Электронные документы в сфере бухгалтерского учета и аудита
Электронные документы заменяют бумажную массу. Бухгалтерский учет становится цифровым
По-настоящему «безбумажный» офис, возможно, еще не скоро станет реальностью как для коммерческих и государственных организаций, так и для частных лиц. Однако цифровые документы шаг за шагом вытесняют своих традиционных, бумажных собратьев за счет своей доступности и возможности экономить время и пространство. Для создания электронного документооборота и интеграции важных документов в бизнес-процессы часто требуется оцифровывать бумажные документы за пределами офиса. Именно в этом случае мобильные сканеры могут существенно увеличить производительность, создавая цифровые документы с возможностью поиска по ним. Они занимают мало места, гибко подстраиваются под любые условия и способны передавать отсканированные документы в облако по одному нажатию кнопки. Мобильные высокопроизводительные сканеры наилучшим образом подходят, например, для бухгалтерского учета, для работы в сфере аудита, юридических компаний, или организаций, предлагающих уход на дому.
Парадокс: практически каждая организация генерирует, хранит и передает данные и документы в электронной форме. Но это правило неприменимо к важным коммерческим документам, счетам и квитанциям. Компании по-прежнему стремятся использовать бумагу, преимущественно из-за убежденности в том, что такие документы должны быть только бумажными. Компании могли бы отказаться от огромного количества лишней работы, если бы они сканировали счета сразу после их получения, интегрировали в бумажный документооборот, а бумажные оригиналы сразу же уничтожали. Эта оперативная доктрина известна как «замещающее сканирование».
В то же время компании малого и среднего бизнеса часто сохраняют оригиналы счетов, квитанций и прочих налоговых документов в бумажной форме во избежание нарушения законов. Они боятся, что не смогут представить свидетельства в суде в случае невозможности предоставить оригиналы документов. До недавнего времени в законодательстве имелись указания только лишь в отношении сканирования и
электронной архивации в области коммерческого бухгалтерского учета для налоговых целей.
В России уже более 10 лет назад начался постепенный переход к системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде. Согласно Федеральному закону от 28.06.2013 №134-Ф3, с 2014 года все плательщики НДС теперь переходят на сдачу деклараций в электронном виде. Безусловно, процесс перехода в безбумажный документооборот будет продолжаться, а значит, необходимы и технические инновации для адаптации к новым стандартам.
Бухгалтерский учет входит в цифровую эпоху
На сегодняшний день деловые операции уже во многом представлены в цифровом формате. Неважно, о каком их аспекте идет речь — офисных решениях, инструментах для повышения производительности, ПО для управления проектами или данными клиента — нет практически ни одной задачи, в решении которой выгодной роли не играли бы цифровые помощники и интернет-решения. Они действительно помогают упростить рутинные операции, ускорить их выполнение и отказаться от использования бумаги. И, тем не менее, того, что уже стало обычным делом в офисах, многие компании, особенно малого и среднего бизнеса, по-прежнему лишены. Несмотря на огромные усилия по оцифровке документооборота, счета и квитанции об оплате остаются по ту сторону «бумажного Рубикона» во многих фирмах.
В результате большинство небольших компаний по-прежнему ведут бухгалтерию с помощью Word и Excel, а затем распечатывают бухгалтерские книги. Чтобы бухгалтерский учет стал частью цифровой экосистемы, требуется комплексное ИТ-решение для таких ключевых действий, как оформление счетов, регистрация квитанций и передача электронных документов.
Сила привычки
Многие компании обеспокоены высокой стоимостью организации электронного хранилища документов. Они также не уверены, будет ли оно удовлетворять требованиям аудита. Основной вопрос — как интерпретировать юридические аспекты электронного документооборота. Что нужно сделать, чтобы такой документооборот удовлетворял требованиям налоговых и судебных органов? Именно поэтому многие компании продолжают работать с бумажными документами, поскольку для них этот подход был и остается привычным. Тем не менее, в данном случае привычка превращается в препятствие на пути перехода к цифровым технологиям. Среди других препятствий — соображения, связанные с безопасностью и надежностью электронных систем, а также с расходами на них.
Как привлечь на свою сторону бухгалтеров по налогообложению
Бухгалтеры по налогообложению указывают, документы каких форм должны существовать в большинстве небольших компаний. При этом бухгалтерская отчетность в цифровой форме еще не стала общепринятым фактом. Большей части бухгалтеров по налогообложению требуются, как обычно, классические счета, квитанции и выписки о движении средств в бумажной форме. Только небольшая часть бухгалтеров уже принимают документы по электронной почте или через Dropbox, а еще меньшая — предпочитают работать с файлами, в которых содержится вся информация, связанная с бухгалтерским учетом.
Передача документов в цифровом формате, например, ZIP или CSV-файле, будет вполне достаточной на начальном этапе. Следующим шагом на пути к безбумажному офису является переход к диалогу с бухгалтерами по налогообложению. Только когда они согласятся на безбумажный обмен данными и/или документами, безбумажный офис станет реальностью.
Оцифровка как услуга
Взаимодействие с бухгалтером по налогообложению может упроститься, если станет возможным передача в цифровом виде необходимых документов. Налоговые эксперты могут помочь своим клиентам в оцифровке самых разных счетов, коммерческих документов и квитанций. Один из вариантов — предоставить клиентам мобильные сканеры, чтобы они могли оцифровывать документы самостоятельно. Это хорошая альтернатива покупке дорогих и сложных сканеров или МФУ, особенно для компаний малого и среднего бизнеса. Еще одним преимуществом такой модели является производительность, присущая современным документ-сканерам. Мобильные сканеры, такие как Fujitsu ScanSnap iX100 или ScanSnap S1100i, удобны в использовании. Например, iX100 сканирует со скоростью более пяти страниц в минуту и отличается встроенным Wi-Fi.
Это позволяет системам передавать отсканированные документы по безопасной беспроводной сети. Более того, отсканированные документы можно передавать напрямую на мобильные устройства, например, на ноутбук, установив специальное соединение. А еще одной возможностью бухгалтера по налогообложению является изучение налоговой документации у клиента, а затем оцифровка наиболее важных документов на месте с помощью мобильного сканера.
Краткий вывод
Преимущества полностью электронной обработки счетов и квитанций очевидны. Бухгалтеры по налогообложению также могут воспользоваться преимуществами цифрового документооборота. Им придется просматривать и регистрировать меньшее количество документов, что сэкономит место в архиве. А это важно, учитывая, сколько стоит аренда офиса в крупных городах. И, наконец, не тратится бумага, за счет чего вы делаете свой вклад в защиту окружающей среды. Переход к электронным документам повышает мобильность и скорость бизнес-процессов, не говоря уже об экологическом имидже компании.
|
Покупка сканера может в скором времени окупиться. Для небольшой компании с 15 сотрудниками, например, юридической фирмы или маркетингового агентства, консервативные оценки показывают, что на материалы расходуется почти 135 фунтов стерлингов ежемесячно, если каждый сотрудник делает пять копий в день и получает восемь листов бумаги. Добавьте к этому еще два распечатанных и отправленных по почте письма на сотрудника в неделю, и указанная цифра возрастет. Оценки производителей и Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM[1]) должны заставить нас задуматься: 67 процентов распечаток и копий вообще не нужны, а каждая копия стоит в среднем два пенса, по консервативным оценкам. Учитывая такие факторы, как время, потраченное сотрудниками на то, чтобы сходить к установленному в отделе принтеру и вернуться с распечаткой, мы видим, что документ-сканер, такой как Fujitsu ScanSnap iX100, может окупиться менее чем за месяц. Рентабельность будет еще выше, если учитывать усилия, потраченные сотрудниками на архивирование и поиск «потерянных» бумажных документов. Цифры свидетельствуют о том, что сотрудник архивирует пять процентов всех бумажных документов и тратит время на поиск документа два раза в месяц. Более того, сотрудники теряют в среднем один документ в месяц, из-за чего компания теряет ежемесячно около 460 фунтов стерлингов. |
[1] Отчет AIIM «Scan More, Print Less - save your small business a small fortune» («Сканируйте больше, печатайте меньше — сэкономьте своей компании небольшое состояние»)
Комментарии 0