Что нужно знать юристу про ЭДО

Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs

Юристы довольно часто стали сталкиваться в своей работе с электронными документами. Многие из них не знакомы с практикой электронного документооборота, поэтому предпочитают работать по старинке с бумажными документами.

Однако рано или поздно всем приходится осваивать новый формат работы, поэтому давайте поговорим о том, что нужно знать юристу про обмен электронными документами. Тема будет интересна юрисконсультам организаций, которые часто имеют дело с договорами, первичной документацией и иными документами, сопровождающими сделки.

Нормативное регулирование

Обратимся к Гражданскому кодексу РФ (далее – ГК РФ). Статья 160 ГК РФ устанавливает возможность использования при совершении сделок разных видов подписи: электронной, факсимильной либо иного аналога собственноручной подписи. А статья 434 ГК РФ позволяет нам заключать договоры в письменной форме, в том числе и путем обмена документами посредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

В этой статье, конечно, речь идет об электронных документах.

Определение электронного документа дается в Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Мы же с вами будем рассматривать электронные документы, подписанные электронной подписью.

Электронная подпись бывает трех видов:

●    простая;

●    усиленная неквалифицированная (далее – неквалифицированная);

●    усиленная квалифицированная (далее – квалифицированная).

В использовании каждого из представленных видов электронной подписи есть свои нюансы, которые мы обсудим ниже.

Юридическая значимость и юридическая сила электронного документа

Прежде всего, отметим, что только документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

В остальных случаях контрагентам нужно заключать специальное соглашение, которое позволит признать электронный документ, подписанный простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, равнозначным документу, подписанному собственноручно. То есть от соблюдения порядка использования разных видов электронной подписи зависит, будет документ обладать юридической значимостью или нет.

Важнейшим моментом при работе с электронным документом является возможность достоверно установить авторство документа. На это прямо указывает ст. 434 ГК РФ. В противном случае электронный документ не будет являться юридически значимым.

Понятие юридической значимости дается в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», согласно которому юридическая значимость документа – это свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Обеспечить доказательства авторства позволит применение неквалифицированной или квалифицированной электронных подписей. В случае же использования простой ЭП сторонам необходимо согласовать правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП в соглашении (довольно часто это встречается в договорах между банком и клиентом).

Необходимо также соблюдать порядок обмена электронными документами. Так, законодательством определен порядок обмена счетами-фактурами (Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»), и только в случае полного соблюдения данного порядка счет-фактура будет обладать юридической силой.

Юридическая сила документа – это способность документа вызывать правовые последствия, то есть порождать права и обязанности сторон. Таким образом, право налогоплательщика на налоговый вычет возникает только тогда, когда обмен счетами-фактурами в электронном виде произведен в установленном законом порядке.

Говоря об обмене электронными документами, нельзя не упомянуть про операторов электронного документооборота (далее – оператор ЭДО) – непосредственно те организации, которые обеспечивают обмен электронными документами. На данный момент существуют операторы, обеспечивающие обмен ЭД между организациями и государственными органами, и операторы, производящие обмен между контрагентами (продавцом и покупателем, например).

Наиболее остро вопросы, связанные с ЭДО, встают в спорных ситуациях.

С какими проблемами может столкнуться юрист в ходе судебного разбирательства?

К сожалению, при ведении бизнеса могут возникать конфликтные ситуации, нередко выливающиеся в судебные разбирательства. Неоднократно мы уже говорили о проблемах представления электронных документов в суды, о неготовности аппаратов судов к работе с таким типом документов – эту информацию вы можете найти на нашем сайте (статьи «Судебный процесс и электронные документы», «Электронный документ в суде как письменное доказательство», также ознакомьтесь с записью вебинара «Казнить нельзя помиловать: электронное правосудие»).

При подаче электронных документов в суд могут возникнуть вопросы по поводу их оригинальности. Электронная форма документа непривычна для суда. Не вникая в тонкости электронного документооборота, суду трудно разобраться в толковании представленных документов, а, следовательно, сложно произвести оценку доказательств. Судья не сможет вынести объективное решение, не разобравшись в данном вопросе.

Для разрешения или недопущения такой ситуации можно:

●    обратиться к нотариусу для заверения копии документа (в случае представления электронного документа на бумажном носителе);

●    привлечь оператора электронного документооборот в качестве специалиста;

●    представить налоговую отчетность (например, декларацию), которая составлялась на основании представленных суду электронных документов. Такая отчетность проверяется ФНС РФ и может служить дополнительным доказательством юридической силы электронного документа.

Такими способами можно подтвердить факт заключения сделки и обосновать свои требования в суде или, наоборот, опровергнуть доводы другой стороны. Необходимо помнить, что электронные документы обладают такой же доказательственной силой, что и документы на бумажном носителе, просто представлены в иной форме.

На данный момент определенный порядок работы судов с электронными документами не установлен. В связи с этим судам приходится руководствоваться общими нормами судопроизводства. Основополагающими здесь является принцип законности при рассмотрении дел (ст. 6 Арбитражного процессуального кодекса РФ (далее – АПК РФ), а также ст. 75 АПК РФ, устанавливающая, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств.

Аналогично обстоит дело с гражданским судопроизводством.

Однозначный вывод о неготовности судебной системы РФ к работе с электронными документами сделать нельзя, но определенные трудности на данный момент существуют и связаны с непониманием самого принципа работы с электронными документами и электронными подписями, а также с деятельностью операторов электронного документооборота. Для решения данных трудностей операторы ЭДО со своей стороны сделали все необходимые шаги, поэтому есть основания ждать ответных мероприятий от органов государственной власти.

***

Несмотря на все пока еще неразрешенные вопросы и проблемы в применении электронного документооборота, мы хотели бы призвать юристов не избегать его. Чем раньше вы начнете работать с электронными документами, тем меньше останется «белых пятен» в законодательстве, регулирующем данную сферу!

Источник: Synerdocs