Аппаратное обеспечение бумажного документооборота

Сергей Шашлов, Sen@ComDiv.ru

(Из цикла статей «Азбука сисадмина».)

Без бумажки ты букашка

А с бумажкой — человек...

Народное

При внедрении информационных технологий раньше делался упор на сокращение бумажного документооборота. Время показало, что акцент был поставлен неправильно. При официально оптимальной на сегодняшний день организации труда в соответствии со стандартами семейства ISO 9000 объём бумажных документов при полном и адекватном внедрении компьютерных технологий не сокращается, а возрастает. Немного, процентов на пять всего… Считается, что за счёт упрощения генерации этих документов. Вот сегодня мы и обсудим оптимальные способы перевода байтов в листы и обратно, т.е. увязки информационных и бумажных потоков. Проще говоря — печать и сканирование.

Тема для меня не новая, лет восемь назад я начал именно с неё на страницах сайта. Первая моя статья была как раз посвящена оптимальной настройке печати в малой ЛВС. Впоследствии было ещё одно обращение к этой проблеме, и подход отличался достаточно значительно от описанного в первый раз, прежде всего за счёт акцента на домашнюю печать.

Тенденции рынка

С тех пор поменялись условия жизни, типичный парк техники и подходы к делу. Так вот, сегодня речь пойдёт снова о совершенно другой методологии организации работы с бумагой. Времена меняются, и мы меняемся в них. Основные тенденции рынка печатающих устройств в очередной раз немного сместились. Происходит прежде всего насыщение рынка на фоне стабильности технологических составляющий. На самом деле, качество как лазерной, так и струйной печати давно достигло уровня, достаточного для удовлетворения практически любых потребностей пользователя. В то же время на рынке работает не два игрока, как в секторе процессоров или видеокарт, а только основных производителей, имеющих собственную технологическую базу, не менее пяти в каждом сегменте. Всё это приводит к жёсткой ценовой конкуренции, которая не может не сопровождаться коррекцией издержек. Проще говоря, качество исполнения младших моделей всё время снижается вместе с их ценой. Но обычно не за счёт функциональности или качества отпечатков, а прежде всего за счёт снижения долговечности и рекомендуемой максимальной нагрузки.

Лазер, и всё тут

Параллельно происходит реструктуризация рынка между технологиями печати. Струйные принтеры теснят со всех сторон. Цветная лазерная печать удовлетворяет большинство потребностей не только в деловой графике, но и в фотографической, если не нужно максимальное доступное качество. А сублимационные принтеры и влажный процесс печати, перешедший из мира аналоговой фотографии, также вполне способны составить конкуренцию струйным фотопринтерам, предлагая отличное качество за сравнимую цену.

Привело это к тому, что сейчас струйники уместны либо дома, для редкой печати небольших объёмов текста и фотографий (модели начального уровня), либо для индивидуальной фотопечати. Модели высокого уровня востребованы прежде всего профессионалами, и здесь рассматривать их неуместно. Какими бы ни были объёмы печати в небольшом офисе, оптимальными сегодня являются именно лазерные принтеры.

Комбайны наступают

Ещё одна тенденция, тоже уже не новая — преобладание МФУ над просто принтерами становится всё очевиднее. Та же ценовая война приводит к расширению производителями функциональности устройств. В домашнем секторе их «отвязывают» от компьютера и делают портативными. В корпоративном, к которому в этом разрезе можно однозначно отнести и SOHO (малый и домашний офис), обычными дополнениями стали сканер, превращающий комбайн ещё и в копир (также независимый от ПК) и факс-модем. Приобретение для небольшой фирмы отдельно факса или копира на настоящий момент целесообразно только в силу каких-либо очень специфических условий.

Не то чтобы я призывал на все рабочие места ставить МФУ. Я вообще не призываю ставить даже принтер на каждое рабочее место. Просто если когда-то в недалёком будущем планируется приобретение факса или копира для какого-то рабочего места или группы, то лучше объединить эти функции с функцией печати и взять комбайн.

С другой стороны движение к конвергенции проявляется в том, что в копиры средней и небольшой мощности практически повсеместно стали интегрировать интерфейс для подключения к ПК, превращая их тем самым в те же МФУ. Так что производители двух классов устройств сошлись в итоге на одном сегменте рынка, который вовсе не стал при этом шире. Наоборот — сузился за счёт унификации. Как я уже говорил, есть два способа получения прибыли в условиях ценовой войны. Это снижение ресурса техники, прежде всего нижнего ценового сегмента. И — торговля расходными материалами.

Грамотные картриджи

Проявляется это в ограничении права выбора пользователем поставщика расходных материалов. Первый, самый грубый и неприятный для потребителя способ — «чипование», установка защитной микросхемы. Она создаёт дополнительные трудности при использовании совместимых расходных материалов и раздражает экономных пользователей. К тому же достаточно легко обходится теми, кто профессионально занимается заправкой и восстановлением картриджей.

Второй путь, намного более тонкий — снижение ресурса самого картриджа. Наиболее точно рассчитанные компоненты ломаются одновременно с завершением тонера и, естественно, заметным износом барабана. Приводит это к полной нецелесообразности восстановления такого картриджа — новый обходится едва ли не дешевле при ощутимо лучшем качестве печати.

И возразить пользователю нечего — повторную заправку картриджа при его продаже никто и не обещал. Дополнительных мер по запрету её также не заметно. Но расходы на эксплуатацию возрастают существенно, а именно из них в основном состоит цена одной копии, являющаяся базовым критерием выбора при покупке принтера.

В общем те времена, когда на паре картриджей можно было выработать весь ресурс принтера, а фотовал менять через две-три заправки — в прошлом. По крайней мере, для моделей начального уровня, где производителю получить прибыль «в лоб» практически нереально.

Оправданная гигантомания

В то время как в среднем ценовом диапазоне эти грустные тенденции выражены меньше. Верхний ценовой диапазон не подлежит здесь рассмотрению, так как не применим в малых ЛВС. Его целевая сфера — крупные (даже не средние) предприятия и специальные задачи. Там всё серьёзно, без этих милых шуточек с ресурсом аппаратов и расходников — один раз потеряв лицо, можно утратить значительную долю рынка.

Так вот, в средний ценовой диапазон, условно возьмём его от одной до десяти тысяч учётных единиц, неприятные тенденции мелкого жульничества уже начали просачиваться, но пока их можно избежать при грамотном подходе к выбору производителя.

Поэтому суммарная стоимость владения относительно крупным агрегатом (выражаемая в стоимости одного отпечатка, иногда отдельно для монохрома и цвета) будет при условии выработки его ресурса за два-четыре года всегда значительно меньше, чем у небольшого выводка индивидуальных принтеров.

Против работают две вещи, в начале достаточно большой первый взнос, то есть цена самого сетевого МФУ. Объяснить необходимость такого вложения экономически грамотному человеку обычно труда не составляет, см. «цена копии» и TCO. (Total Cost of Ownership, суммарная стоимость владения. Иногда, чтобы не переводить аббревиатуру «тэ-си-оу», говорят тотальная стоимость обладания, это из серии недопоставки мазута за квартал ;-) А когда начинается работа с сетевым принтером, включается человеческая лень. В доставке отпечатанных документов отправителю задания разве что голубиная почта не используется, а особо ленивые постоянно клянчат именно для них индивидуальный принтер, абсолютно необходимый для крайне специфических и секретных документов. Бороться с этим можно только с использованием административного ресурса, к сожалению.

Сканирование, копирование и уничтожение

Здесь сказать почти нечего. Технологии устоялись очень давно, уровень даже простейших устройств вполне достаточен для малой ЛВС. Ещё раз — отельные сканеры и копиры целесообразны только в случае специфических требований или условий организации работы, в большинстве случаев лучше использовать МФУ.

Даже для отдельных устройств оптимален сетевой интерфейс. Он быстрее, поддерживается всё более широким спектром оборудования, менее проблемен в настройке и более гибок в плане организации работы.

Шредеры же стоит обслуживать только в том случае, когда системный администратор отвечает за всё, что включается в силовую розетку. Тогда чайники и микроволновки, а также кондиционеры доставят Вам массу интересных задач, чтобы не было скучно. Лично я придерживаюсь мнения, что сисадмин обслуживает ту технику, которая подключается к ЛВС. Вариантов же в небольших конторах может быть много, и сразу отказываться от гордого звания электрика наверное всё же не стоит.

Выбор производителя аппаратуры

Дело в общем случае скользкое и тёмное. Зависит не только от личных предпочтений выбирающего, но и, в основном, от доступности сервисных услуг, включая ту самую заправку и восстановление картриджей. Да-да, ставить крест на этом способе экономии средств ещё рано.

В конференции не только рядовые пользователи, но и технические специалисты, и даже представители производителей оставляют много интересной информации. При её анализе надо быть осторожным — если ещё пять лет назад она была в основном наивно правдивой, то теперь скрытые формы рекламы составляют значительную часть работы по продвижению продуктов и торговой марки. Но при регулярно чтении новостей и активном общении по интересующим вопросам такие «заказушки» отследить достаточно несложно.Информация правит миром, надо быть в курсе постоянно.

Я же придерживаюсь лазерных принтеров HP, может даже скорее по давней привычке, чем по сегодняшнему состоянию дел. Впрочем, поддерживают меня в моих заблуждениях и несколько независимых друг от друга человек, занимающихся обслуживанием печатно-копировальной техники и заправкой и восстановлением расходных материалов к ней. «Хотя и хьюлит нонеча не тот, что давеча…»

Цвет

Хотя цветная печать из опции всё больше превращается в необходимость, нет смысла закупать только цветные принтеры. Пусть он будет один на всю сеть, но качественный. Скорее всего тоже лазерный, как и другие печатные устройства. Если же помимо деловой графики надо печатать много полноцветных изображений, то целесообразно докупить ещё и струйный фотопринтер. Также правильнее не экономить и взять самый лучший. По стоимости отпечатка он получится скорее всего дешевле модели начального уровня. Кажущийся парадокс объясняется тем, что стоимость чернил к старшим моделям не выше, а часто и ниже, чем к младшим в линейке. Бумага вообще одинаковая используется. А в формировании цены отпечатка стоимость принтера нивелируется расходами на бумагу и чернила. Ресурс же старшей модели обычно — больше.

Те самые специфические потребности

Каждой небольшой конторе время от времени надо напечатать нечто, не укладывающееся в рамки повседневной работы. Визитки, раздаточные материалы к какому-то событию, рекламную продукцию, плакаты или даже книжки небольшим тиражом. Не имеет смысла держать для этого специальное оборудование. Это как раз прямое показание для аутсорсинга, т.е. для заказа некоторого ограниченного тиража в полиграфической фирме или рекламном агентстве. Как правило, это профессионалы, предлагающие полный цикл услуг, от выработки концепции компании через разработку макетов до подвоза готовой продукции. Но можно и вклиниться в этот процесс на любом этапе. Если ресурсов и навыков достаточно, то можно просто отвезти в типографию готовые файлы для печати. Решать Вам. Саму же печать таких особых материалов выполнять на уровне малой фирмы обычно нецелесообразно, если это не одно из направлений основной деятельности. Оборудование для неё может окупиться только при активной эксплуатации.

Чётко и кратко

Выше достаточно расплывчато и несколько сумбурно были изложены основные предпосылки к нижеследующим выводам. Которые будут конкретны и по пунктам, но не обоснованы, ибо всё уже сказано. Итак, руководство к действию.

●     Сегодня в малой ЛВС без специфических требований к печатной продукции следует использовать устройства печати, работающие на основе лазерной технологии

●     Для копирования и сканирования целесообразно применение МФУ, а не отдельных устройств, как и для работы с факсами

●     Печатно-копировальной сетевое устройство для малой или средней рабочей группы обеспечит лучшее качество отпечатков и меньшую их стоимость, чем индивидуальное

●     При выборе производителя надо прежде всего смотреть на надёжность его продукции, во вторую очередь — на возможность сэкономить на расходных материалах

●     Одного цветного лазерного принтера вполне достаточно, возможно в компании с фотоструйником, оба они должны быть ближе к старшим моделям.

Итак, единственный принтер в сети — это цветное лазерное МФУ, далее добавляем монохромное МФУ, далее можно просто монохромный мощный принтер, все сетевые. Возможно на любом этапе расширение функциональности при помощи фотопринтера, скорее всего струйного. Если потребности в печати не покрыты — значит они уже слишком специфические для обобщения, или организация работы не оптимальная.

Выводок индивидуальных принтеров на каждом столе вкупе с отдельными факсами, копирами и сканерами могут позволить себе организации, для которых финансовая сторона вопроса значения не имеет. Либо просто в том случае, когда всё это закуплено давно и спокойно доживает свой век. Но и в этих ситуациях лучше заблаговременно озаботиться приобретением мощного сетевого МФУ, сочетая удобство для пользователя от индивидуальной печати с экономичностью и качеством сетевой. Прослужат настольные старички опять же дольше при структурировании нагрузки.

Далее рассмотрим серверные задачи, которые обычно востребованы в малой ЛВС.

Данный материал можно и нужно критиковать в конференции, НО только предметно и конструктивно. По результатам обсуждения он может быть переработан и дополнен.

Продолжение следует...