Как передать документы в архив без проблем и суеты?
Процесс приема-передачи документов в архив — всегда головная боль не только для архивиста, но и для структурного подразделения. Конечно, по правилам должен быть сформирован график передачи документов, но на практике он не всегда работает: то в архиве банально не хватает места, то в подразделении отчетный период, и некому готовить сдачу. Знакомая ситуация? Эта ситуация регулярно преследует нас. А теперь на голову еще готовы свалиться электронные документы! Как облегчить прием-передачу документации, как все сделать правильно, быстро и не нарушить законодательство, рассмотрим в статье.
Обзор и сравнение решений для электронных архивов
На рынке представлен ряд систем для организации электронного архива документов. Мы составили обзор популярных архивных систем.
Новые правила Росархива: как создать систему хранения электронных документов?
Система хранения электронных документов — логичное продолжение системы электронного документооборота (СЭД). Об этом как раз говорится в правилах Росархива, принятых в сентябре 2023 г. Согласно документу начинать создание СХЭД нужно с обследования документального фонда и наведения в нем порядка. А что дальше?
Электронный архив: когда без него уже не обойтись
Для чего хранить электронные документы (ЭД)? Как минимум для того, чтобы выполнять требование закона, где прописано, что госорганы, органы местного самоуправления, организации, индивидуальные предприниматели и нотариусы ОБЯЗАНЫ обеспечивать сохранность архивных документов столько лет, сколько указано в законах и нормативных актах России (125 ФЗ «Об архивном деле в РФ» гл. 4 ст. 17 п.1).