Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Слишком электронные документы: внешний документооборот сетевых компаний. Часть 2

  0 комментариев Добавить в закладки

Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs

Из первой статьи вы узнали, с кем и какими документами обмениваются сетевые организации. Во второй части поговорим о важных нюансах, на которые «сетевикам» энергетического сектора следует обращать внимание при переходе на ЭДО.

Если о переводе первичной документации и счетов-фактур в электронную форму рассказано довольно много, то перевод специфических документов часто вызывает вопросы. Связано это со сложностью процессов, в которых они используются. В большинстве случаев для полноценного внедрения электронного документооборота требуется полномасштабное исследование деятельности организации и ее предметной области.

Читайте по теме

Новые форматы электронных первичных документов

Советы по созданию единого инструмента для работы с бумажной и электронной первичкой

Финархив. Организация работы с финансовыми документами»

 

В первой части я обозначила документы, которые фигурируют в процедуре технологического присоединения (далее – ТП), и проиллюстрировала схему их движения. За пример взяла условную сетевую организацию (далее – СО), сотрудники которой уже работают в определенной информационной системе (например, класса ERP или ECM) и управляют с ее помощью документами по ТП. Для удобного взаимодействия с пользователями в организации используется интернет-портал.

С учетом вышеизложенного процесс «как есть» выглядит следующим образом:

1.   Заявитель отправляет через портал заявку на технологическое присоединение.

2.   Заявка обрабатывается, в случае положительного решения составляется договор на оказание услуг по технологическому присоединению и описываются технические условия.

3.   Все документы, возникающие в процессе ТП, составляются на бумаге и подписываются собственноручно каждой стороной.

Что потребуется для перевода документации по ТП в электронный вид?

1.   Доработка портала для взаимодействия с Заявителями.

2.   Разработка интеграции портала с системой (далее – ИС), в которой управляют документами.

3.   Работы по приведению электронного взаимодействия в соответствие с требованиями закона.

Остановимся подробнее на каждом этапе.

№1. Доработка портала для взаимодействия с потребителями услуг

 

В практике часто встречается следующая ситуация: сетевая организация уже обменивается с потребителями информацией. Например, с помощью личного кабинета на своем портале. Но может быть и так, что у СО нет такого ресурса, тогда его приходится разрабатывать с нуля. Либо портал есть, но его функциональности недостаточно.

При условии доработок Заявитель получает возможность формировать на портале необходимые документы, подписывать их ЭП и отправлять в адрес сетевой организации. При этом Заявитель должен быть соответствующим образом информирован о возможностях обмена электронными документами через данный ресурс. Соответствующую информацию рекомендуется включить в Правила пользования личным кабинетом, с которыми Заявитель знакомится в обязательном порядке при регистрации на портале.

№2. Интеграция с информационной системой

Для эффективного внедрения электронного документооборота необходимо выстроить сквозные процессы – от точки входа информации до ее организованного хранения.

Не исключение – и процедура технологического присоединения. Точкой входа в этом случае будет личный кабинет Заявителя на портале СО, в котором он оставляет заявку. Обрабатывается заявка уже в ИС сетевой организации, там же формируются все необходимые записи справочников (контрагентов, заявок и пр.).

Выделю несколько важных особенностей при работе с ИС сетевой компании на этом этапе.

Электронные подписи

На основании полученных из заявки данных СО готовит:

●    описание технических условий для проведения технологического подключения;

●    проект договора на оказание данных услуг.

При составлении в электронном виде эти и иные документы, сопровождающие процедуру технологического подключения, подписываются квалифицированной электронной подписью со стороны сетевой компании и простой ЭП со стороны Заявителя-физического лица. Отсюда возникает следующий нюанс: необходимо доработать ИС с целью обеспечения возможности подписания документов ЭП, а также с целью хранения уже подписанных документов (причем с двух сторон и в том числе разными видами ЭП).

Итерации обработки документов

На этапе заключения договора или выполнения описанных технических условий стороны могут прийти к соглашению в итоге не одной, а нескольких итераций. А значит, ИС сетевой организации должна уметь обрабатывать поступающие замечания от Заявителя и инициировать процесс доработки документов со стороны СО.

То же касается и процесса фиксации факта выполнения технических условий. В этом случае замечания могут поступить уже от сетевой организации в адрес Заявителя, и это должно отразиться на работе ее ИС.

Отправка в энергосбытовую компанию

В первой статье я говорила о том, что Заявитель вправе указать энергосбытовую компанию, с которой намеревается заключить договор энергоснабжения или купли-продажи электрической энергии. В такой ситуации СО пересылает ряд документов в адрес указанной энергосбытовой. А значит, ИС сетевой организации должна работать с событиями, чтобы фиксировать необходимость передачи документов в адрес энергосбыта и сам факт передачи.

Проект договора, как правило, размещается в виде публичной оферты на официальном сайте энергосбытовой. Заявитель может принять оферту и направить подписанный со своей стороны документ в сбытовую компанию через сетевую, то есть с помощью ее технических средств. В связи с этим средства ИС сетевой организации должны уметь передавать не просто документ, а подписанный со стороны Заявителя документ в адрес энергосбыта.

Работа с первичной документацией и счетами-фактурами (далее – СФ)

Если все перечисленные ранее документы, в том числе и первичные, можно передавать в электронной форме любым способом, то обмен СФ накладывает особое ограничение на реализацию обмена электронными документами между СО и потребителями. Электронные счета-фактуры имеют строго определенные форму и формат – обмениваться ими можно только в соответствии с утвержденным порядком.

Таким образом, для того, чтобы выставлять своим клиентам СФ в электронной форме, сетевая организация должна либо сама получить статус оператора ЭДО счетов-фактур, либо прибегнуть к услугам существующих операторов. При этом сервис оператора ЭДО СФ можно использовать в качестве транспорта для всего юридически значимого документооборота СО. Еще одним плюсом будет получение консалтинговых услуг со стороны экспертов в области ЭДО.

№3. Соблюдение требований закона при переходе на ЭДО

Данный этап работ обусловлен особенностями обмена юридически значимыми электронными документами. Выделю три крупных блока:

1.   Решение вопроса о способе идентификации Заявителя.

2.   Подготовка и описание правил использования простой ЭП.

3.   Заключение соглашения об использовании простой ЭП.

Каждый блок работ может послужить основой для отдельной статьи, но я рассмотрю их в общем. Два последних напрямую относятся к Федеральному закону «Об электронной подписи».

Идентификация пользователя

Данный вопрос решается во всех случаях, когда речь идет о работе с ресурсами, предоставляющими возможность потребителю напрямую взаимодействовать с исполнителем. Но в случае с юридически значимыми документами риски повышаются.

СО может прибегнуть к уже известным способам, например, к интеграции с ЕСИА (Единой системой идентификации и аутентификации) либо воспользоваться самостоятельной разработкой. Так как законодательных требований к идентификации нет, компания сама решает, на какие риски она готова пойти, избрав не самый надежный вариант (например, проверку сканированных копий документов, подтверждающих личность).

Подготовка и описание правил использования простой ЭП

Допустим, на портале СО есть ресурс для взаимодействия с заявителем – личный кабинет. В обязательном порядке здесь должны размещаться и Правила работы с этим ресурсом. А если с помощью личного кабинета предполагается подписывать документы, необходимо предусмотреть и порядок использования электронной подписи. Его можно включить как в Правила в личном кабинете, так и разместить в отдельном документе.

Обращаю внимание, что сама сетевая организация использует усиленную квалифицированную ЭП, а значит, никаких специальных документов, регламентирующих ее применение, разрабатывать не нужно.

С простой ЭП ситуация иная. Статья 6 Федерального закона «Об электронной подписи» устанавливает, что информация в электронной форме, подписанная простой ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом такие нормативные правовые акты и соглашения между участниками должны соответствовать требованиям статьи 9 этого же закона.

И вот уже статьей 9 определены обязательные условия, при которых подписанные простой ЭП документы будут равными по юридической силе тем, что подписаны собственноручно. Перечислим их:

1.   Выполнение одного из условий:

●    простая ЭП содержится в самом электронном документе;

●    ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого он был создан и (или) отправлен.

2.   Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

●    правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП;

●    обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Напомню, что для сетевых организаций существует нормативный правовой акт, позволяющий Заявителям-физическим лицам использовать простую ЭП для подписания документов в рамках процедуры технологического присоединения (Постановление Правительства РФ от 27.12.2004 года №861). Но он не соответствует требованиям пункта 2 статьи 9 Федерального закона «Об электронной подписи», поэтому необходимо предусмотреть соглашение между сторонами (сетевой организацией и Заявителем), которое бы удовлетворяло требованиям закона. И это следующий блок работ.

Соглашение об использовании простой электронной подписи

Соглашение должно соответствовать пункту 2 статьи 9 Федерального закона «Об электронной подписи», а именно содержать:

●    правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП;

●    обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Разработка соглашения тесно связана с предыдущими двумя блоками работ, так как определение лица по его простой ЭП – это вопрос, смежный с идентификацией Заявителя, а обязанность соблюдения конфиденциальности ключа простой ЭП можно включить в порядок работы с простой ЭП. Часто соглашение об использовании простой ЭП и порядок работы с ней являются одним документом и размещаются в виде оферты.

Подробнее о простой ЭП вы можете узнать из статей аналитиков Synerdocs:

Простая электронная подпись: успехи и практика

Простая электронная подпись – широкие возможности.

 

 

***

 

Как видите, по теме перевода в электронную форму документов, сопровождающих процесс технологического присоединения, довольно много вопросов. Я рассмотрела общие случаи, ведь все нюансы предусмотреть невозможно. Надеюсь, приведенная выше информация поможет посмотреть на ситуацию «сверху», а конкретные вопросы внедрения ЭДО выяснятся уже в ходе предпроектного исследования деятельности отдельно взятой компании и будут решаться в индивидуальном порядке.

Что касается таких общих вопросов, как определение способа идентификации лица и организации работы с простой электронной подписью, то их решение будет интересно не только сетевым организациям, поэтому на эти темы мы поговорим в следующих статьях.

Источник: Synerdocs

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев