Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Межкорпоративный документооборот

Партнёры проекта:

Содержание раздела

 

Какой бывает внешний электронный документооборот (ЭДО)?

Какой вариант соответствует ситуации в вашей организации?

A.  Нет никакого электронного документооборота;

B.  Автоматизирован внутренний документооборот, но не автоматизирован внешний документооборот с контрагентами;

Если у вас другая ситуация, то рекомендуем разделы «Просто о СЭД» и «Идеальный ЭДО-проект».

Обработка документов контрагента без автоматизации

Обработка документов контрагента без автоматизации

А сейчас уже можно и нужно так:

Обработка документов контрагента используя электронный межкорпоративный документтоборот и сервис ЭДО

Почему сейчас?

  • Финансово-учетные документы могут составлять до 80% от общего объема документов.
  • Оптимизация внутренних и внешних процессов работы с документами важный элемент развития бизнеса.
  • Уже сейчас электронное взаимодействие с контрагентами поддерживается законодательством и технологиями.
  • Уже сейчас можно добиться экономического эффекта.

Экономический эффект от использования внешнего и внутреннего ЭДО - межкоропративный документооборот

Соединяем внешний и внутренний документооборот

Надо ли внедрять СЭД для начала обмена с контрагентами?

Не обязательно, но если у вас большой поток входящих и/или исходящих документов или сложные процессы согласования таких документов, то логичным развитием автоматизации будет внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Это даст максимальный эффект от вложений в информационные технологии.

Смешанный электронно-бумажный документооборот

Конечно, переход на электронный обмен это процесс постепенный. Поэтому будет ситуация смешанного документооборота. Но даже в таком виде можно большую часть работы с документами перевести в «электронную зону».

Схема смешанного документооборота - электронный и бумажный

Интеграция СЭД, внешнего ЭДО с электронным архивом и учетной системой позволят всем сотрудникам максимально работать с электронными документами, оставив бумажные только для архива.

Бизнес-эффект от автоматизации межкорпоративного документооборота

Автоматизация межкорпоративного документооборота позволяет достичь следующих эффектов:

  • Снижение стоимости процессов согласования и подписания документов внутри организации;
  • Сокращение прямых издержек на печать документов, обеспечение хранения и уничтожения;
  • Снижение стоимости процессов занесения информации из входящих первичных учетных документов в учетную систему;
  • Сокращение прямых издержек на доставку документов контрагентам;
  • Повышение скорости проведения оплаты по сделке с контрагентом;
  • Сокращение трудозатрат на согласование документов;
  • Обеспечение быстрого доступа к информации по интересующим сделкам.

Где подвох?

Сделайте первый шаг

  1. Выберите систему документооборота, которая позволяет автоматизировать внутренний и внешний контур либо оператора обмена к вашей СЭД.
  2. Определите круг ответственных за взаимодействие с контрагентами. Приобретите электронную подпись для них или проверьте, подходит ли имеющаяся у вас ЭП для оператора обмена.
  3. Зарегистрируйтесь в сервисе оператора обмена.
  4. Отправьте приглашение контрагентам.
  5. Обменяйтесь первыми документами.

Уже получают выгоду от межкорпоративного документооборота

 

Далее читайте в разделе «Идеальный ЭДО проект»