Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Несколько критериев готовности компании к внедрению ECM-системы 

Максим Кайнер03 июля 2013 г. 11:42

Недавно на сайте AIIM-а появился материал «An AIIM Checklist: How Ready Is Your Organization for Change?». Эксперт Карл Вайс (Carl Weise) поделился своими соображениями на тему того, на что следует обращать внимание при принятии решения о внедрении или смене ECM-системы.

В своей статье Карл выводит сентенцию, что залогом успеха проекта по внедрению новой корпоративной системы является готовность компании (то есть всего персонала и в команды проекта) к переменам.

Степень готовности предлагается оценивать в четырех основных сферах:

видение компании (перспективный стратегический взгляд на компанию);

уровень доверия внутри организации (отношение к действиям руководства, команды проекта, сотрудников);

● мотивация к переменам (наличие понятных причин изменений);

уважение (отношение к профессиональным и личностным качествам руководства, лидера проекта).

 

Чтобы понять, насколько видение компании располагает к эффективному внедрению ECM-системы, требуется ответить на следующие основные вопросы:

1) Кем формируется видение?

2) Разделяют ли люди это видение?

3) Придают ли видению одинаковое значение работники, лидеры и проводники перемен в компании?

4) Реально ли видение?

5) Актуально ли видение?

6) Хорошо ли воспринимают видение все владельцы компании?

Касательно первого вопроса, нужно сказать, что в лучшем случае видение формируется владельцами (акционерами) компании. На все остальные вопросы положительные ответы полностью оправдывают эпитет «положительные». Видение должно объединять компанию, чтобы перемены воспринимались адекватно.

 

Оценить уровень доверия внутри организации помогут следующие вопросы:

1) Доверяют ли лидеру?

2) Доверяют ли рядовым сотрудникам?

3) Преподносится ли необходимость перемен честно и открыто?

4) Есть ли опыт недоверия в компании?

5) Доверяют ли сторонним консультантам и экспертам?

6) Есть ли взаимное доверие между лидерами и рядовыми сотрудниками компании?

Хорошие ответы на все вопросы (кроме четвертого) – «Да». Они свидетельствуют о потенциальном успехе проекта внедрения.

 

Узнать, на достойном ли уровне находится мотивация к переменам, позволяют ответы на вопросы:

1) Что мотивирует лидеров?

2) Что мотивирует рядовых сотрудников?

3) Согласуются ли мотивации лидеров и сотрудников?

4) Как на вопрос «Что я буду с этого иметь?» отвечают персонал и менеджмент?

5) Есть ли мотивация к сотрудничеству? (Вопрос соприкасается с доверием и уважением).

6) Есть ли мотивация поддерживать друг друга? (Вопрос связан с принятием видения компании).

7) Есть ли мотивация получить удовольствие от результата?

Однозначно правильных ответов на вопросы 1, 2 и 4 нет. Тем не менее, нужно отметить, что ответы на них должны быть четкими в формулировании и вполне осознанными. То есть, все участники процесса должны понимать, что им нужны и полезны перемены – внедрение и развитие ECM-системы.

 

И наконец, чтобы оценить уважение внутри коллектива, стоит задаться следующими вопросами:

1) Пользуется ли уважением руководитель, курирующий перемены?

2) Пользуются ли уважением сотрудники, ответственные за перемены?

3) Пользуются ли уважением консультанты и бизнес-аналитик?

4) Как выражается уважение (уступчивостью, толерантностью, поощрением)?

В данном случае ответы «Да» на 1-3 вопросы явно свидетельствуют о том, что внедрение имеет больше шансов завершиться успехом.

 

Спорить с тем, что Карл Вайс предлагает ставить на повестку важные вопросы, не будет никто. Но справедлива критика – все это не точные, субъективные и исключительно качественные оценки. Когда же речь идет о серьезных инвестициях в проект внедрения ECM-системы, хотелось бы опираться на более конкретные критерии.

Естественно, что ECM-система нужна далеко не всем компаниями, и внедрена она будет успешно также не у каждого клиента.

Если у кого-то из читателей ECM-Journal есть экспертное мнение или какое-то статистическое исследование, позволяющее вывести количественные критерии готовности компании к внедрению ECM-системы, было бы более чем интересно услышать их.

Какие должны быть годовой оборот и выручка, чтобы инвестиции в корпоративную систему не потопили компанию и окупились? Сколько сотрудников клиента должны активно участвовать в работе команды внедрения? Какая численность персонала делает актуальным вопрос внедрения ECM-системы? Какое число документов, получаемых, создаваемых и обрабатываемых в компании за год, определяют необходимость использования СЭД? И так далее и тому подобное.

Понятно, цифры зависят от множества факторов, но статистика глаголет, что какое-то среднее есть всегда.


Тип: Записи блогов

 (3,99 - оценили 2 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр