Эксперты Synerdocs: что нужно знать о подключении контрагентов к ЭДО

Состоялся онлайн-семинар Synerdocs «Секрет успеха: как «ВЭБ-лизинг» перешел на ЭДО» (доступна запись). Эксперты представили успешный опыт подключения контрагентов к электронному документообороту, интеграции с учетной системой. Представляем вам ответ на вопросы слушателей.

Подключение контрагентов

Как уведомляли контрагентов о переходе на ЭДО? Какие документы направлялись и по какому каналу связи? Как быстро получали обратную связь от контрагента?

Василий Сапаров: Каналами информирования были выбраны: сайт компании «ВЭБ-лизинг», личный кабинет клиента, информационная email-рассылка. Также проводили обзвон контрагентов – узнавали, насколько они готовы к переходу на ЭДО. Обратная связь поступала к нам волнами. Например, после рассылки контрагенты задавали много вопросов, кто-то был готов сразу подключиться. Далее наступало затишье – компаниям требовалось время, чтобы принять решение. Для максимального эффекта сразу после рассылки «по горячим следам» мы проводили обзвон, уточняли, на какой стадии сейчас решение, каковы причины отказа и т.д.

Допустимо ли направлять исходящие письма по «Почте России» с отметкой об ЭП или обязательно требуется отправлять само письмо с ключом подписи (электронный файл)?

Василий Сапаров: При обмене через оператора ЭДО никаких бумажных документов и тем более ключей подписи дополнительно отправлять не требуется. Обмен в рамках сервиса Synerdocs – юридически значимый, передаваемые документы – оригиналы. Чтобы отправить документ на подпись вашему контрагенту, достаточно зайти в систему, загрузить документ из файла (если он изначально подготовлен) или создать его в веб-клиенте, либо (если мы используем интеграцию с 1С) перейти в соответствующий раздел для отправки и нажать сочетание нескольких кнопок. Параллельно с этим на техническом уровне формируется пакет со служебными данными. Вместе с документом эта информация передается контрагенту.

Уточню вопрос по отправке письма с отметкой об ЭП. У контрагента нет ПО для получения документов по ЭДО. Может ли компания направить письмо на бумажном носителе с отметкой об ЭП где указано: ФИО подписанта, должность, номер сертификата, срок действия? В данном случае письмо считается подписанным или нет?

Алиса Муратова: Для отправки электронного документа достаточно лишь иметь доступ к интернету, так вы сможете войти в веб-доступ Synerdocs.

Оригинал документа может существовать только в одном виде – в электронном или бумажном. Какое-либо дублирование не является правомерным. Если вы работаете в ЭДО, то и контрагент тоже должен быть подключен к сервису обмена и подписывать документы в нем. Не должно быть такого, что электронные документы распечатываются и подписываются, а потом отправляются в бумажном виде контрагенту.

Изменялись ли формы и состав документов при внедрении ЭДО?

Алёна Тарасова: Да, перешли на форму УПД с функцией СЧФДОП. Ранее на бумаге мы отправляли клиенту счет-фактуру и акт выполненных работ отдельно.

Алиса Муратова: Есть законодательно установленные нормы, которые определяют форму и формат документа при переходе на ЭДО. Любой оператор, который обеспечивает взаимодействие организаций в электронном виде, обязан придерживаться этого порядка.

Интеграция с учетной системой и с внутренней СЭД

Пробовали ли вы интегрировать ЭДО в учетную систему контрагентов, чтобы уменьшить процент ручной обработки?

Василий Сапаров: Есть несколько вариантов работы с сервисом, в том числе и интеграция с учетной системой, даже с нетиповой, самописной или доработанной. Также можно использовать универсальный сервис интеграции. Оба способа подходят для компаний с большим объемом входящих и исходящих документов. Если документооборот небольшой и преобладает входящий трафик, идеальным выбором станет работа в веб-клиенте Synerdocs. Суть в том, что контрагент выбирает наиболее удобный для себя вариант.

Бизнес-процессом предусмотрено, что клиент может отклонить электронный документ и запросить уточнение?

Василий Сапаров: При отправке документа на подпись контрагенту подразумеваются как минимум два варианта развития событий. Первый – если документ правильный, то контрагент его подписывает. Второй – если обнаружены несоответствия, можно запросить уточнение. В случае с УПД (универсальный передаточный документ) оформляются корректировки и уточнения.

Как происходит подписание УПД при получении уполномоченным лицом ТМЦ по доверенности?

Алиса Муратова: Лицо, подписывающее документ, во-первых, должно быть уполномочено на подписание тех или иных документов. Во-вторых, у него должна быть своя электронная подпись. В остальном все стандартно: пришел документ, если есть расхождения – запрашиваете уточнение, если нет –подписываете.

При подписании документа электронной подписью (ЭП) система запрашивает (ставим или не ставим ЭП) простановку ЭП? Или она ставится автоматически после согласования документа?

Алиса Муратова: Зависит от особенностей ваших бизнес-процессов. Если у вас есть регламент по согласованию документов, то с помощью сервиса ЭДО можно устроить внутреннее согласование. После того как документ пройдет все итерации согласования, можно поставить ЭП. Но ставить ее будет конкретный сотрудник, у которого есть полномочия на подписание документов.

Если на входе получает первичку сама бухгалтерия, то далее, скорее всего, документы отправляются на подписание генеральному директору.  Посредством какой системы это происходит? Правильно ли понимаем, что для входа в ЭДО бухгалтерии необходима ЭП, которая не позволяет производить подписание, аналогично ЭП генерального директора?

Алиса Муратова: Всё верно, необходима лишь электронная подпись. Выстраивание согласования зависит от ваших бизнес-процессов и от того, как вы привыкли работать. Если у вас есть ECM-система, то несомненно, документ может быть согласован несколькими ответственными сотрудниками, на визирование придет генеральному директору, он и ставит свою электронную подпись.  В любом случае подписывать документы имеет право лишь уполномоченный на это сотрудник. Им может быть и бухгалтер.

При интеграции с внутренним документооборотом и создании финархива в DIRECTUM какой пакет попадает/выгружается в систему? В каком виде ЭП у подписанных документов?

Алиса Муратова: В случае с формализованными документами есть специальные карточки в модуле «Финансовый архив», которые хранят оба титула и подписи к каждому из них. Документы, которые приходят в одном сообщении, поступают в едином задании на обработку. По каждому документу, поступившему в сервисе обмена, создается отдельный документ в DIRECTUM, дополнительно они связываются друг с другом. В случае с DIRECTUM для представления в контролирующие органы реализована выгрузка и тел документов, и подписей.

Где хранится архив подписанных документов? Как происходит обмен документов с налоговой? Как контролируется подписание документов контрагентами?

Алиса Муратова: Давайте по порядку. Вариант хранения документов выбирает компания сама, это может быть сервис обмена (например, Synerdocs), локальный архив. Вы можете хранить непосредственно на вашем ПК или же использовать систему электронного документооборота (например, DIRECTUM).

Обмен документами с налоговыми органами происходит через специализированные сервисы по сдаче отчетности. Вы можете выгрузить документы из сервиса Synerdocs и представить в налоговые органы в электронном виде.

Статусы подписания документа контрагентами можно отследить по статусам в самих документах. Также можно подключить опцию «Уведомление о получении». В этом случае вы можете узнать даже о факте открытия документа.

Как обеспечивается соответствие данных в электронных XML-документах данным их визуальных форм? Применяется ли заполнение доп.инфополей в XML для обеспечения корректной визуализации?

Алиса Муратова: Существуют нормативно правовые акты, которые регламентируют и форму, и формат передаваемых электронных документов. С основными можно ознакомиться на нашем сайте: https://www.synerdocs.ru/regulatory_framework#order. Любой сервис ЭДО придерживается данных рекомендаций.

Если в документе 1С имеются дополнительные поля, возможно ли передавать их и рассчитывать на их заполнение при работе в роуминге и без?

Василий Сапаров: Основной момент – дополнительные поля, содержащиеся в документе в 1С, должны быть заполнены в соответствии с требованиями законодательства, предъявляемыми к корректности формата и форм. Если они не нарушаются, то в рамках форматно-логического контроля, который проходит на стороне сервиса Synerdocs, эти документы пройдут. Если допущены ошибки, то документ не будет отправлен, а пользователь увидит уведомление об ошибке с указанием, что именно заполнено неверно. Поэтому говоря об обмене либо в рамках сервиса Synerdocs, либо в рамках роуминга, основное условие – это корректность форм и форматов всех документов, к которым законодательство эти требования устанавливает.

Опишите, пожалуйста, переходный период от другого оператора к вам. Вы сможете на себя взять загрузку документов с незавершенным циклом?

Алиса Муратова: Все незавершенные циклы документооборота все-таки нужно будет довести до конца с текущим оператором, а уже потом переходить на работу с новым.

Василий Сапаров: Как я понимаю, речь идет о контрагенте, который решил сменить оператора и перейти в Synerdocs. Каким юридически значимым был обмен при прошлом операторе ЭДО, таким он остается и при новом. Что касается перестройки обмена со своими контрагентами, здесь вопросов тоже не должно возникнуть – есть технология роуминга, которая позволяет обмениваться с нашими контрагентами вне зависимости от того, какого оператора используют другие контрагенты. Что изменится в текущей работе? Ничего, только инструмент работы.

Источник: Запись вебинара «Секрет успеха: как «ВЭБ-лизинг» перешел на ЭДО»