Kак СЭД и ЭДО правильно интегрировать между собой

На практике некоторые финансовые специалисты путают между собой систему электронного документооборота (СЭД) и технологию электронного документооборота (ЭДО). Разберемся, в чем различия СЭД и ЭДО и как их интегрировать между собой.

СЭД и ЭДО существуют достаточно давно, но тема развития ЭДО в дополнение с СЭД остается актуальной. Еще очень большое число компаний только присматривается к технологии ЭДО, несмотря на то что она активно поддерживается контрольно-надзорными органами РФ и немало компаний успешно используют ее уже несколько лет.

Некоторые компании до сих пор не различают СЭД и ЭДО, считая, что наличие СЭД автоматически означает наличие ЭДО. Однако СЭД, с точки зрения IT-архитектуры, только система, в которой могут электронным образом обращаться как настоящие безбумажные (электронные документы), так и сканированные копии бумажных документов. В итоге многие компании при наличии у них СЭД полагают, что у них есть настоящий ЭДО, но при этом продолжают подписывать документы на бумаге и платить за их сбор, обработку и архивирование.

В то же время многие компании, уже имеющие СЭД, начинают внедрять на внешнем и внутреннем документообороте именно электронные документы. Это безбумажные документы с электронной подписью и отсутствием бумажного оригинала в принципе. Именно такое постепенное развитие (сначала СЭД и далее ЭДО) является одним из типовых сценариев усовершенствования управления документопотоками компании.

Этапы внедрения юридически значимого ЭДО

Выделим основные этапы внедрения юридически значимого ЭДО в компании (при условии, что уже есть СЭД).

Этап 1. Анализ имеющихся документопотоков для последующего перевода на ЭДО. Принимайте во внимание как существующие законодательные, так и требования внутреннего контроля, а также готовность контрагентов перейти на ЭДО. В результате будет сформирован набор документопотоков и каждому присвоен приоритет.

Этап 2. Анализ форматов будущих электронных документов. Он включает оценку возможности и необходимости использовать структурированные и неструктурированные форматы электронных документов, исходя из законодательных требований и обычаев делового оборота. Таким образом по каждому виду документа будет утвержден формат, который будет использоваться в ЭДО.

Этап 3. Анализ модели использования различных типов электронных подписей в компании, от простой до квалифицированной. Для этого оцените требования к типу электронной подписи по каждому виду документов как внутри предприятия, так и на законодательном уровне. Ответьте еще на вопросы:

●   будете ли вы отправлять пакеты документов в расчете на одну хозяйственную транзакцию или на один тип документа,

●   сотрудники каких уровней и каких структурных подразделений будут участвовать в процессе согласования и подписания документа.

В результате получите модель управления электронной подписью в компании, на основе которой можно реализовать этапы 3 и 4.

Этап 3. Анализ дизайна подключения операторов ЭДО. На данном этапе вам надо определиться:

●   будете ли привлекать стороннего оператора, например, в случае отсутствия законодательных требований для этого;

●   сколько операторов будете подключать;

●   можно ли применять роуминг между ними;

●   насколько операторы покрывают целевую аудиторию ваших контрагентов;

●   насколько применимы интеграционные решения операторов ЭДО с учетными и СЭД- системами.

Ответы на эти вопросы помогут сформировать карту подключений, в том числе операторов ЭДО.

Этап 4. Анализ возможностей СЭД в части интеграции с ЭДО. Проверьте, поддерживает ли существующая СЭД новые технологические требования в части объемов хранения и проверки достоверности электронной подписи, архивирования и длительного хранения электронных документов, их передачи контрольно-надзорным органам, а также требований конечных пользователей ЭДО в части удобства процесса применения электронной подписи. В результате вы получите дизайн интеграции CЭД с технологиями ЭДО. В некоторых случаях организации меняют имеющуюся СЭД на более современные аналоги, чтобы технологически улучшить управление документооборотом.

Этап 5. Формирование внутренних нормативных документов по системе внутренних организационных и технологических контролей в процессе ЭДО, по использованию электронных подписей в компании. В результате будет составлен план формирования таких документов и технических регламентов компании, которые защитят ее от возможных будущих разногласий с сотрудниками, контрагентами и контрольно-надзорными органами в части признания достоверности и корректности применения электронной подписи. Кроме того, при формировании содержания данных документов компании обычно прорабатывают вопросы защиты от рисков утраты информации и ее недобросовестного использования, и соответствующие решения внедряются в операционные процессы и регламентирующие их нормативные документы.

Как избежать ошибок

При внедрении технологии ЭДО на базе СЭД уделите особое внимание трем моментам. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем.

1. Не всегда и не все нуждающиеся в переходе на ЭДО документопотоки переведены в СЭД. Некоторые документопотоки могут находиться непосредственно в учетной системе, либо продолжать быть в бумажном виде по разным причинам. При внедрении ЭДО стоит комплексно рассмотреть данные бумажные и электронные документопотоки на предмет их централизации в СЭД, при наличии объективных предпосылок для этого.

2. Не все системы электронного документооборота могут поддерживать надлежащую степень удобства удаленной работы. В итоге при переходе с бумажного документооборота с собственноручной «быстрой» подписью получится, что время, затрачиваемое на аналогичную операцию с использованием технологии ЭДО, увеличится. А причиной этому будет длительность обработки данных в существующей СЭД в режиме удаленного доступа.

3. Не все глобальные системы электронного документооборота достаточно адаптированы к российским реалиям. При выборе оператора обращайте внимание на опыт по реализации схожих проектов и конкурентные цены на поддержание технологии российского ЭДО в работоспособном состоянии в процессе его внедрения и/или использования. Еще один важный момент — это место хранения архива ЭДО в части документов, содержащих персональные данные.

Подытоживая вышесказанное, в наше время стремительного развития информационных технологий умение компании находить и применять правильные решения служит одним их ключевых факторов успеха, который обеспечивает ей высокую эффективность, управляемость и готовность к новым вызовам технологического времени.

Источник: CFO Cafe