Межкорпоративный документооборот

• Виды внешнего ЭДО
• Какой вариант соответствует ситуации в вашей организации?
• Почему сейчас?
• Соединяем внешний и внутренний документооборот
• Реалии жизни: бумага + ЭДО
• Бизнес-эффект в цифрах
• Где подвох?
• Сделайте первый шаг
• Уже получают выгоду от межкорпоративного документооборота

Виды внешнего электронного документооборота (ЭДО)?

Какой вариант соответствует ситуации в вашей организации?

А. Нет никакого электронного документооборота;

Б. Автоматизирован внутренний документооборот, но не автоматизирован документооборот с контрагентами;

Если у вас другая ситуация, то рекомендуем разделы «Просто о СЭД» и «Идеальный ЭДО-проект».
 

А сейчас уже можно и нужно так:

Межкорпоративный документооборот – это выстраивание электронного взаимодействия с контрагентами. Этот процесс должен стать частью стратегии цифровой трансформации организации.

Почему сейчас?

• Финансово-учетные документы могут составлять до 80% от общего объема документов.
• Оптимизация внутренних и внешних процессов работы с документами важный элемент развития бизнеса.
• Уже сейчас электронное взаимодействие с контрагентами поддерживается законодательством и технологиями.
• Уже сейчас можно добиться экономического эффекта.

Соединяем внешний и внутренний документооборот

Надо ли внедрять СЭД для начала обмена с контрагентами?

Не обязательно, но если у вас большой поток входящих и/или исходящих документов или сложные процессы согласования таких документов, то логичным развитием автоматизации будет внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Это даст максимальный эффект от вложений в информационные технологии.

Реалии жизни: бумага + ЭДО

Конечно, переход на электронный обмен это процесс постепенный. Поэтому будет ситуация смешанного документооборота. Но даже в таком виде можно большую часть работы с документами перевести в «электронную зону».

Интеграция СЭД, внешнего ЭДО с электронным архивом и учетной системой позволят всем сотрудникам максимально работать с электронными документами, оставив бумажные только для архива.

Бизнес-эффект от автоматизации внешнего документооборота

Автоматизация позволяет достичь улучшения бизнес-показателей:

• Снижение стоимости процессов согласования и подписания документов внутри организации;
• Сокращение прямых издержек на печать документов, обеспечение хранения и уничтожения;
• Снижение стоимости процессов занесения информации из входящих первичных учетных документов в учетную систему;
• Сокращение прямых издержек на доставку документов контрагентам;
• Повышение скорости проведения оплаты по сделке с контрагентом;
• Сокращение трудозатрат на согласование документов;
• Обеспечение быстрого доступа к информации по интересующим сделкам.

Где подвох?

• ТОП-7 самых популярных отговорок от обмена электронными документами
• 5 страшилок об электронном обмене документами
• Особенности использования электронной подписи для межкорпоративного документооборота

Сделайте первый шаг

1. Выберите систему документооборота, которая позволяет автоматизировать внутренний и внешний контур либо оператора обмена к вашей СЭД.
2. Определите круг ответственных за взаимодействие с контрагентами. Приобретите электронную подпись для них или проверьте, подходит ли имеющаяся у вас ЭП для оператора обмена.
3. Зарегистрируйтесь в сервисе оператора обмена.
4. Отправьте приглашение контрагентам.
5. Обменяйтесь первыми документами.

Уже получают выгоду от межкорпоративного документооборота

Далее читайте в разделе «Идеальный ЭДО проект»

• Бесшовно соединяем внутренний и внешний документооборот
• Роуминг – дело абонентов? Решаем сложный вопрос сообща
• Проблема подключения: уговорить или заставить?
• Едим слона по кусочкам, или Как масштабировать проекты внешнего электронного документооборота?