ЭДО в ритейле и не только. Часть 1. Электронные расхождения и подготовка документов за контрагента

Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs

Продолжаю знакомить вас, на первый взгляд, с вполне стандартными бумажными процессами, которые можно и даже нужно переводить в электронный вид. Рассмотрим их на примерах реальных проектов. В этой и следующей статьях поговорим о задачах, решаемых не только в области ритейла, но и в целом межотраслевых.  Какие процессы еще ожидают перехода на новый уровень? Давайте разбираться вместе.

Можно ли работать с расхождениями в электронном виде?

Конечно, да. Законодательство разрешает переводить данные документы в электронный вид, а формализация обсуждается на уровне Министерства финансов и Федеральной налоговой службы уже как минимум третий год. В начале 2018 года были новости о том, что в ближайшее время опубликуют формат ТОРГ-2. При этом в проекте закона речь идет исключительно об этом документе. А что делать тем, кто использует, например, М-7 или акты произвольной формы? Такие компании, к слову, тоже есть, и их не мало.

Недавно мы проводили исследование использования тех или иных форм документа среди наших клиентов. Абоненты Synerdocs заявили, что чаще всего применяют ТОРГ-2, на втором месте – акты М-7, остальные пользуются актами произвольных форм:

Большинство клиентов Synerdocs используют в работе ТОРГ-2

Интернет-магазины, работая на бумаге, как правило, оформляют расхождения одним из двух способов:

1. Подписывают ТОРГ-12 с учетом расхождений, составляют ТОРГ-2, отправляют документы сразу с водителем-экспедитором по окончанию разгрузки, со следующей поставкой или же почтой.
2. Производят вычерки в товарной накладной и с данными отметками отправляют ТОРГ-12 обратно.

При такой работе с документами возникают следующие проблемы:

• невозможно отследить, какие позиции приняты, а по каким есть расхождения;
• бумаги до контрагента идут долго и теряются в пути;
• затягивается процесс выставления закрывающих документов.

Ритейлеры испытывают потребности:

• сократить время на получение оплаты товаров и услуг;
• уменьшить сроки выставления корректировок и закрывающих документов;
• обеспечить прозрачность процесса;
• получить оперативный доступ к документам.

Перейдем к примерам

Wildberries – крупнейший розничный интернет-магазин одежды, обуви и аксессуаров в России. У компании есть свои точки выдачи товаров, курьерская доставка. В большей части документооборот автоматизирован с помощью сервиса Synerdocs.

Как происходил обмен бумажными документами у Wildberries:

1. Поставщик отправляет товарную накладную покупателю.
2. Покупатель:

• видит расхождения (например, по качеству или количеству);
• формирует, подписывает и отправляет ТОРГ-2;
• ставит штамп на товарной накладной о том, что он подписан с расхождениями по акту ТОРГ-2 и вручную указаны номер, дата его составления;
• подписывает саму товарную накладную и отправляет поставщику.

Подписание бумажных документов может затягиваться до нескольких дней

Последовательность в случае ЭДО будет той же самой. Разница лишь в том, что при обнаружении расхождений интернет-магазин практически мгновенно уведомляет об этом поставщика, выслав ему подписанную с учетом расхождений ТОРГ-12 и составленный акт ТОРГ-2, прямо в сервисе.

Перевод накладных и расхождений в электронный вид ускоряет подписание документов  

Результаты перехода на внешний ЭДО в Wildberries:

• подписание происходит в рамках 1 дня;
• сокращены сроки выставления закрывающих документов;
• обеспечена юридическая значимость процесса;
• достигнута экономия на бумаге и почтовых отправках;
• нет необходимости в массовом хранении бумажной документации.

Как еще можно оформить расхождения?

Все зависит от того, как вы привыкли работать. Например, если вам удобнее пользоваться корректировками, то схема будет выглядеть так:

А если удобнее оформлять возвратные счета-фактуры, то так:

Выгоды, которые компания получает в ключевых процессах:

• оперативная доставка и принятие к учету;
• ускорение выявления расхождений;
• отслеживание позиционно принятых/непринятых товаров с целью дальнейшей продажи;
• сокращение затрат на печать;
• снижение издержек на хранение документов;
• минимальные затраты на пересылку;
• 5 рублей за 1 документ вместо 40 («Почта России») или 70 (курьер).

Как подготовить документы за контрагента?

Еще одна межотраслевая задача, которая касается не только ритейлеров, но и многих других компаний, – это подготовка документации за контрагентов.

Часто компании сталкиваются с отсутствием единого оформления документов. Как следствие, увеличивается количество расхождений и появляется множество ошибок. В свою очередь это приводит к бесконечным исправлениям документов, трате нервов, времени, а иногда и к срыву сроков сделок.

Какие явные проблемы можем выделить:

• поставщики совершают множество ошибок при заполнении;
• трудоемкие ручные проверки заказов и данных в первичных документах;
• большой объем бумажной документации.

Соответственно, ритейлеры стремятся:

• сократить затраты на обработку;
• быстрее выставлять закрывающие документы;
• отслеживать некорректно выставленные документы и не тратить время на их обработку.

Сервис обмена позволяет решить эти задачи благодаря подготовке документов за контрагента. Ему остается ознакомиться с содержанием, будь то первичка или УПД с различными функциями, и поставить свою подпись при условии, что все данные верны. Если же нет – есть возможность оперативно исправить свои ошибки. Данную методику используют уже, например, СПАО «Ингосстрах», компания «Гольфстрим» и другие.

Подготовка документов за контрагента позволяет ускорить подписание и оплату с его стороны

Благодаря специальному инструменту для преобразования документов – сервису интеграции – они будут автоматически попадать поставщикам в папку «К отправке». Поставщику необходимо изменить дату и номер УПД или любого другого документа (если потребуется). Если все в порядке – подписать и отправить контрагенту. При необходимости можно проверить входящий документ на соответствие изначально отправленному (например, сравнить по номеру, позициям, или количеству позиций). Если проверка прошла, то проставляется статус «согласован», если же проверка не пройдена, – «отказано в согласовании», а контрагент получает комментарий об ошибке.

Из явных преимуществ данного решения можем выделить:

• оперативное выставление и корректировка документов от поставщиков;
• исключение ручной проверки;
• значительная экономия на бумаге и почтовых отправках.

Мы не нарушаем требований законодательства, а документы готовятся, во-первых, корректные, во-вторых, оперативно и, в-третьих, с правильным оформлением.

***

В этой статье я ознакомила вас с двумя кейсами наших клиентов. Оформлять и подписывать документы об установленных расхождениях теперь они могут за считанные минуты, а контрагентам не нужно готовить документы самостоятельно. Тем самым исключаются многочисленные корректировки и исправления в несколько итераций.

В следующей статье поговорим о том, как перевести факторинг в электронный вид, а также как и где хранить электронные документы.