Просто об электронной подписи

Время чтения: 1,5 часа

Кому полезен раздел: всем, кто планирует или уже работает с электронной цифровой подписью (ЭП или ЭЦП).

Что «внутри»: теоретические и практические материалы в помощь новичкам и тем, кто использует ЭП.

1. Общие понятия

Электронная подпись (ЭП) — это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие в нём искажения информации с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации.

Сертификат электронной подписи подтверждает принадлежность открытого ключа (ключа проверки) ЭП владельцу сертификата. Выдаётся удостоверяющими центрами (УЦ) или их доверенными представителями.

Владелец сертификата ЭП — физическое лицо, на чьё имя выдан сертификат ЭП в удостоверяющем центре. У каждого владельца сертификата на руках два ключа ЭП: закрытый и открытый.

Закрытый ключ (ключ ЭП) позволяет генерировать подпись и визировать электронный документ. Владелец сертификата обязан хранить свой закрытый ключ втайне.
Открытый ключ (ключ проверки ЭП) однозначно связан с закрытым ключом и предназначен для проверки подлинности ЭП.

Подписание электронного документа и проверка его неизменности

Согласно Федеральному закону № 63 «Об электронной подписи» (далее — ФЗ-63), выделяется 3 вида ЭП:

Простая электронная подпись. Посредством использования кодов, паролей или иных средств она подтверждает факт формирования ЭП определённым лицом.
Усиленная неквалифицированная ЭП. Её получают в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи. ЭП позволяет определить лицо, подписавшее документ, и обнаружить факт внесения изменений после подписания.
Усиленная квалифицированная ЭП. Соответствует всем признакам неквалифицированной, но для создания и проверки ЭП используются средства криптозащиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Кроме того, сертификаты квалифицированной ЭП выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами (Перечень аккредитованных УЦ).

В соответствии с ФЗ-63 электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признаётся равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью. При этом обязательным является соблюдение следующего условия: между участниками цифрового взаимодействия должно быть заключено соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. Контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной ЭП.

2. Область применения электронной подписи

	Простая	Неквалифицированная	Квалифицированная
Внутренний и внешний документооборот
Арбитражный суд
Документооборот с физическими лицами
Кадровый ЭДО
Госуслуги
Контролирующие органы (ФНС, ФСС, ПФР)
Электронные торги

Все варианты использования разных ЭП

6 распространённых причин для того, чтобы приобрести ЭП:

Технология ЭП широко используется в системах электронного документооборота различного назначения: внешнего и внутреннего обмена, организационно-распорядительного, кадрового, законотворческого, торгово-промышленного и прочего. Это продиктовано главным свойством ЭП — она может быть использована в качестве аналога собственноручной подписи и/или печати на бумажном носителе.

Во внутреннем документообороте ЭП используется как средство визирования и утверждения документов, оформленных в цифровом виде. Например, во время согласования договора директор подписывает его ЭП, и это означает, что договор утверждён и может быть передан в исполнение.

При построении межкорпоративного документооборота (b2b) наличие ЭП является критически важным условием обмена, поскольку гарантирует юридическую силу. Только в этом случае электронный документ может быть признан подлинным и использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах. Подписанный усиленной ЭП документ также может длительное время храниться в цифровом архиве, сохраняя при этом свою легитимность.

3. Как выбрать сертификат электронной подписи

Во-первых, как уже говорилось, существуют различные виды электронной подписи. Участники цифрового взаимодействия вправе применять любой вариант по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей её назначения.

Во-вторых, выбор типа ЭП зависит от задач, которые необходимо решать с её помощью.

Вид ЭЦП	Область применения
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Получить сертификат УКЭП можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре..	Работа с бухгалтерскими первичными документами (например, подписание электронного счёта-фактуры, являющегося основанием для вычета сумм НДС)
	Сдача отчётности в государственные органы
	Межкорпоративный ЭДО
Простая или неквалифицированная. Эти виды электронной подписи можно создать самостоятельно.	Внутренний электронный документооборот (при наличии соответствующих локальных нормативно-правовых актов (далее — НПА)

Приобретая сертификат электронной подписи, вы должны чётко понимать, где он будет использоваться. Во-первых, цена его напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять. А во-вторых, нужно быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования ЭП указываются при заказе сертификата.

На практике бывают ситуации, когда применение ЭП зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы ЭДО принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром. Всегда важно убедиться, что нет никаких ограничений на использование вашего сертификата в той или иной информационной системе.

4. Обмен документами с электронной подписью

Межкорпоративный документооборот — это отправка и получение юридически значимых электронных документов (ЮЗЭД) от одного контрагента к другому (b2b). Перед бумажным он имеет существенные преимущества:

быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в цифровой форме в десятки раз оперативнее, чем на бумаге;
сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей документов между контрагентами: работа с ЮЗЭД намного дешевле.

И это еще не всё! Из описанных преимуществ следуют реальные экономические выгоды:

Компания зарабатывает больше за тот же период времени	Быстрый обмен документами с электронной подписью ускоряет бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), увеличивает скорость оборота денежных средств.
Появляются деньги для решения более значимых задач	Так как издержки на подготовку и передачу документов становятся ниже, освободившиеся финансы можно использовать в других направлениях.
Денежные средства остаются в обороте	Оперативные отправка и получение цифровых документов, а также и гарантия доставки позволяют вовремя подавать отчётность в налоговые органы и НДС к вычету.
Ускоряется работа, отнимавшая раньше много времени	В цифровом виде процедура обработки документа протекает легче и быстрее, так как используются средства автоматизации.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объёмом внешнего документооборота. Согласно действующему законодательству, в межкорпоративном ЭДО можно использовать:

письма (требующие юридической значимости);
договоры;
счета;
товарные накладные;
товарно-транспортные накладные;
акты выполненных работ и оказания услуг;
акты сверки взаиморасчетов;
счета-фактуры.

5. Что нужно для обмена юридически значимыми электронными документами?

Для начала необходимо решить следующие задачи:

Как подписывать ЭП и отправлять документы контрагентам;
Как принимать и проверять подписи на документах, полученных от контрагентов через сервисы ЭДО;
Как создавать, хранить (в том числе в архиве), искать и обрабатывать ЮЗЭД;
Как обеспечивать юридическую значимость в процессе архивного хранения.

Первые две задачи отлично решают сервисы межкорпоративного обмена под управлением операторов ЭДО. При выборе такого сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:

наличие необходимых лицензий у оператора;
возможности интеграции сервиса ЭДО с вашими корпоративными информационными системами;
ценовая политика и варианты тарификации.

Для решения двух других задач идеально подходят системы электронного документооборота, обладающие необходимым функционалом, проверенным временем. Например, система Directum.

В случае, если документы изначально создаются и обрабатываются в учётной системе, то системы электронного документооборота могут быть интегрированы с ними для приёма-передачи необходимых данных.

Вышеуказанные задачи могут отчасти «закрываться» решениями от оператора сервиса обмена и интегрироваться с бухгалтерскими программами или ERP-системами с выполнением дополнительных условий.

Обратите внимание на следующие факторы:

используемые на текущий момент в компании корпоративные информационные системы (далее — КИС) и их функциональные возможности применительно к решению задач межкорпоративного документооборота;
возможности интеграции КИС и сервиса ЭДО;
стоимость проекта подключения ваших КИС к сервису обмена;
комплексное решение всех необходимых задач на базе КИС.

6. Обязателен ли сервис ЭДО?

Чтобы наладить обмен документами с электронной подписью, подключаться к услугам оператора ЭДО совсем не обязательно. Выбор решения зависит от соглашения между контрагентами (можно использовать обычный email), которые приступают к цифровому взаимодействию. При самостоятельной организации процесса можно столкнуться с рядом трудностей.

Установка электронной подписи

Для подписания документов ЭП можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами. С каждым из ваших контрагентов придётся заключить отдельное соглашение о начале цифрового взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена.

После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых соглашений возникнет вопрос хранения документов. И это далеко не все задачи, которые вам придётся решать при самостоятельной организации межкорпоративного цифрового обмена. Также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.

Согласно Приказу Минфина России от 05.02.2021 № 14н, выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, то есть через оператора ЭДО. Сдача отчётности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.

Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора ЭДО. Решать вам, какой способ будет более эффективным.

7. Юридическая сила электронного документа

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы (юридической значимости) документа: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую силу цифровому документу, равно как и бумажному, придаёт обязательное наличие определённых реквизитов:

название вида документа (за исключением писем);
номер документа;
наименование организации или имя автора документа;
дата документа;
место разработки, издания, принятия или подписания;
подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа.

Существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными. Формализованные приобретают легитимность в том случае, если они подписаны квалифицированной ЭП и вы, как налогоплательщик, присоединены к регламенту обмена.

Другим важным фактором в обеспечении юридической силы является право автора создавать и подписывать документы.

8. Хранение электронных документов

Срок действия сертификата ЭП составляет 1 год. Хотя бухгалтерские документы необходимо хранить 5 лет. Но даже после истечения срока действия документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.

Штамп времени — это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания. Таким образом, в момент подписания проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно. Нужно лишь обратиться к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Хранение документов в цифровом виде можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

локально — на локальных серверах вашей компании, например, в СЭД;
в облаке — на серверах компании, услугами которой вы воспользовались.

Услуги архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

9. Использование электронных документов в судебной практике

Согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет и подписанные ЭП, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

На сегодняшний день суд принимает в цифровой форме заявления, ходатайства и отзывы. Подать исковое заявление можно через единую систему «Мой арбитр», на официальном сайте арбитражного суда, где будет рассматриваться дело, или на портале Высшего Арбитражного Суда РФ. При этом отправлять какие-либо документы на рассмотрение в суд могут только те лица, которые зарегистрированы в системе «Электронный страж», где у каждого пользователя свой личный кабинет.

В цифровой форме НЕ принимаются заявления об обеспечении иска, имущественных интересов, ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов.

Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств документы, оформленные в «цифре», достаточно сделать их копии в бумажном виде. Распечатанный образец следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя компании).

10. Нормативно-правовое поле использования ЭП

Основные НПА, регламентирующие межкорпоративный обмен цифровыми документами:

Гражданский кодекс РФ	Регулирует использование электронных документов и ЭП при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011	Регламентирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006	Даёт понятие электронного документа и смежных с ним областей, а также регулирует отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, применении информационных технологий, осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011	Устанавливает единые требования к бухгалтерскому учёту, а также разрешает составление первичных учётных документов в электронном виде и регулирует их использование.
Налоговый кодекс РФ	Определяет возможность использования электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).
Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н	Определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.

Представленные НПА составляют основу электронного документооборота между организациями. Для того чтобы начать взаимодействие, необходимо подключиться к оператору ЭДО или заключить с контрагентами соглашения об обмене электронными документами напрямую.

Специально для бухгалтеров мы подготовили сборник статей

Как начать обмен электронными бухгалтерскими документами? Как работать с первичкой в сервисе обмена и сдавать её в ФНС? Все ответы — в спецпроекте «Школа бухгалтера».

Начать изучение

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что представляет собой электронная цифровая подпись и нужна ли она вам. Также вы можете изучить раздел о том, как перейти на электронный документооборот и нужно ли внедрять ECM-систему в вашей организации.

Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на ECM-Journal всегда помогут вам в этом.