Внешний документооборот

Бумажная работа с удалёнными подразделениями и контрагентами — «боль» многих бухгалтеров и руководителей в России. Особенно если приходится отправлять документы за сотни километров, а они теряются в пути или в них обнаруживаются ошибки.

Выход есть — это межкорпоративный документооборот в электронном виде. Многие компании уже им пользуются. Как работает внешний документооборот в организации и нужен ли он вам, читайте на этой странице. Время на изучение — 1,5 часа.

• Внутренний и внешний документооборот. В чём разница?
• Что к внешнему электронному документообороту относится
• Как это работает? Схема внешнего документооборота
• Выгоды и «подводные камни»
• Если что-то остаётся на бумаге. Что делать?
• Переход на внешний электронный документооборот. Кейсы компаний
• Что ещё почитать по теме

Внутренний и внешний документооборот. В чём разница?

Документы, которые не выходят за пределы компании, относятся к внутренним. Без них существование организации невозможно. Внутренний документоооборот обеспечивает движение информации и коммуникацию между подразделениями и сотрудниками. Обычно для цифровизации таких процессов используют ECM-системы.

К внутренему документообороту относят уставы компании, приказы, заявления, протоколы, служебные записки, должностные инструкции и другие документы.

Внешний документооборот — это взаимодействие с партнёрами, государственными структурами, клиентами и т.д. То есть всё, что выходит за пределы организации: налоговая отчётность, счета-фактуры, акты, накладные и прочая документация.

Что к внешнему электронному документообороту относится

Внешний документооборот разделяют две группы — «бизнес-бизнес» и «бизнес-государство»:

Как это работает? Схема внешнего документооборота

По уровню цифровизации организации делятся на несколько категорий:

1. Нет электронного документооборота совсем.
2. Есть электронный внутренний документооборот, но с контрагентами работают на бумаге.
3. Все процессы и документы ведутся в цифровом виде.

Рассмотрим каждый случай наглядно — представим работу компаний на схемах.

1. Нет электронного документооборота совсем.

2. Есть электронный внутренний документооборот, но с контрагентами работают на бумаге.

3. Все процессы и документы ведутся в цифровом виде.

Последний вариант — полностью безбумажное взаимодействие с контрагентами. Оно говорит о том, что в компании есть и успешно реализуется стратегия цифровой трансформации.

Выгоды и «подводные камни»

Почему многим компаниям нужно переходить на внешний электронный документооборот:

• финансово-учётные документы составляют до 80 % от общего объёма документов — это огромный потенциал для цифровизации;
• оптимизация процессов работы с документами — важный элемент развития любого бизнеса;
• уже сейчас электронное взаимодействие с контрагентами поддерживается законодательством и технологиями;
• часто отказ от бумаг в работе — это требование контрагентов;
• изменения всегда приносят экономический эффект.

Какие выгоды можно получить? Во-первых, вы сэкономите на канцелярских расходах и доставке бумаг. Юридически значимый обмен электронными документами в 99 % случаев дешевле, чем работа по-старому.

Во-вторых, внешний электронный документооборот снижает количество кассовых разрывов и ускоряет оплату от контрагентов. Ну и в-третьих, документы проще хранить и искать, особенно если на пороге налоговая с проверкой.

Все выгоды внутреннего и внешнего электронного документооборота:

• снижение стоимости процессов согласования и подписания документов внутри организации;
• сокращение прямых издержек на печать документов, их хранение и уничтожение;
• снижение стоимости процессов занесения информации из входящих первичных документов в учётную систему;
• сокращение прямых издержек на доставку документов контрагентам;
• повышение скорости проведения оплаты по сделке с поставщиками;
• снижение трудозатрат на согласование документов;
• обеспечение быстрого доступа к информации по интересующим сделкам.

Экономическую эффективность перехода на электроный документооборот можно посчитать следующим образом:

А есть ли подвох? Всем ли компаниям нужны изменения? На самом деле электронный документооборот не выгоден только в одном случае — если компании не нужна прозрачность процессов и движения финансовых средств. Проще говоря, бумаги легче подделать.

Если что-то остаётся на бумаге. Что делать?

Переход на электронный обмен — процесс постепенный. Именно поэтому во многих компаниях сейчас используют смешанный документооборот, когда с частью документов работают уже в электронном виде, а другая остаётся в бумажном.

Но даже в этом случае можно большую часть работы с документами перевести в «цифровую зону»:

Интеграция с электронным архивом, ECM и учётной системой позволяют всем сотрудникам максимально работать с электронными документами, оставив бумажные только для архива.

Переход на внешний электронный документооборот. Кейсы компаний

Чтобы организовать межкорорпоративный обмен документами, достаточно пройти 5 шагов:

1. Выберите ECM-систему, которая позволяет цифровизировать внутренний и внешний контур либо оператора обмена. Желательно, чтобы его сервис мог интегрироваться с вашей текущей системой.
2. Определите круг ответственных за взаимодействие с контрагентами. Приобретите электронную подпись для них или проверьте, подходит ли имеющаяся у вас ЭП для оператора обмена.
3. Зарегистрируйтесь в сервисе оператора обмена.
4. Отправьте приглашение контрагентам.
5. Обменяйтесь первыми документами.

Уже получают выгоду от межкорпоративного документооборота

Что ещё почитать по теме

• Бесшовно соединяем внутренний и внешний документооборот
• Проблема подключения: уговорить или заставить?
• Едим слона по кусочкам, или Как масштабировать проекты внешнего электронного документооборота?
• 5 страшилок об обмене электронными документами
• Единый архив электронных и бумажных документов. Как организовать?