Бумага, прощай: Россия на пороге оцифровки архивов

10 февраля 2022 года на официальном сайте Президента России были опубликованы 36 поручений по итогам совместного заседания Госсовета и Совета по науке и образованию.

В одном из таких поручений, выданных главе Минцифры Максуту Шадаеву совместно с руководителем Федерального архивного агентства Андреем Артизовым и президентом РАН Александром Сергеевым, говорится:

На сегодняшний день (16 августа 2022 г.) нет никакой информации о том, что главы Минцифры и РАН подготовили отчет о концепции либо выступили с докладами.

Есть просто поручение, без деталей и уточнений, и открытые вопросы — о каком объеме архивов идет речь (региональные или федеральные имеются в виду), о каких выделяемых бюджетах говорится?

Почему цифровые архивы не получили широкого распространения?

Задачу по оцифровке архива поднимали на федеральном уровне еще в 2011 году. Предполагалось, что ее проработают в рамках государственной программы «Информационное общество (2011–2020 году)», но последняя так и не была реализована.

Скорее всего, тормозящими факторами послужили финансовые сложности и неготовность законодательства к серьезным изменениям.

Если копнем глубже, то выяснится, что на региональном уровне вопросы оцифровки архивов тоже поднимались, но остались нерешенными. Это следует со слов директора Объединенного государственного архива Челябинской области, крупнейшего в УрФО госархива, Игоря Вишева.

В ноябре 2021 года он дал интервью «Южноуральской панораме», в котором высказался, что хранение на бумаге надежнее, чем в электронном виде, даже несмотря на то, что подконтрольный ему архив уже взял курс на использование современных систем ЭДО: «Но бумага есть бумага. А электронный носитель… Ну вот случись какой-то сбой, вирусная атака, и где потом его искать?».

Для того чтобы нововведения прижились и заработали, нужно время. А архивная база между тем растет и увеличивается с каждым годом. Расширяется и перечень документов, которые подлежат обязательному хранению.

Об этом свидетельствует недавно подписанный закон о выделении архивов нотариальных документов, который определяет нотариальный архив как создаваемое нотариальной палатой региона структурное подразделение и осуществляет хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов.

При этом самого нотариуса этот закон тоже обязывает переводить документы в электронный вид и передавать их на хранение в единую систему нотариата.

Узнайте больше о сервисах для оцифровки архивов здесь.

Как подготовиться к оцифровке архивов?

Пока рынок ждет концепции, которая прольет свет на все темные пятна оцифровки архивов, дам несколько рекомендаций, что делать бизнесу сегодня. Ориентируйтесь на НПА прошлых лет Руководствуйтесь тремя основными нормативно-правовыми актами. Все они так или иначе регламентируют и дают рекомендации, как оцифровывать архивы:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ № 24 от 2 марта 2020 года «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
3. Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом — ВНИИДАД, Москва 2012 год.

Кстати, до появления 36 поручений президента, о которых говорилось выше, 17 мая 2021 года был зарегистрирован законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части использования и хранения электронных документов) и направлен в Государственную думу.

По состоянию на 16 августа 2022 года законопроект принят в первом чтении, но дальнейший его жизненный путь поставлен на паузу. Однако из формулировок документа с текстом закона можем сделать два вывода:

1. Вводится понятие «конвертация электронного документа». Конвертированный документ признается равнозначным исходному электронному документу, подписанному усиленной квалифицированной электронной подписью.

2. Изменяется понятие «электронный дубликат документа». Теперь это копия бумажного документа, представленная в форме электронного документа. Дубликат признается равнозначным исходному документу при соблюдении того, что он не изменен, подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, имеет штамп времени и иных требований.

Есть исключения: нельзя создавать электронный дубликат на документы, удостоверяющие личность, содержащие государственную тайну и состоящие в Архивном фонде РФ. Все остальные могут быть созданы и признаны равнозначными бумажным.

Предлагаем заинтересованным ознакомиться с законопроектом самостоятельно. Здесь выделены лишь самые важные моменты.

Главный вывод — законопроект предполагает сделать оцифровку архивов более доступной и поможет организациям вести архив полностью в электронном виде. Так, если вы правильно оцифруете оригиналы, создадите дубликаты и выполните конвертацию, то сможете уничтожить бумажные подлинники и высвободить архивные площади.

Изучайте опыт компаний, которые уже оцифровали архивы

Приведу в пример два кейса из разных отраслей. Берите на вооружение опыт коллег.

Оцифровка архива энергосбытовой компании

К нам обратилась крупная энергосбытовая компания с задачей оцифровать архив документов за последние 5 лет. Объем был внушительный — 350 тыс. документов (1,7 млн страниц). Всего 39 видов: паспорта, кадастровые документы, выписки ЕГРН и ОГРН, ИНН и др.

Проект по оцифровке архива занял около 9 месяцев. Для классификации документов, извлечения реквизитов и занесения в нужный подраздел архива использовались технологии искусственного интеллекта.

Итого задача по оцифровке выполнена, бумажный архив частично уничтожен (только то, что разрешалось по законодательству). Сегодня заказчик регулярно использует решение по оцифровке с искусственным интеллектом в операционной деятельности — в абонентском отделе документы обрабатываются сразу в электронном виде.

Оцифровка нетиповых документов (чертежей)

В проектной организации, занимающейся конструированием и созданием деталей для космической отрасли, накопился архив чертежей и спецификаций за последние 3 года. Всего — 85 тыс. документов (127 тыс. страниц). Работать с архивом стало сложно.

Проект по переводу архива в цифровой вид продлился 6 месяцев. Здесь также применялся искусственный интеллект, конкретно — технологии по распознаванию документов. Причем отличительной особенностью кейса стало то, что сервис распознавания работал в облачном формате и дополнительно привлекались верификаторы, так как искусственный интеллект пока не всегда хорошо справляется с чертежами.

В итоге документы заказчика переведены в электронный вид, что ускорило поиск и оперативный доступ к ним. Бумажные подлинники остались целы, так как это обусловлено законодательством.

Используйте чек-лист по подготовке архива к оцифровке

Несмотря на то что все мы находимся в режиме ожидания, есть несколько шагов, которые можно предпринять прямо сейчас и подготовить себя к предстоящим возможным изменениям. Получился такой чек-лист:

1. Проведите анализ текущего архива и определите его ценность. Разделите на те документы, которые можно не хранить, и те что можно оцифровать.
2. Запланируйте бюджет на оцифровку. Подготовьте себя заранее к предстоящим изменениям. Когда законопроект примут, и он вступит в силу, вам останется только малая часть — уничтожение бумаги. А если проект не примут, то рано или поздно в законодательстве будут другие изменения, связанные с архивами.
3. Если бюджеты выделены, запускайте работы. Потенциал работ по оцифровке архива объемный, реализовать их оперативно в моменте не хватит ни ресурсов, ни денег. Поэтому лучше делать это постепенно. Также беспроигрышный вариант — передать работы на аутсорс вендору.