Наверх
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в электронном виде, которая дает право подписи, например, сотруднику компании, и заменяет собой бумажный документ.
спецпроект

Бухгалтерия будущего

Машиночитаемая доверенность: что это такое и как работать с МЧД в 2022 году

С чем связано появление МЧД

Когда введут машиночитаемые доверенности

Правила работы с электронной доверенностью для руководителей и сотрудников

В каких сферах в 2022 году принимают МЧД

Что нужно сделать перед переходом на МЧД

Чего не хватает в МЧД

Получить запись доклада ФНС

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в электронном виде, которая дает право подписи, например, сотруднику компании, и заменяет собой бумажный документ. По сути это xml-файл с «зашитыми» данными о руководителе предприятия и работнике, которому выдаются полномочия.

Учредитель или генеральный директор определяет, кто имеет право применять МЧД, а также в любой момент может отозвать доверенность.

Alternate Text

Минцифры планирует внедрить нескольких форматов МЧД для взаимодействия с другими компаниями и для обмена документами с государственными органами.

Чтобы документ обрел юридическую значимость, руководителю фирмы необходимо заверить доверенность квалифицированной электронной подписью (КЭП). Затем уполномоченные работники могут заверять документы, прикрепляя МЧД. Так как данные «вшиты» в электронный файл, они распознаются автоматически. В случае же со скан-копией, чтобы проверить права того или иного сотрудника на подписание документов организации, нужно участие человека.

Электронные доверенности введены из-за новых пунктов в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Теперь работники должны заверять документы цифровой подписью физ.лица, ее же они могут применять и для личных целей. Но если необходимо подтвердить свои права для подписания документов, нужно прикрепить МЧД.

Как происходит сейчас

Работники заверяют документы электронной подписью (ЭП) юр.лица.

Сотрудник при необходимости подтверждает свое право на подпись, прикрепляя скан-копию доверенности, которая была оформлена в бумажном виде.

Как будет в 2023 году

Уполномоченное лицо ставит на документ цифровую подпись физического лица.

Действительность данных из МЧД (номер документа, КЭП руководителя) проверяется автоматически.

С чем связано появление машиночитаемых доверенностей

МЧД нужны для большей безопасности и прозрачности при заверении электронных документов уполномоченными лицами.

Прежний способ вызывал вопросы. Скан-копия бумажной доверенности не всегда гарантирует полномочия того или иного работника. Например, если сотрудник уволился, то узнать об этом можно, направив запрос в компанию, а это занимает много времени. В случае с МЧД, информационная система способна автоматически «подсветить» возможные опасности.

Более того, сейчас некоторые компании для упрощения работы используют дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Но это чревато финансовыми махинациями, так как любой человек с таким дубликатом может действовать от лица организации.

Внедрение МЧД снижает эти риски. Сотрудник заверяет документы личной ЭП, а машиночитаемая доверенность автоматически подтверждает его полномочия. Также владелец компании в любой момент может отозвать доверенность, если работник утратил право подписи.

Когда введут машиночитаемые доверенности

Предполагалось, что массовое использование МЧД начнется с 1 марта 2022 года, но бизнес оказался не готов к таким переменам, поэтому сроки перенесли на 1 января 2023 года.

Alternate Text

Минцифры хочет внести новые поправки в закон и перенести старт всеобщего перехода на 1 сентября 2023 года.

Изменения еще не одобрены правительством, поэтому до конца 2022 года действует тестовый этап, позволяющий заверять документы по прежней схеме: с помощью ЭП. Если кабмин пропустит эти поправки, переходный период будет продлен.

Во время тестового срока документы можно подписывать:

  • сертификатом руководителя (без МЧД);
  • сертификатами сотрудников (без электронной доверенности);
  • сертификатами физ.лиц (только с МЧД).

Правила работы с электронной доверенностью для руководителей и сотрудников

Еще не все правовые акты и нормы, регулирующие применение МЧД, опубликованы, но некоторые аспекты уже известны.

МЧД: как создать и что в ней должно быть

Сгенерировать электронную доверенность можно на базе платформы цифрового документооборота компании, если такой функциональность уже доступна в этой системе.

Не все сервисы электронного документооборота реализовали возможность создания МЧД. Дело в том, что есть организации, которым нужен массовый выпуск МЧД, например, более 5 тысяч экземпляров с периодическим отзывом или передоверием. Поэтому для доработки платформ требуется время.

Также можно сформировать МЧД с помощью провайдера ЭДО, государственного портала с реестром машиночитаемых доверенностей или в своей информационной системе.

После создания доверенности, руководитель фирмы обязан завизировать МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП). Затем доверенность попадет в реестр ФНС, а далее — в головной удостоверяющий центр (УЦ). Это необходимо для формирования единой базы МЧД. Предполагается, что с ее помощью заинтересованные лица смогут проверить актуальность и действительность данных.

Доверенности будут храниться у ФНС, операторов ЭДО и в информационной системе доверителя.

Согласно приказу Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857, документ должен содержать:

  • наименование, регистрационный номер и срок действия;
  • данные доверителя (физ.лица, ИП или юр.лица);
  • сведения о полномочиях представителя в виде кода из единого классификатора полномочий или текста в свободной форме. На данный момент регламентирован только перечень полномочий, созданный для ФНС.

Где руководителю бесплатно получить квалифицированную электронную подпись

Обзавестись КЭП можно в разных структурах, все зависит от типа компании.

Организация Место получения подписи
Руководителям коммерческих фирм, ИП и нотариусам сертификат выдают в налоговой или доверенных центрах
Представителям банков можно получить в УЦ Банка России
Сотрудникам госорганов выдают в УЦ Федерального казначейства

Обязательное условие: первичная выдача происходит лично, учредителю не получится отправить кого-нибудь вместо себя.

Сертификат выдается один на организацию, записывается только на токен без права копирования. Токен по внешнему виду напоминает флешку, его можно приобрести в специальном магазине или в УЦ.

Директор, действуя от лица организации, должен использовать только эту подпись, так как в сертификате фамилия, имя и отчество руководителя связаны с реквизитами компании.

Если необходимо, владелец компании может оформить для личных целей ЭП физ.лица.

Как отозвать электронную доверенность

Если сотрудник лишился права заверять документы компании, например, в связи с увольнением или переходом на другую должность., руководитель может отозвать МЧД. Для этого ему необходимо составить заявление и направить его в информационную систему, где хранится МЧД.

Заявление — это xml-файл с ЭП руководителя. Этот документ регистрируется в реестре ФНС. Однако единого стандартизированного формата для отзыва доверенности пока нет. Минцифры еще в процессе разработки.

Как сотруднику использовать МЧД

У работника, имеющего полномочия для визирования документов компании, есть два варианта отправки МЧД:

Alternate Text

Прикрепить файл с доверенностью к основному пакету документов.

Alternate Text

Указать номер доверенности, который был присвоен ФНС. По нему получатель сможет проверить: до какого срока действует МЧД, обладает ли подписант необходимыми полномочиями сотрудника, достоверна ли ЭП доверителя.

Где работнику получить электронную подпись

Человек может заказать сертификат в любом удостоверяющем центре. Важно, чтобы ведомство было аккредитовано государством.

Электронная подпись физического лица не содержит реквизитов компании, она выдается на любые цели. То есть человек может подписывать документы от лица неограниченного количества юр.лиц.

Раньше у бухгалтера, который работает на четыре компании, было несколько сертификатов юр.лиц. Сейчас достаточно одной подписи и четыре МЧД для подтверждения полномочий.

В каких сферах в 2022 году принимают МЧД

Сейчас электронную доверенность можно использовать в межкорпоративном электронном документообороте и для сдачи документации в ФНС и ФСС.

Для отчетности необходимо выслать МЧД в контролирующий орган, дождаться подтверждения, что эта доверенность проверена и зарегистрирована в системе. Затем при заверении и отправке данных, нужно будет вписать только номер МЧД.

Порядок работы с цифровыми доверенностями описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@@.

Что нужно сделать перед переходом на МЧД

  1. Разработать положение об использовании МЧД на предприятии и опубликовать приказ.
  2. Определить ответственного за доверенности, который будет контролировать перевыпуск и передоверие.
  3. Разработать инструкции по использованию МЧД в информационных системах предприятия.
  4. Определить список сотрудников, работающих с ЭДО.
  5. Сообщить контрагентам о сроках перехода на МЧД в вашей организации.
  6. Провести инструктаж сотрудников по работе с МЧД как при формировании исходящих документов, так и при обработке входящих.
  7. Организовать получение сертификатов физ.лиц на сотрудников.
  8. Сформировать доверенности на этих работников, подписать их сертификатом директора.
  9. Зарегистрировать подписи сотрудников в информационной системе.

Чего не хватает в МЧД

Требования к работе с машиночитаемой доверенностью нуждаются в доработках. Например, до сих пор нет правовых актов, объясняющих, как конкретно будет выстроена схема передоверия.

Непонятно, как предоставить полномочия другим юр.лицам, может ли человек с иностранным гражданством подписывать МЧД, как направлять такие доверенности в суды.

Также не все платформы электронного документооборота разработали форматы для подписания с МЧД. Пока известны стандарты для ФНС и ФСС.

Кроме того, участники рынка ждут классификатор полномочий и пояснений о механизмах перенаправления МЧД в головной удостоверяющий центр для хранения.

Получить запись доклада ФНС «Перспективы развития ЭДО. Машиночитаемая доверенность»

24 ноября 2021 года прошла ежегодная конференция для крупных компаний Directum Enterprise Forum. Фёдор Новиков, начальник Управления электронного документооборота ФНС, рассказал, как использовать МЧД при взаимодействии с налоговым органом, и что будет представлять собой блокчейн система для хранения доверенностей. Получите доступ к записи доклада, заполнив форму.