максима. Предприятие действительно должно быть готово к тому, чтобы произошли внутри него какие-то перемены, начиная от топ-менеджеров, целью которых являются крупномасштабные, видимые улучшения часто в долгосрочной перспективе, и заканчивая предметниками, чьё отношение к изменениям порой выражается сильнее всего на эмоциональном уровне, и тем сложнее этим управлять массово. И это действительно вопрос не потребностей. Они — лишь одна из границ, за которые нужно выйти.

Михаил Романов 14 июля 2013 г. 15:54  

Господин Вайс почему-то ставит знак равенства между внедрением изменениями "вообще" и внедрением конкретного типа системы автоматизации (причем в заголовке статьи он пишет все честно - "просто изменения"). Замените в данном тексте ECM на ERP/CRM/CAD/... и не изменится ничего.

При этом господин Вайс скромно умалчивает о том, что же делать, если один или несколько пунктов из его списка не выполняется.

Скажите, Максим, чем вас так привлекла эта статья? По-моему, это просто бесполезный сборник банальностей.

Максим Кайнер 15 июля 2013 г. 17:03  

Михаил, решился на представление выдержек из материла эксперта по 2 основным причинам:

1) на ECM-Journal вопросы готовности компаний к внедрению корпоративных систем поднимались уже давно (см. Слагаемые успешного внедрения),

2) очень хотелось получить помимо качественных, количественные критерии, которыми могли поделиться практики в комментариях к данному посту; по итогам обсуждения появилась бы возможность написать оригинальную статью на заданную тему.

Но на основной вопрос, заданный мной в сообщении, кажется, мало кто обратил внимание.

Михаил Романов 15 июля 2013 г. 17:59  
на ECM-Journal вопросы готовности компаний к внедрению корпоративных систем поднимались уже давно

Ну так приведенная статья ничего нового не добавляет (к той же прведенной вами статье).

Но на основной вопрос, заданный мной в сообщении, кажется, мало кто обратил внимание.

Если опять-таки поискать на том EJ, то можно заметить, что попытки вывести некую методику оценки делались многими, но ничего путного так и не вышло. И я склонен предполагать, что и не выйдет - не будет на рынке участника с настолько обширной практикой, чтобы сделать такие серьезные обобщения.

А для общих (довольно очевидных) заключений, типа тех, что в статье Вайса никакой особо аналитики не требуется.

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев