Внешний документооборот
Бумажная работа с удалёнными подразделениями и контрагентами — «боль» многих бухгалтеров и руководителей в России. Особенно если приходится отправлять документы за сотни километров, а они теряются в пути или в них обнаруживаются ошибки.
Выход есть — это межкорпоративный документооборот в электронном виде. Многие компании уже им пользуются. Как работает внешний документооборот в организации и нужен ли он вам, читайте на этой странице. Время на изучение — 1,5 часа.
Внутренний и внешний документооборот. В чём разница?
Документы, которые не выходят за пределы компании, относятся к внутренним. Без них существование организации невозможно. Внутренний документоооборот обеспечивает движение информации и коммуникацию между подразделениями и сотрудниками. Обычно для цифровизации таких процессов используют ECM-системы.
К внутренему документообороту относят уставы компании, приказы, заявления, протоколы, служебные записки, должностные инструкции и другие документы.
Внешний документооборот — это взаимодействие с партнёрами, государственными структурами, клиентами и т.д. То есть всё, что выходит за пределы организации: налоговая отчётность, счета-фактуры, акты, накладные и прочая документация.
Что к внешнему электронному документообороту относится
Внешний документооборот разделяют две группы — «бизнес-бизнес» и «бизнес-государство»:
Как это работает? Схема внешнего документооборота
По уровню цифровизации организации делятся на несколько категорий:
- Нет электронного документооборота совсем.
- Есть электронный внутренний документооборот, но с контрагентами работают на бумаге.
- Все процессы и документы ведутся в цифровом виде.
Рассмотрим каждый случай наглядно — представим работу компаний на схемах.
1. Нет электронного документооборота совсем.
2. Есть электронный внутренний документооборот, но с контрагентами работают на бумаге.
3. Все процессы и документы ведутся в цифровом виде.
Последний вариант — полностью безбумажное взаимодействие с контрагентами. Оно говорит о том, что в компании есть и успешно реализуется стратегия цифровой трансформации.
Выгоды и «подводные камни»
Почему многим компаниям нужно переходить на внешний электронный документооборот:
- финансово-учётные документы составляют до 80 % от общего объёма документов — это огромный потенциал для цифровизации;
- оптимизация процессов работы с документами — важный элемент развития любого бизнеса;
- уже сейчас электронное взаимодействие с контрагентами поддерживается законодательством и технологиями;
- часто отказ от бумаг в работе — это требование контрагентов;
- изменения всегда приносят экономический эффект.
Какие выгоды можно получить? Во-первых, вы сэкономите на канцелярских расходах и доставке бумаг. Юридически значимый обмен электронными документами в 99 % случаев дешевле, чем работа по-старому.
Во-вторых, внешний электронный документооборот снижает количество кассовых разрывов и ускоряет оплату от контрагентов. Ну и в-третьих, документы проще хранить и искать, особенно если на пороге налоговая с проверкой.
Все выгоды внутреннего и внешнего электронного документооборота:
- снижение стоимости процессов согласования и подписания документов внутри организации;
- сокращение прямых издержек на печать документов, их хранение и уничтожение;
- снижение стоимости процессов занесения информации из входящих первичных документов в учётную систему;
- сокращение прямых издержек на доставку документов контрагентам;
- повышение скорости проведения оплаты по сделке с поставщиками;
- снижение трудозатрат на согласование документов;
- обеспечение быстрого доступа к информации по интересующим сделкам.
Экономическую эффективность перехода на электроный документооборот можно посчитать следующим образом:
А есть ли подвох? Всем ли компаниям нужны изменения? На самом деле электронный документооборот не выгоден только в одном случае — если компании не нужна прозрачность процессов и движения финансовых средств. Проще говоря, бумаги легче подделать.
Если что-то остаётся на бумаге. Что делать?
Переход на электронный обмен — процесс постепенный. Именно поэтому во многих компаниях сейчас используют смешанный документооборот, когда с частью документов работают уже в электронном виде, а другая остаётся в бумажном.
Но даже в этом случае можно большую часть работы с документами перевести в «цифровую зону»:
Интеграция с электронным архивом, ECM и учётной системой позволяют всем сотрудникам максимально работать с электронными документами, оставив бумажные только для архива.
Лучше один раз увидеть!
Видео о работе межкорпоративного электронного документооборота.
Переход на внешний электронный документооборот. Кейсы компаний
Чтобы организовать межкорпоративный обмен документами, достаточно пройти 5 шагов:
- Выберите ECM-систему, которая позволяет цифровизировать внутренний и внешний контур либо оператора обмена. Желательно, чтобы его сервис мог интегрироваться с вашей текущей системой.
- Определите круг ответственных за взаимодействие с контрагентами. Приобретите электронную подпись для них или проверьте, подходит ли имеющаяся у вас ЭП для оператора обмена.
- Зарегистрируйтесь в сервисе оператора обмена.
- Отправьте приглашение контрагентам.
- Обменяйтесь первыми документами.
Уже получают выгоду от межкорпоративного документооборота
Что ещё почитать по теме
- Бесшовно соединяем внутренний и внешний документооборот
- Проблема подключения: уговорить или заставить?
- Едим слона по кусочкам, или Как масштабировать проекты внешнего электронного документооборота?
- 5 страшилок об обмене электронными документами
- Единый архив электронных и бумажных документов. Как организовать?