Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра.

См. предыдущие части ранее.

Оглавление

Часть 1. Документальное оформление в транспортной логистике: Основные направления оптимизации

Рынок транспортных услуг

Основные игроки на российском рынке

Необходимость оптимизации

Документальное оформление в транспортной логистике

Транспортировка

Хранение, размещение, отпуск

Посредничество в логистической цепи

Часть 2. Автоматизация документооборота между участниками логистической цепи и их клиентами для снижения издержек

Бизнес-процессы и документальное оформление

Классическая схема бизнес-процесса грузоотправления

Обязанности продавца и покупателя при обращении в ТЭК

Проблемы работы с документами

Основные направления оптимизации

Использование электронных документов и сервисов юридически значимого обмена

Обмен электронными документами с заказчиком

Обмен документами как часть сервиса транспортной компании

Часть 3. Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра

«Бумажные» тормоза ТТН

Оптимизируем процесс. Решение №1

Электронная ТТН. Решение №2

Выводы

Сегодня огромное количество первичных учетных документов в области B2B переведены в электронный вид и с помощью операторов электронных счетов-фактур осуществляется их передача между контрагентами, однако о переводе ТТН в России пока ничего не слышно. На сегодняшний день с   большинством грузополучателей, грузоотправителей и клиентов ТЭК уже обмениваются электронными счетами-фактурами, актами, накладными ТОРГ-12. Проблемной точкой остается только обмен ТТН – он происходит в бумажном виде. Тогда как, например, в соседней Белоруссии законодательство подстроилось под транспортную отрасль, и теперь ТТН передаются в электронном виде с помощью сервисов EDI с использованием электронной подписи.

«Бумажные» тормоза

Как известно, ТТН выписывается грузоотправителем как минимум в четырех экземплярах, каждый из которых подписывается. Водитель-экспедитор подписывает все экземпляры, тем самым соглашаясь с тем, что груз принят к перевозке и подтвержден факт передачи ответственности за сохранность груза ТЭК. Водитель-экспедитор забирает 3 экземпляра с собой, 4-ый остается у грузоотправителя. После сдачи груза водитель и грузополучатель подписывают 3 экземпляра ТТН, тем самым подтверждая факт доставки и приемки груза. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой. На основании ТТН ТЭК в свою очередь выставляет акт заказчику перевозки, а для водителя рассчитывается заработная плата.

И именно на этом моменте возникает основная сложность: грузоотправитель ожидает оригинала ТТН и акта, но если, предположим, водитель доставил груз во Владивосток из Москвы, ему необходимо время для того, чтобы довезти экземпляры ТТН до офиса компании, а если по пути следования будет взят следующий заказ – время осуществления взаиморасчетов между ТЭК и грузоотправителем значительно увеличивается.

В этой схеме присутствует еще одно заинтересованное лицо – клиент, обратившийся в транспортную компанию, которому необходимо осуществить отправку груза от грузоотправителя и доставить грузополучателю. В данном случае, клиенту, для подтверждения расходов на перевозку достаточно копии ТТН и оригинал акта выполненных работ по перевозке.

Оптимизируем процесс. Решение №1

Рассмотрим ситуацию. Если заказчик перевозки, грузоотправитель, грузополучатель и ТЭК уже обмениваются между собой электронными документами через сервис обмена, например, Synerdocs, то схема работы для них значительно не изменится.

Как и прежде, водитель заберет и доставит груз, все стороны подпишут соответствующие документы. Однако, существует возможность оптимизировать и ускорить процесс выставления акта за оказанные услуги.

●    Водитель, после подписания ТТН сторонами, вполне может сфотографировать оригинал документа и отправить в офис ТЭК.

●    В свою очередь, фото ТТН будет заверено усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) и отправлено вместе с актом и счетом на оплату в электронном виде заказчику перевозки через сервис обмена. Таким образом, гарантировано оперативное получение вознаграждения от заказчика перевозки.

●    Для того, чтобы обмен имел юридическую силу, должно быть выполнено важное условие, в договоре между грузоотправителем и транспортной компанией должно быть прописано использование документов по транспортировке в электронном виде, а именно то, что акт в электронном виде составляется на основании фото ТТН, которая в свою очередь является гарантом существования оригинала на бумажном носителе.

●    Чтобы защитить себя от рисков, стороны должны предусмотреть ситуацию невозврата оригинала ТТН, например, может производится возврат средств.

Еще одним преимуществом использования сервиса является возможность «отслеживания» груза отправителем. Когда грузополучатель подпишет товарную накладную или отправит уточнение по товарам, то отправитель будет уверен, что его груз доставлен, и это станет дополнительным основанием для выплаты вознаграждения ТЭК на основании копии ТТН.

Все документы на груз, такие как товарная накладная, счет-фактура, договоры, акты и многие другие могут быть отправлены в сервисе, с использованием квалифицированной электронной подписи за считанные минуты в соответствии с порядком обмена такими документами (обмен электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н).

Использование электронного документооборота не только значительно бы ускорило процесс получения вознаграждения за выполненные работы, но и оптимизировало бы в целом взаимодействие с контрагентами.

Электронная ТТН. Решение №2

Не так давно, в интервью отделу новостей ИА "Клерк.Ру", представители бизнеса выразили свое мнение по переводу ТТН в электронный вид и даже поделились вариантами реализации. Специалисты считают, что вопрос перевода такого документа в электронный вид будет вопросом самого ближайшего времени.

Когда компания желает избавиться от бумажных ТТН и вести весь документооборот в электронном виде, то конечно же, вопрос изначально встает о законодательном регулировании. Попробуем разобраться.

●    Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете», пунктом 2 статьи 9 установлены обязательные реквизиты первичного учетного документа.

●    Форма ТТН № 1-Т утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

●    ФЗ № 63 «Об электронной подписи» по-прежнему регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок.

Действующее законодательство РФ не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности в рамках гражданских отношений на использование при оформлении сделок любого формата документа в электронном виде, в том числе и документа, подтверждающего перевозку, если он содержит все необходимые сведения и реквизиты.

В целом, по моему мнению, схема работы значительно не поменяется, а на стороне каждого из участников будет оригинал ТТН в электронном виде со всеми необходимыми подписями.

1.   Водитель-экспедитор может иметь доступ к реестру электронных документов через планшет/смартфон, также имеет возможность подписывать документы в сервисе.

2.   В случае наличия веских оснований для дополнительного осмотра инспекторами ГИБДД, водитель может иметь возможность предъявить электронные ТТН, или имеет одну ТТН в бумажном виде, распечатанную из сервиса с отметками о подписании документа электронной подписью.

3.   К тому же, если в сервисах появится возможность создания таких документов как акт передачи, то можно значительно ускорить процесс урегулирования споров, если по пути следования товар был поврежден.

Пример ТТН в сервисе обмена

Как выяснилось, основные вопросы по переводу ТТН в электронный вид связаны только с реализацией и доверием новым технологиям.

Выводы

Организация процесса работы с ТТН с целью ускорения взаиморасчетов, конечно, в основном лежит на плечах самих ТЭК, однако любой контрагент нуждается в надежном, проверенном перевозчике и своевременном получении всех документов.

Несомненно, есть множество нюансов при заполнении товарно-транспортной накладной в электронном виде, но они есть и на бумаге.

Используя сервис обмена для передачи документов компания получает ряд неоспоримых преимуществ:

●    Вы можете работать в привычной вам информационной среде и готовить документы именно там;

●    Все документы, отправленные в сервисе надежно шифруются;

●    Заверенные УКЭП и отправленные документы любых форм имеют юридическую значимость;

●    Доставка осуществляется за считанный минуты, сокращаются сроки исправлений и корректировок;

●    И конечно, значительно сокращается время взаиморасчетов с контрагентами, не говоря о экономии на бумаге и почтовых отправках.

Автоматизация внешнего электронного документооборота транспортно-экспедиционным компаниям откроет массу возможностей для оптимизации всех процессов, начиная от своевременности расчетов с заказчиками, заканчивая оперативным выставлением счетов и значительной экономией на бумаге.

Источник: CFIN