Обмен электронными документами задним числом
Практические вопросы читателей портала Klerk.ru об использовании электронных счетов-фактур.
Вопрос: Можно ли сегодня отправить документы, датированные вчерашним числом?
Ответ:
Да, можно. Никто и ничто не запрещает вам создать документ сегодня, а отправить его через несколько дней, если это необходимо. Это справедливо как для бумажных, так и для электронных документов. Создавая документ в сервисе обмена вы всегда можете сохранить его в «черновиках» и (или) указать в тексте самого документа необходимую дату.
Но многие бухгалтеры формулируют этот вопрос по-другому: а можно ли выставлять электронный счет-фактуру вчерашним числом?
Давайте разберём этот вопрос по полочкам.
Выставить электронный счет-фактуру задним числом нельзя, т.к. дата выставления электронного счёта-фактуры – это дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, т.е. дата передачи данного счёта-фактуры через оператора.
Счёт-фактура должен быть выставлен продавцом в 5-дневный срок, но санкций по отношению к продавцу за несоблюдение данного срока в налоговом законодательстве нет, что касается покупателя – то несоблюдение продавцом данного срока выставления счёта-фактуры, согласно налоговому законодательству, не является основанием для отказа в принятии вычета по НДС. Но риск разбирательств по данному вопросу с налоговыми органами остаётся.
У покупателя по общему правилу существуют 2 варианта заявить вычет:
- в налоговом периоде, в котором счет-фактура был получен фактически;
- налоговом периоде, когда была совершена хозяйственная операция.
Как быть вам при переходе на электронные счета-фактуры? Есть следующие варианты с учётом минимизации рисков:
- выстроить внутренние процессы компании так, чтобы они соответствовали налоговому законодательству с учётом требований по срокам выставления документов.
- если же это связано с тем, что раньше выставить счета-фактуры не получится (так бывает, например, у топливно-энергетических компаний) из-за того, что к определенной дате не будет точных сведений о потребленных услугах. В этом случае можно выставлять счета-фактуры в 5-дневный срок с ориентировочными данными, а потом, когда будут точные сведения, выставлять корректировочные.
Вопрос: Что считается датой документа, отправленного в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи?
На мой взгляд, вопрос достаточно обширный и требует некоторой конкретики, поскольку непонятно о какой дате идет речь (составления, подписания, отправки).
Отправляя документы через сервис обмена, например Synerdocs, будут зафиксированы такие даты, как дата подтверждения электронной подписи (ЭП), дата отправки документа, а также дата получения документа другой стороной.
Хочется отметить, что из всех видов электронных документов на законодательном уровне Порядок обмена, утвержденный Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н, определен только для счетов-фактур (обязательный порядок обмена). Порядок устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения электронных счетов-фактур с применением электронной подписи.
Обращаясь к Порядку, п. 1.10 определяет, что датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота.
Пункт 1.11 Порядка определяет, что датой получения покупателем счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора ЭДО.
Для других видов электронных документов порядок обмена законодательством не регламентируется (нет других обязательных порядков обмена). Несмотря на это, сервис обмена Synerdocs фиксирует все перечисленные выше даты и для других видов документов. При любых обстоятельствах оператор электронного документооборота может выступить третьей доверенной стороной в процессе обмена, который готов подтвердить даты отправки и получения всех проходящих через сервис документов.
Другие материалы ECM-Journal об особенностях регистрации документов:
● Продумка 4. Не «стесняйтесь» регистрации документов задним числом
● ECM-кейс: Как регистрировать e-mail'ы
● ECM-кейс: Не хочу работать в выходной!
● Потеряла Маша кассу, или Что делать, если пропали документы?
Комментарии 10
Впервые сталкиваюсь с такой датой. Поясните, пожалуйста, о чем речь и какова цель.
Карина, Вы, наверно, представляете, сколько клиентов у телекомов и ТЭК? Десятки, если не сотни тысяч. Где-то 30-40% имеют сертификаты ЭЦП/КЭП, выпущенные для сдачи отчетности в электронном виде. При этом на ЭДО прямо сейчас готовы перейти 10-20%. Остальные получают бумажные СФ. Выпустить сначала СФ, а потом КСФ в электронном виде не так то уж и дорого, учитывая процент клиентов, перешедших на ЭДО. Да и, скорее всего, генератору трафика операторы предложат специальный тариф. А вот как быть с бумажными СФ и КСФ? Пятидневный срок то установлен и для бумажных и для электронных СФ!
Вадим, у бумажного документа есть такие реквизиты, как "дата" и "время". В электронном документе, чтобы связать дату и время с подписью используется штамп времени. Таким образом оператор подтверждает момент времени существования ЭП. Этот момент и есть дата подтверждения ЭП.
Сергей, спасибо за комментарий. Вы правы, пятидневный срок установлен для бумажных и электронных счетов-фактур. Только на бумаге проблем с соблюдением сроков не возникает, так как широко распространена практика выставления документов задним числом. Даже при переходе на ЭДО можно сохранить процессы работы с бумажными документами, не внося в них никаких изменений.
Выставить счет-фактуру в электронном виде задним числом нельзя, что и останавливает многие компании осуществить переход к безбумажному обмену. В данной статье я пыталась донести мысль о том, что решить проблему выставления документов задним числом в электронном виде можно иными путями, не нарушая законодательства РФ, например, использовать корректировки (по всей видимости, у меня получилось). Подобные варианты работы обязательно закрепляются в договоре. Таким образом, бумажные процессы остаются без изменения, а для электронных документов предусмотрена возможность выставления корректировочных счетов-фактур.
Сергей, а как вы считаете, какие еще варианты решения можно предложить в данной ситуации?
Карина, этот вариант имеет свои сложности, так как единый процесс инвойсинга приходится разбивать на два (для электронного и бумажного документооборота). Думаю, что не все компании пойдут на это.
Кроме того, необходимо будет заводить КСФ в самой ERP-системе. В ряде lagacy-систем это может быть невозможно, а в случае с SAP разработка может затянуться надолго. Я уже молчу про цену разработки. Да и делать вторую выгрузку (сначала "предварительные" ЭСФ, потом КСФ) тоже не все смогут или захотят.
Вы уже писали:
:)
Карина, этот вариант имеет свои сложности, так как единый процесс инвойсинга приходится разбивать на два (для электронного и бумажного документооборота). Думаю, что не все компании пойдут на это.
Выставление корректировок - всего лишь один из вариантов, которым действительно пользуются в энергетической отрасли. В каждом отдельном случае решение будет прорабатываться индивидуально, исходя из потребностей заказчика. К тому же перейти на ЭДО мгновенно не получится. В процессе перехода будут существовать 2 потока документов: бумажные и электронные. Невозможно перевести на ЭДО сразу всех контрагентов и все виды документов. Это нормальная практика.
Повторю, несмотря на то, что законодательство РФ не предусматривает санкций за несвоевременное выставление счетов-фактур, риск разбирательств с налоговыми органами имеет место быть.
Подробнее:http://ecm-journal.ru/post/Obmen-ehlektronnymi-dokumentami-zadnim-chislom.aspx
Карина, тогда Вы неверно используете слова! Когда Третья доверенная сторона с использованием службы Штампов времени формирует собственно штамп времени, она не проверяет электронные подписи (это невозможно, т.к. в службу не направляется сам подписываемый документ). А сам штамп, в сущности, только элемент, который может стать атрибутом подписи, по которому (в процессе "комплексной" проверки подписи) можно сказать лишь одно - подписанный документ существовал на момент времени, зафиксированный доверенной Службой штампов времени в этом штампе.
А саму подпись еще нужно проверить! При этом термин "подтвердить ЭП" может использоваться в понимании "подтвердить подлинность подписи". Причем результат этого процесса не является константой в любой момент времени (подпись надо проверять в каждый из моментов обработки документа), т.е. таких "дат подтверждения подписи" может быть сколь угодно много!
С другой стороны, документ (в отличии от данных) не может существовать без подписи. Фактом появления документа по регламенту информационной системы (соглашению участников) организационно может быть принято время формирования подписи, но обычно после подписания следует процедура регистрации документа - как правило, ее и считают датой (реквизит) документа. Обычно регистрацию и производит Оператор системы. Другое дело, что технология штампов времени не всегда адекватна, например ,в конфиденциальном документообороте (когда Оператор не имеет доступа документу, соответственно к проверке подписи) применяются альтернативные решения.
Таким образом, в Вашем описании имеется в виду "дата формирования (подписи или регистрации) документа", а она не может по своей сущности являться "датой подтверждения (подлинности) подписи".
Вадим, скорее всего, Вы имели в виду понятия?!
Вы правы, в данном случае, я не совсем корректно и полно выразила свою мысль и попробую исправиться. В рассматриваемом мною примере, в качестве третьей доверенной стороны выступает оператор электронного документооборота, который имеет доступ к службе штампов времени. Таким образом, имеется доступ как к документу, так и к подписи, и перед постановкой штампа времени, может быть проведена проверка действительности ЭП. Именно поэтому я использовала понятие дата подтверждения ЭП.
С одной стороны Вы безусловно правы, действительность подписи определяется целым рядом условий (ст.11 Федерального закона №63 "Об электронной подписи"), которые с течением времени могут изменяться. С другой стороны, именно штамп времени позволяет нам сказать "стоп, мне не интересно какой будет подпись через 20 лет, мне интересно какая она есть на время указанное в штампе времени", об этом говорит п.2 ст.11 ФЗ №63. Простая аналогия с документом в бумажном виде, никто не будет оспаривать договор подписанный директором организации пару лет назад, на основании того, что должность директора организации на текущий момент занимает другой человек, благодаря тому, что есть однозначное указание на время подписания договора.
С другой стороны, документ (в отличии от данных) не может существовать без подписи.
В общем смысле, да, единственная тонкость состоит в том, что следует понимать под документом. Если мы рассматриваем именно электронные документы, то логично было бы использовать терминологию Федерального закона № 149 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", где наличие подписи не является обязательным атрибутом электронного документа. С другой стороны, если оперировать понятиями ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", то опять же наличие подписи не является обязательным и ее наличие скорее подразумевается в понятии "юридическая сила". Более прямое указание на необходимость наличия подписи есть лишь в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, где кроме прочего документ выступает "в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности".
Не совсем ясен данный тезис. Суть штампа времени в связывании представления данных с текущим моментом времени. Если немного покопаться в форматах ЭП (http://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/101700_101799/
101733/02.02.01_60/ts_101733v020201p.pdf), то можно заметить, что штамп времени используется не только для подтверждения даты существования ЭП, но и в каком-то смысле для подтверждения того, что подпись действительна. Это актуально для подписи в формате CAdES-X Long Type 1 или CAdES-X Long Type 2, когда штамп времени проставляется на подпись, содержащую необходимые для проверки своей действительности данные, либо на ссылки на эти доказательства. Таким образом, заверяется, что в определенный момент времени были собраны вышеозначенные доказательства и их действительность нужно рассматривать на дату, указанную в соответствующем штампе времени.
То, что я понимаю, под датой подтверждения ЭП описано выше. Если немного продолжить вашу мысль, то дата привязывается к наступлению того или иного события (подписания, регистрации или подтверждения подлинности). В описанном мною примере, под событием понимается не только подписание/регистрация документа, но и подтверждение подлинности ЭП.
Карина, а вы не смешиваете два понятия: электронная подпись и сертификат ключа проверки электронной подписи?
На всякий случай продублирую определения из закона об ЭП:
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;
Как верно заметил Вадим, штамп времени может быть атрибутом электронной подписи, равно как и ответ OCSP. Имея два этих атрибута, мы можем точно сказать, когда документ был подписан, и что в момент подписания сертификат не был отозван или приостановлен. Стоит ли читать Вашу фразу "перед постановкой штампа времени, может быть проведена проверка действительности ЭП" как "перед постановкой штампа времени, может быть проведена проверка действительности сертификата"? Тогда все сходится. Иначе получается, что в момент создания электронной подписи производится ее проверка. ИМХО, нонсенс. Как можно проверить то, чего еще нет?
В законе почему-то прямо не сказано, но мы с вами знаем, что электронная подпись используется не только для определения авторства, но и для проверки неизменности документа с момента подписания. Поэтому проверка ЭП производится каждый раз, когда мы обращаемся к документу. Не слышал, чтобы при этом куда-то проставлялся штамп времени. Если я не прав, пожалуйста, поправьте меня.
И таки да, мои подозрения, что Вы называете "ЭП" и саму электронную подпись и сертификат ключа проверки электронной подписи, нашли еще одно подтверждение: в своей фразе "стоп, мне не интересно какой будет подпись через 20 лет, мне интересно какая она есть на время указанное в штампе времени" Вы ссылаетесь на п.2 ст.11 закона. Вот как этот пункт выглядит:
Статья 11. Признание квалифицированной электронной подписи
2) квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;
Если в вашем предложении слово "подпись" означает "электронную подпись", то позвольте не согласиться. Подпись должна оставаться неизменной при неизменности самого документа. Если подпись изменилась, да еще и соответствует документу то значит, что документ, что у нас на руках, не идентичный оригиналу, подписанному 20 лет назад. Так что подпись очень даже должна Вас интересовать :)
Рекомендую разобраться с технологией формирования штампов времени и их использовании в структуре электронной подписи.
И что? Любое действие с документом начинается с проверки подписи.