ECM-Journal обновился!
Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.
Как перейти на электронные трудовые книжки, если кадровый документооборот ещё на бумаге

Как организовать перевод трудовых книжек «в цифру»? Какая работа ляжет на плечи кадровой службы и как подготовить рядовых сотрудников? Ответы на вопросы – в статье бизнес-аналитика Евгении Сарваровой.
Автор: Евгения Сарварова, бизнес-аналитик Directum
Как организовать перевод трудовых книжек «в цифру»? Какая работа ляжет на плечи кадровой службы и как подготовить рядовых сотрудников?
В состав Национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» входит федеральный проект «Нормативное регулирование цифровой среды», в котором есть пункт про перевод трудовых книжек в электронный вид.
В рамках проекта в 2019 году проходили подготовительные работы. В декабре были приняты 2 законопроекта, которые внесли правки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».
Теперь работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности своих работников напрямую в ПФР. |
2020 год будет переходным. Работодатели должны выбрать вариант передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР, известить сотрудников о переходе на новый способ работы, собрать с них согласие либо отказ от продолжения ведения трудовой книжки на бумаге.
Уже в течение этого года работодатели начнут точечно передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР о работниках, у которых будут возникать кадровые события в 2020 году. И только с января 2021-го работодатель должен будет передавать на постоянной основе сведения по всем своим работникам.
Что передавать?
В ПФР должна уходить структурированная информация о каждом кадровом событии: приёме, переводе, увольнении работника. При работе как с бумажными, так и с электронными трудовыми книжками важны только основные реквизиты приказов (распоряжений) руководителя, сами документы в ПФР передавать не надо.
На практике чаще всего подписание и ознакомление с приказами пока происходит на бумаге. Несмотря на это, уже сейчас можно и нужно организовать подготовку документов в информационной системе работодателя (если до сих пор такое не было сделано). Это позволит упростить подготовку приказов на основании утвержденных шаблонов, ускорить их согласование.
Ввод и хранение структурированных данных о кадровых событиях в информационной системе упростит будущую массовую передачу сведений о трудовой деятельности работников в ПФР – за счёт разработки выгрузки структурированных данных в нужном формате. В дальнейшем эта информация пригодится при формировании электронных личных карточек, если Минтруд всё-таки решит сохранить данный вид документа. Так что если у вас до сих пор не было системы по кадровому учёту, настало время её внедрить.
Организационные мероприятия
Если действовать строго в соответствии с требованиями ст. 2 Федерального закона №439 от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», то порядок действий будет следующий:
- В срок до 30 июня 2020 года работодатель уведомляет работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и о необходимости принятия решения о целесообразности ведения трудовой книжки на бумаге. Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки должно быть в письменной форме.
- В срок до 31 декабря 2020-го работодатель собирает заявления работников об отказе либо о согласии о дальнейшем ведении трудовой книжки на бумаге. Заявления также должны быть оформлены в бумажном виде.
Тут важно отметить, что государство оставило лазейку для тех, кто не любит рисковать: работник имеет право сохранить сейчас бумажную трудовую книжку, а спустя несколько лет всё-таки перейти на её электронный аналог. Кадровики передают в ПФР информацию о заявлении так же, как и о кадровых событиях. |
Шаблоны и образцы уведомления и заявлений о переходе на электронные трудовые книжки никак не регламентируются государством, поэтому работодатель вправе разработать свои формы документов.
- Параллельно с первым и вторым мероприятиями работодатель вносит изменения в ЛНА компании, если это потребуется. Обязательно ознакамливает сотрудников с изменениями.
Скорее всего кадровикам придётся отвечать на вопрос работников о том, надо ли им как-то дополнительно готовиться к переходу на электронные трудовые книжки. В особой подготовке нет необходимости. Сведения о трудовой деятельности для предоставления новому работодателю сотрудник будет получать у текущего работодателя при увольнении. Либо он сможет запросить их в личном кабинете ПФР, для доступа к которому потребуется подтвержденная учетная запись ЕСИА.
Технические мероприятия
Порядок передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР регулирует Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений». Постановление утверждает форму (СЗВ-ТД), порядок её заполнения, а также формат сведений для формы СЗВ-ТД в электронном виде.
Документы в форме СЗВ-ТД разрешено формировать и передавать в ПФР на бумаге только работодателям с численностью сотрудников менее 25 человек. Все остальные обязаны делать это исключительно в форме электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП) со стороны работодателя. Сведения передаются через так называемый «сервис» –телекоммуникационные каналы связи для представления формализованной отчётности в ПФР.
В связи с этим:
- Работодателю необходимо получить КЭП, если до сих пор он не сделал этого. КЭП нужна одна – только для руководителя организации. Рядовым сотрудникам не надо расписываться в документе формы СЗВ-ТД и, соответственно, электронную подпись для них выпускать не надо.
- В зависимости от количества сотрудников и желания руководителя разгрузить кадровиков можно выбрать один из вариантов формирования электронного документа в сервисе ПФР: вручную либо путем загрузки данных в формате xml. Первый вариант подойдет небольшим организациям, когда кадровику придётся формировать 1-3 документа в день.
Если организация крупная, то лучше организовать ввод и хранение данных о сотрудниках в информационной системе работодателя (о чём уже было написано выше) и настроить автоматическую передачу данных в формате xml в сервис ПФР.
Иллюстрация: www.pan.md.
Комментарии 0