ECM-Journal обновился!
Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.
Межкорпоративный обмен электронными документами
Время чтения: 1,5 часа
Кому полезен раздел: бухгалтерам, специалистам, руководителям, которые обмениваются большим объёмом документов с контрагентами, поставщиками или удалёнными сотрудниками.
Что «внутри»: полезная теория и практические кейсы о том, как устроен внутренний и внешний электронный документооборот (ЭДО).
Внутренний и внешний документооборот.
В чём разница?
Документы, которые не выходят за пределы компании, относятся к внутренним. Без них не может существовать ни одна организация. Благодаря внутреннему ЭДО информация циркулирует между подразделениями и сотрудниками, обеспечивая таким образом коммуникацию. Обычно для цифровизации таких процессов используют ECM-системы.
К внутренним документам относят:
Уставы компании
Приказы
Заявления
Протоколы
Служебные записки
Должностные инструкции и т.д.
Допустим, на вашем предприятии документы уже оформляются в цифровом виде. Следующий шаг — отказаться от бумаги во взаимодействии с контрагентами, то есть с клиентами, партнёрами, поставщиками, налоговыми органами и прочими государственными структурами.
Какие документы для обмена с контрагентами используются:
Налоговая отчётность
Счета-фактуры
Акты
Накладные
Договоры
Письма
Что к внешнему ЭДО относится
Весь внешний электронный документооборот можно разделить на две группы — взаимодействие между организациями и между бизнесом с госорганами.
бизнес–бизнес
- документооборот с контрагентами (электронная первичка,
счета-фактуры, договоры и другие документы); - дистанционное банковское обслуживание;
- коммерческие электронные торговые площадки.
бизнес–государство
- электронная отчётность в госорганы;
- представление электронных документов по требованию в ФНС;
- единая информационная система госзакупок;
- взаимодействие с судами, Роскомнадзором, Росимуществом.
В первую очередь сегодня используется обмен первичной бухгалтерской документацией. В рамках Федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» государство планирует обеспечить условия для проведения большинства сделок в электронном виде к 2024 году.
Наиболее распространенные документы — счета-фактуры, накладные ТОРГ-12, акты приёмки-сдачи работ — разрешается не оформлять в бумаге уже с 2012 года. Ежегодно эта «армия» пополняется «новобранцами» — транспортные накладные, акты о расхождениях теперь тоже можно оформлять «в цифре».
Какой внешний электронный документооборот у вас в организации?
По уровню цифровизации организации делятся на несколько категорий. А к какой относитесь вы?
1. Нет ЭДО совсем
Сомнений нет — чем больше в компании документов и рутиннее процессы по их обработке, тем заметнее будет эффект от внедрения. Поэтому переход на ЭДО в таких организациях начинают с автоматизации работы с первичкой и массовыми договорами. Различные нетиповые договоры, письма и допсоглашения уже менее приоритетны.
Ну а после того, как внутри компании ЭДО заработает как часы, можно подумать и об освоении внешнего.
2. Есть электронный внутренний документооборот, но с контрагентами работаете на бумаге
Переход организации на внутренний ЭДО зависит от корпоративных требований и от мнения и желания высшего руководства идти навстречу новым технологиям. А вот запуск проекта межкорпоративного документооборота выходит за рамки предприятия, так как непосредственно влияет на взаимоотношения с контрагентами
Хорошо, если вы можете диктовать деловым партнёрам свои условия и склонять на безбумажный формат работы. Но чаще всего контрагентов приходится убеждать в переходе. В любом случае начните c ключевых поставщиков и покупателей, с которыми идёт бóльший трафик документов, а потом подключите остальных.
3. Все процессы и документы ведутся в цифровом виде
Полностью безбумажное взаимодействие с контрагентами говорит о том, что в организации есть и успешно реализуется стратегия цифровой трансформации.
Кейсы компаний, успешно внедривших межкорпоративный документооборот
- до 9000 документов ежемесячно создаются и обрабатываются в цифровом виде;
- из них 5000 — это распоряжения на отгрузку, которые обрабатывает ТД «Башхим»;
- в 120 раз сократилось количество бумаги за три года.
- 3 часа в день освободилось у бухгалтеров;
- 90 % полнота извлечения данных из счетов на оплату;
- на 95 % верная классификация реквизитов в документах.
- объём трафика — 55 000 документов в год;
- 220 комплектов документов в день обрабатывает искусственный интеллект;
- 80 % договорных документов с поставщиками подписываются квалифицированной электронной подписью.
- 119 дней в году экономии за счет исключения дублирования процессов;
- на 55 % сократилось время подготовки внутренних отчетов;
- 100 000 документов в год выгружается для аудиторских и налоговых запросов;
- 5 систем интегрировано в сквозном процессе.
5 поводов, чтобы перейти на обмен электронными документами
- До 80 % от общего объёма документов составляют финансово-учётные. Согласитесь, это огромный потенциал для цифровизации.
- Оптимизация процессов работы с документами — важный элемент развития любого бизнеса.
- Уже сейчас электронное взаимодействие с контрагентами поддерживается законодательством и технологиями.
- Часто отказ от бумаг в работе — это требование контрагентов. Если его учесть, это сделает деловые отношения только крепче.
- Изменения всегда приносят экономический эффект.
Топ выгод внутреннего и внешнего ЭДО
Во-первых, вы начинаете экономить на канцелярских расходах и доставке бумаг. Юридически значимый обмен электронными документами в 99 % случаев дешевле, чем работа по-старому.
Во-вторых, ЭДО снижает количество кассовых разрывов и ускоряет оплату от контрагентов. Ну и в-третьих, документы проще хранить и искать, особенно если на пороге налоговая с проверкой.
Полный список выгод:
-
снижается стоимость процессов:
- согласования и подписания документов внутри организации;
- занесения информации из входящей первички в учётную систему;
- сокращаются прямые издержки на печать документов, их хранение и уничтожение;
- уменьшаются прямые издержки на доставку контрагентам;
- повышается скорость проведения оплаты по сделке с поставщиками;
- снижаются трудозатраты на согласование документов;
- обеспечивается быстрый доступ к информации по интересующим сделкам.
Экономическая эффективность перехода на электронный документооборот с контрагентами
- до проекта
- после проекта
Расходы на печать документов
Расходы на отправку документов
Общие расходы
А есть ли подвох? Всем ли компаниям нужны изменения? На самом деле ЭДО не выгоден только в одном случае — если бизнесу не нужна прозрачность процессов и движения финансовых средств. Проще говоря, бумаги легче подделать.
Если что-то остаётся на бумаге. Что делать?
Переход на цифровое взаимодействие — процесс постепенный. Именно поэтому во многих компаниях сейчас используют смешанный документооборот, когда с частью документации работают уже в электронном виде, а другая остаётся в бумажном. Но даже в этом случае бóльшую часть работы можно перевести в «цифровую зону»:
Интеграция с электронным архивом, ECM и учётной системой позволяют всем сотрудникам работать с электронными документами, оставив бумажные только для архива.
Интеллект решает: как сделать межкорпоративный документооборот ещё умнее?
Интеллектуальные сервисы могут оказать неоценимую помощь при работе с электронными документами. Какую?
-
Обмен первичными учётными документами с захватом последних из различных источников — со сканера, почты или сервиса обмена:
распознавание и распределение входящих учётных документов;
проверка на наличие обязательных реквизитов и корректность указанных сумм;
сопоставление номенклатур покупателя и поставщика, автоматическое сравнение с заказом, спецификациями;
определение счетов и статей затрат.
Обработка входящей корреспонденции — по видам и журналам регистрации. Извлечение данных из содержания, автоматическое заполнение регистрационных карточек в системе.
евангелист AI-направления Directum
«Описанные выше кейсы актуальны для любых первичных документов — товарных накладных, УПД, актов выполненных работ. Современные системы электронного документооборота, подключенные к сервисам обмена, при использовании интеллектуальных решений способны обеспечить автоматизированную обработку входящих первичных документов практически без участия человека — с момента их получения и до момента выполнения проводки по ним и передачи в финансовый архив».
Бонус! Чек-лист из 12 шагов по переходу на внешний ЭДО
Чтобы организовать межкорпоративный обмен, нужно пройти 12 шагов:
1. Определите цели перехода компании на ЭДО и результаты по ним.
2.Сформируйте рабочую группу из сотрудников: включите в неё заинтересованных лиц. Определите руководителя проекта/руководителя рабочей группы.
3.Опишите по модели «как есть» процессы и документы, переводимые в цифровой вид.
4.Выберите систему документооборота, которая позволяет цифровизировать внутренний и внешний контур, либо оператора обмена. Желательно, чтобы его сервис мог интегрироваться с вашей текущей системой.
5.Инициируйте и организуйте проект внедрения изменений.