Госключ + КЭДО = быстрое подписание кадровых документов
Что вы знаете о Госключе? Мы — почти всё. Если у вас есть какие-то вопросы об использовании государственной технологии мобильного подписания, читайте нашу статью и, скорее всего, ответы найдутся.
Госключ — что это и когда пригодится?
Госключ — это мобильное приложение для удаленного подписания документов с сохранением юридической значимости. В нём можно бесплатно получить усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронные подписи и использовать их для заверения цифровых документов.
Инициатива Минцифры России была анонсирована летом 2021 года, и поначалу функциональность мобильного приложения была сильно ограничена. Сегодня с его помощью можно подписать целый ряд документов:
- заявление для регистрации бизнеса;
- договор
купли-продажи автомобиля; - заявление на расторжение брака;
- ипотечный договор;
- обращение в суд;
- акт приемки выполненных работ;
- кадровые документы.
Также через мобильное приложение можно подтвердить учетную запись на Авито и заключить соглашение о платном обучении в ВУЗе. Еще одна популярная у пользователей опция — сервис самоподписи: физлицо может отправить документ на подпись самому себе. Этот механизм удобно задействовать при оформлении актов приема работ, денежных расписок и других подобных документов, которые обычно создаются на бумаге и затем теряются.
Список доступных возможностей постоянно увеличивается.
С юридической точки зрения использование Госключа в правоотношениях законно, что закрепляют статья 22–3 ТК РФ и Постановление Правительства РФ от
Как получить подпись?
Для начала нужно скачать Госключ на смартфон — он доступен во всех основных магазинах приложений.
В зависимости от пула задач вы можете получить УНЭП или УКЭП — оба вида подписи выдаются бесплатно.
Для создания УНЭП у вас должен быть подтвержденный профиль на ЕПГУ. Вся процедура займет буквально несколько минут. С УКЭП чуть сложнее — потребуется заграничный паспорт с биометрией и функция NFC в телефоне, чтобы считать персональные данные.
Подпись формируется на один год, после чего ее можно будет выпустить заново. Приложение заблаговременно напомнит об истечении действия сертификата. Ограничений по количеству инсталляций на одного человека нет — можно установить отдельные экземпляры на смартфон и планшет и пользоваться ими по очереди.
В случае, если вы потеряли устройство или забыли пароль, подпись также можно выпустить повторно. Для этого рекомендуется обратиться в техподдержку проекта — компетентные специалисты сориентируют вас по дальнейшим действиям.
Как и зачем подключать Госключ к КЭДО?
Помимо точечных задач, госсервис можно интегрировать в кадровый электронный документооборот. Эта опция подробно изучалась в рамках эксперимента Минцифры, когда ведущие вендоры систем КЭДО тестировали новый сервис. Вывод, к которому пришли, — Госключ действительно можно подключать к электронному обмену кадровыми документами, и это дает конкретные эффекты:
- легко организовать массовую выдачу ЭП: если эта задача актуальна, госсервис помогает ее решить, ведь у большинства работников есть учетная запись на портале Госуслуг и смартфон;
- воспользоваться приложением можно всегда и везде, ведь телефон, как правило, под рукой. Даже если ваши сотрудники работают в цехах или в полях, они будут интегрированы в кадровое взаимодействие;
- дополнительный бонус — возможность использовать госсервис для подтверждения личности новичка при
онлайн-приеме . Как именно? Работодатель направляет кандидату на подписание любой предварительный документ, например, оффер. Так как для использования Госключа у гражданина должна быть учетная запись ЕПГУ, успешное заверение будет означать, что идентификация состоялась, а кандидат — действительно тот, за кого себя выдает.
Правда, при подключении Госключа к КЭДО нужно учесть пару нюансов:
- с компьютера функциональность приложения пока недоступна — для подписания придется перейти в интерфейс смартфона или планшета. Это может быть неудобно тем сотрудникам, кто постоянно работает с ПК;
- не во всякую информационную систему можно интегрировать Госключ — для этого ИС работодателя должна быть подключена к инфраструктуре электронного правительства.
Как это работает на практике? Госключ и Directum HR Pro
Компания Directum активно участвовала в эксперименте Минцифры и уже интегрировала возможности приложения в комплексную систему цифровизации кадровых процессов, документов и сервисов Directum HR Pro. Сотрудники компании на себе опробовали новый формат работы и остались довольны.
Интеграция государственного приложения и информационной системы настроена через API Госуслуг.
В системе можно смело использовать УНЭП Госключа. Этот вид подписи оптимален для рядовых сотрудников, так как такой ЭП они смогут подписать все документы, кроме тех, которые закон обязывает дублировать на бумаге — акта о несчастном случае, приказа об увольнении и документа, подтверждающего прохождение инструктажа по технике безопасности. К слову, последний вид документа, возможно, будет исключен из этого перечня уже весной 2023 года: на рассмотрение внесен соответствующий законопроект.
Работодатель для подписания ряда документов должен задействовать УКЭП. В случае с Directum HR Pro за ее получением пока придется обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, но в будущем интеграция с УКЭП Госключа также будет настроена.
Чтобы заверить трудовой документ через приложение, нужно сделать всего 3 шага. Не верите? Вы можете убедиться в этом, ознакомившись с нашим гайдом «Как подписать кадровые документы Госключом? Пошаговая инструкция». Он также поможет вам установить приложение на ваш смартфон.
Чтобы получить гайд, заполните форму ниже:
Редакция ECM-Journal продолжит следить за развитием ситуации на рынке и готовить актуальные материалы о цифровизации. Если у вас остались вопросы, пишите по адресу editor@ecm-journal.ru.