5 мифов об управлении проектами

Project management постоянно обрастает легендами о всемогущем менеджере и проекте, который завершился точно в срок и без единой сверх потраченной копейки. И это только верхушка айсберга. Иногда здравый смысл уходит в тень, и тогда рождаются мифы. Самыми интересными ежедневно делятся наши коллеги и друзья. Вот несколько из них.

Миф 1. У хорошего PM нет провальных проектов

Не ошибается тот, кто ничего не делает: отсутствием ошибок и неудач может похвастаться разве что начинающий менеджер, у которого за плечами совсем нет проектов.

Когда не знаешь множества нюансов процесса, особенностей команд, технологий и регламентов, в начале карьеры ошибки неизбежны. Но преодолевая их, мы приобретаем опыт и навыки, необходимые для роста квалификации.

Впервые встретившись лицом к лицу с трудностями, легко поддаться панике. Начинающие руководители нередко делают выводы, что управление – это не их призвание. Но помните, хорошими менеджерами проекта не рождаются.  Не сдавайтесь, любая проблема на проекте – это ещё одна ступень к профессиональному росту.

Миф 2. Руководитель проекта ответственен за всё

«Не успеваем в срок? Сотрудник не вышел на работу? Подрядчик в очередной раз затягивает сдачу? — Виноват руководитель проекта. А как по-другому, ведь этого его проект!». Знакомо? Перед нами ещё одна легенда проектного управления.

Давайте разберёмся. Руководитель несёт ответственность за команду, за соблюдение сроков и бюджетов, но он точно не может отвечать за то, что партия кирпичей при строительстве дома оказалась бракованной или безответственный подрядчик всех подвёл.

Отсутствие делегирования ответственности и мнимая экспертиза руководителя проекта во всех областях могут привести к некачественному исполнению задач, фокус его внимания сместится с главного – с управления. В итоге пострадает проект.

Кроме того, не стоит забывать, что ответственность за результат несут все участники проекта, а перекладывание ноши на руководителя – это попытка её избежать.

Миф 3. Менеджер знает лучше

Широкий кругозор – это замечательно, но знаете ли вы, сколько на Земле рек? Или что язык хамелеона вдвое длиннее его тела? Маловероятно. Так и менеджер не знает всех предметных областей.

Почему же существует миф? По мнению заказчиков, вышестоящего руководства, а иногда и самих менеджеров, руководитель должен знать ответы на все вопросы и мгновенно решать любую задачу. Руководитель – это лицо команды. Заказчик не знает программиста Ивана, который день и ночь восстанавливал сайт, или работников, которые трудятся на производстве. Поэтому все вопросы и шишки летят в адрес PM. Так и для вышестоящего руководства это единое окно решения всех проектных задач.

Такой способ коммуникации удобен, но может привести к негативным последствиям. В страхе получить очередной выговор или недовольство менеджер начнёт давать необдуманные и поспешные ответы без консультации с командой. В конечном счёте могут пострадать сроки, качество и бюджет проекта. Не стоит забывать, что за спиной управленца, может, и есть большой опыт по проектам, но совсем не обязательно, что все проблемы, с которыми сталкивается команда, лежат в зоне его компетенций.

Миф 4. Заказчик всегда знает, чего он хочет

На самом деле это не всегда так, нередки ситуации, когда заказчик представляет себе ожидаемый результат, но не знает, какими средствами его можно достичь. А иногда, наоборот, конечная цель сформулирована слабо и заказчик не может ответить на простой вопрос, для чего ему функциональность и какие задачи она должна решать.

Почему так происходит?

Одна из причин заключается в том, что рабочая группа со стороны заказчика, как правило, формируется из числа специалистов разных подразделений. Часто их интересы конфликтуют между собой, а иногда и вовсе диаметрально противоположны. Если не принять во внимание конфликт интересов, то на выходе можно получить результат, который не удовлетворяет всех заинтересованных лиц и вызовет волну недовольства.

Задача команды исполнителя — помочь заказчику в реализации желаемых требований, но и без сотрудничества членов рабочей группы и умения договариваться здесь не обойтись.

А ваши заказчики всегда знают, чего хотят?

Миф 5. Утверждённый план проекта неизменен

Слышали о том, что план проекта становится неактуальным сразу после составления? Во время планирования нельзя предвидеть все внешние обстоятельства, подрядчик может внезапно направить письмо о задержке поставки или специалист на производстве выявит ошибку, которая требует длительного исправления.

Также не стоит думать, что все изменения и задержки связаны только с исполнителем. Очень часто срыв сроков может возникать из-за длительного согласования и медленного принятия решений.

Стоит ли совсем отказаться от плана, если он теряет актуальность уже на старте работ? Конечно же нет, план – это путеводитель в проекте, а актуальный план ещё и незаменимый помощник.

Пренебрежение планом и его актуализацией грозит непредвиденными результатами проекта и заоблачными сроками их достижения. Кроме того, план позволят видеть взаимосвязи между этапами, пересечения ресурсов и помогает предупредить множество рисков, с которыми можно столкнуться в ходе реализации проекта.

План, это не закон, который нельзя нарушать. Обязательно поддерживайте его в актуальном состоянии и не бойтесь отклоняться, если того требует проект.

Иллюстрация: fandom.com