Автоматизация бизнес-процессов с роботами или без?

Представляем вашему вниманию перевод статьи журналиста Эрики Морфи, в которой она разбирает, чем отличаются технологии управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) и роботизированной автоматизации процессов (Robotic Process Automation, RPA). Оригинал статьи доступен на сайте CMSWire.

PHOTO: Lorie Shaull

Однажды Кевин Беркхарт, вице-президент международной консалтинговой компании North Highland, помог клиенту выбрать приложение для роботизированной автоматизации процессов (Robotic Process Automation, RPA). Наверное, это был самый простой выбор в истории.

В компании хранилось более миллиона записей: электронных файлов и отсканированных изображений. В них нужно было быстро найти информацию о сроках оплаты счета. «RPA-система проверила набор из 400 тестовых записей за 3 секунды, – заявляет Беркхарт. – У группы людей эта работа заняла бы от 4 до 5 часов, а ведь RPA-система еще и гораздо более надежна». К тому же, RPA-система помогла обнаружить другую полезную компании информацию. Так выяснилось, что некоторые клиенты выставляли штрафы за просрочку до того, как вышел срок оплаты счета.

Такие истории сделали RPA любимицей индустрии автоматизации. В своем исследовании компания Forrester предсказала, что объем рынка роботизированной автоматизации процессов вырастет с 250 миллионов долларов в 2016 году до 2,9 миллиардов долларов в 2021-ом. К сожалению, иногда компании, ослепленные историями успеха и впечатленные результатами исследований, не подумав приобретают RPA-решения, хотя на деле нуждаются в более комплексном подходе к автоматизации, а именно в управлении бизнес-процессами (Business Process Management, BPM).

Неудивительно, что эти методологии путают. Они дополняют друг друга, но их цели и содержание серьезно отличаются. «BPM и RPA – это две стороны одной монеты, – говорит Сыюн Лю, генеральный менеджер Сингапурской компании CFB Bots. – Обе концепции являются ценным инструментом оптимизации процессов компании».

«Они не исключают друг друга, – продолжает он. – Часто лучшие результаты достигаются, когда RPA и BPM используются совместно».

Разница между BPM и RPA

Хотя обе концепции предназначены для автоматизации и их все чаще используют в проектах по цифровой трансформации, одна не может заменить другую. «BPM предоставляет более комплексный подход, – говорит Мигель Вальдес Фаура, генеральный директор и сооснователь компании-провайдера BPM-платформ Bonitasoft. – BPM допускает интеграцию с другими внешними технологиями, предоставляя средства для оптимизации процессов и повышения эффективности вовлеченных в них сотрудников».

RPA, напротив, не привязана к конкретному приложению и больше всего пользы приносит при автоматизации повторяющихся задач. «RPA базируется на низкоуровневых событиях и взаимодействиях, например, использование мыши или клавиатуры, веб-скрапинг. С помощью RPA относительно легко сделать все то, что можно сделать через обычное компьютерное приложение с пользовательским интерфейсом».

Еще одно ключевое отличие – период времени, необходимый для окупаемости затрат. «От современных управленцев требуют моментальных результатов. В этом плане внедрение RPA – это как достижение производственной эффективности на стероидах».

Как используется RPA?

Беркхарт сообщает, что RPA начала широко использоваться в финансовом секторе, потому что такие компании зачастую хранят большое количество данных в устаревших системах, – а это основной сценарий использования RPA. «Когда автоматизируется большое количество процессов, завязанных на огромном объеме данных, сразу видишь результаты: снижение затрат и рисков, повышение эффективности, – говорит он. – В этом случае легко определить, какую пользу технология может принести бизнесу».

Однако, реальная ценность RPA проявится, когда в эти решения будет добавлен искусственный интеллект (ИИ). Специалист компании Forrester отмечает: «Когда к технологиям RPA будут добавлены элементы ИИ, их перестанут применять только к рутинным задачам. ИИ играет все большую роль в цифровом взаимодействии, и, в конце концов, RPA станет лишь малой частью общего рынка инструментов с элементами искусственного интеллекта».

Пока же RPA используется для автоматизации рутинных задач, например, как в случае с клиентом Беркхарта, для поиска информации в записях.

Как используется BPM?

BPM, напротив, используется для автоматизации процесса от начала и до конца. По словам Холли Лайк-Хо-Глэнд, главного научного сотрудника в области управления процессами и контроля эффективности в компании APQC, которая занимается сопоставительным анализом и повышением производительности, это делается несколькими способами:

●   Выявление и прояснение всех административных функций, связанных с процессом.

●   Описание работы, которую выполняют люди, то есть их workflow.

●   Выявление точек оптимизации этих workflow.

«BPM – это не только стандартизация и документирование, но и способ привлечения людей к совместной работе», – говорит она. В конечном счете, BPM – это изучение процесса, выявление уровня его эффективности и поиск возможностей для повышения этой эффективности.

Как понять, что вам нужно

Теперь, когда мы прояснили отличия между двумя концепциями, выбрать, какая из них нужна для конкретного проекта автоматизации, должно быть проще. По словам Вальдеса Фауры, RPA стоит использовать для автоматизации всего, что можно автоматизировать без интеграции и что не является постоянным источником изменений. А BPM имеет смысл делегировать взаимодействие между людьми, в особенности действия, требующие оценочных суждений. Кроме того, BPM можно применять для интеграции со сторонними системами.

Скорее всего, сложный проект потребует использования обеих концепций. Приведем пример типичного сценария совместного использования BPM и RPA. BPM автоматизирует целый бизнес-процесс, например, удовлетворение требований о возмещении убытков страховой компанией, а RPA используется в рамках одного или двух шагов этого процесса, к примеру, перенос записей из одной базы данных в другую. «В прошлом BPM бы перенаправила это задание человеку, – говорит Фил Симпсон, менеджер по маркетингу продукта JBoss в компании Red Hat, провайдере решений с открытым исходным кодом. – Теперь его можно передать роботу, которого обучили выполнять ту же самую работу».

Перевод: Тырина Елена.

Источник: CMSWire