Как перейти на электронные трудовые книжки, если кадровый документооборот ещё на бумаге

Автор: Евгения Сарварова, бизнес-аналитик Directum

Как организовать перевод трудовых книжек «в цифру»? Какая работа ляжет на плечи кадровой службы и как подготовить рядовых сотрудников? 

В состав Национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» входит федеральный проект «Нормативное регулирование цифровой среды», в котором есть пункт про перевод трудовых книжек в электронный вид.

В рамках проекта в 2019 году проходили подготовительные работы. В декабре были приняты 2 законопроекта, которые внесли правки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».

2020 год будет переходным. Работодатели должны выбрать вариант передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР, известить сотрудников о переходе на новый способ работы, собрать с них согласие либо отказ от продолжения ведения трудовой книжки на бумаге.

Уже в течение этого года работодатели начнут точечно передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР о работниках, у которых будут возникать кадровые события в 2020 году. И только с января 2021-го работодатель должен будет передавать на постоянной основе сведения по всем своим работникам.

Что передавать?

В ПФР должна уходить структурированная информация о каждом кадровом событии: приёме, переводе, увольнении работника. При работе как с бумажными, так и с электронными трудовыми книжками важны только основные реквизиты приказов (распоряжений) руководителя, сами документы в ПФР передавать не надо.

На практике чаще всего подписание и ознакомление с приказами пока происходит на бумаге. Несмотря на это, уже сейчас можно и нужно организовать подготовку документов в информационной системе работодателя (если до сих пор такое не было сделано). Это позволит упростить подготовку приказов на основании утвержденных шаблонов, ускорить их согласование.

Ввод и хранение структурированных данных о кадровых событиях в информационной системе упростит будущую массовую передачу сведений о трудовой деятельности работников в ПФР – за счёт разработки выгрузки структурированных данных в нужном формате.  В дальнейшем эта информация пригодится при формировании электронных личных карточек, если Минтруд всё-таки решит сохранить данный вид документа. Так что если у вас до сих пор не было системы по кадровому учёту, настало время её внедрить.

Организационные мероприятия

Если действовать строго в соответствии с требованиями ст. 2 Федерального закона №439 от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», то порядок действий будет следующий:

1. В срок до 30 июня 2020 года работодатель уведомляет работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и о необходимости принятия решения о целесообразности ведения трудовой книжки на бумаге. Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки должно быть в письменной форме.
2. В срок до 31 декабря 2020-го работодатель собирает заявления работников об отказе либо о согласии о дальнейшем ведении трудовой книжки на бумаге. Заявления также должны быть оформлены в бумажном виде.

Шаблоны и образцы уведомления и заявлений о переходе на электронные трудовые книжки никак не регламентируются государством, поэтому работодатель вправе разработать свои формы документов.

3. Параллельно с первым и вторым мероприятиями работодатель вносит изменения в ЛНА компании, если это потребуется. Обязательно ознакамливает сотрудников с изменениями.

Скорее всего кадровикам придётся отвечать на вопрос работников о том, надо ли им как-то дополнительно готовиться к переходу на электронные трудовые книжки. В особой подготовке нет необходимости. Сведения о трудовой деятельности для предоставления новому работодателю сотрудник будет получать у текущего работодателя при увольнении. Либо он сможет запросить их в личном кабинете ПФР, для доступа к которому потребуется подтвержденная учетная запись ЕСИА.

Технические мероприятия

Порядок передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР регулирует Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений». Постановление утверждает форму (СЗВ-ТД), порядок её заполнения, а также формат сведений для формы СЗВ-ТД в электронном виде.

Документы в форме СЗВ-ТД разрешено формировать и передавать в ПФР на бумаге только работодателям с численностью сотрудников менее 25 человек. Все остальные обязаны делать это исключительно в форме электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП) со стороны работодателя. Сведения передаются через так называемый «сервис» –телекоммуникационные каналы связи для представления формализованной отчётности в ПФР.

В связи с этим:

1. Работодателю необходимо получить КЭП, если до сих пор он не сделал этого. КЭП нужна одна – только для руководителя организации. Рядовым сотрудникам не надо расписываться в документе формы СЗВ-ТД и, соответственно, электронную подпись для них выпускать не надо.
2. В зависимости от количества сотрудников и желания руководителя разгрузить кадровиков можно выбрать один из вариантов формирования электронного документа в сервисе ПФР: вручную либо путем загрузки данных в формате xml. Первый вариант подойдет небольшим организациям, когда кадровику придётся формировать 1-3 документа в день.

Если организация крупная, то лучше организовать ввод и хранение данных о сотрудниках в информационной системе работодателя (о чём уже было написано выше) и настроить автоматическую передачу данных в формате xml в сервис ПФР.

Иллюстрация: www.pan.md.

Все статьи Евгении Сарваровой >>