Еще к вопросам об электронных счетах-фактурах

Мы постоянно получаем в нашу «редакцию» вопросы об электронных документах. Многие из них остаются неизменными уже несколько лет (вопросы типа «в каких законах», «как задним числом» и т.п.), а некоторые вполне свежие. Я решила собрать последние вопросы в единый пост и показать всем. Возможно, это будет хорошим предметом для обсуждения.

Планируется ли перевод ещё каких-то документов в формализованный вид, кроме тех, что уже есть? И что насчет УПД, будет ли он формализованным и можно ли с УПД работать в электронном виде?

Государственные органы периодически говорят о том, что будут разрабатываться форматы для других электронных документов, но дальше разговоров дело пока не дошло. У НП РОСЭУ были подвижки в создании формата акта о приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ 1-4). Проект был передан на рассмотрение в ФНС, но пока на этом всё и остановилось.

Что касается универсального передаточного документа, то тут действительно есть продвижение. ФНС разработала проект Ведомственного приказа об утверждении форматов универсального передаточного документа и универсального корректировочного документа. Сам Приказ ещё не выпустили, но в скором времени мы ожидаем его появления. Пока форматов нет, использовать УПД со статусом 1 (первичка + счет-фактура) в электронном виде не получится, потому что для электронного счета-фактуры установлены жесткие требования к формату и правилам обмена. УПД со статусом 2 (только первичка, без счета-фактуры) теоретически можно отправить в электронном виде как неформализованный документ, но смысла в этом мало – проще тогда обмениваться товарными накладными или актами о выполнении работ (оказании услуг) по форматам, установленным ФНС.

Нужно ли прописывать порядок электронного документооборота в локальных актах? Если да, то в каких?

Если говорить о внутреннем электронном документообороте, то не лишним будет прописать правила использования электронных документов в компании. Это может быть приказ или положение, в которых будут прописаны правила использования электронных подписей, тем более если они не усиленные квалифицированные, а также правила составления и хранения электронных документов. Также при необходимости нужно выпустить доверенности на право подписания документов уполномоченным на то лицам. Если же говорится о внешнем документообороте, то необходимости создавать подобные правила внутри компании нет. В этом случае можно заключить соглашения уже непосредственно с контрагентами, но это совсем не обязательно. Есть свои тонкости, связанные с видом ЭП, об этом расскажем в следующем вопросе.

При заключении договоров нужно указывать в них, что будет именно электронный документооборот?

Это как раз вопрос о внешнем документообороте. Здесь многое зависит от того, какой электронной подписью пользуются стороны. Если это квалифицированная электронная подпись, то заключать соглашение не обязательно (см. п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи»). Если же используется простая или неквалифицированная электронная подпись, то нужно указать, что стороны признают эти подписи равнозначными собственноручным.

А далее всё зависит от того, что вообще указывается в договорах. Например, в некоторых случаях указывается способ отправки актов по договору, тогда, помимо или вместо почты или курьерской службы, нужно указать отправку в электронном виде через электронную почту или оператора ЭДО СФ.

Подробнее о составлении договоров в электронном виде можно почитать тут.

А если электронные документы пропали (сломался компьютер, например), можно ли их восстановить и как?

Всё зависит от того, где они хранились ранее. Например, если сломался жесткий диск, то можно обратиться к специалистам и попробовать восстановить его, – иногда это получается. Также можно спросить у оператора ЭДО, через которого ведется обмен, оказывает ли он услугу по хранению документов в облаке. Ещё один способ – запросить документ у вашего контрагента, ведь между электронной копией и оригиналом электронного документа нет различий.

Чтобы подобные ситуации не застали вас врасплох, необходимо делать резервное копирование данных на другие носители, использовать специализированные хранилища, можно организовать хранение в облаке, в том числе с помощью оператора ЭДО СФ.

У нас акт выставлен на бумаге, а СФ – в электронном виде. Как быть, если требование о представлении пришло и на акт, и на СФ, как представлять в налоговую?

Если требование пришло в электронном виде в систему оператора по сдаче отчетности, то оба документа можно представить в электронном виде. Порядок представления документов по требованию налогового органа утвержден Приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, формат описи, который прикладывается к представляемым документам, утвержден Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@. Оба эти приказа поддерживаются операторами по сдаче отчетности. В ответ на требование вы прикладываете необходимые документы к описи:

●   оригинал счета-фактуры и электронную подпись к нему, поскольку вы обменивались ими в электронном виде и созданы они по форматам ФНС;

●   скан-копию бумажного акта в форматах .tif, .jpg, .pdf или .png (стоит отметить, что последние два формата появились только в марте 2015 года с вступлением в силу Приказа ФНС от 17.03.2015 № ММВ-7-6/113@).

●   Если же требование пришло в бумаге, то:

●   бумажный акт представляется как обычно – в виде заверенной копии;

●   электронный счет-фактуру нужно распечатать, сделать отметку о том, что он был подписан квалифицированной электронной подписью, заверить и приложить в виде бумажной копии.

Мы хотим ввести электронные документы, а у нашего контрагента останется бумажный оборот. Так можно?

Нет, так внедрить электронный обмен с контрагентом не получится. Просто представьте саму ситуацию, что вы отправляете документ в электронном виде и подписываете электронной подписью, ваш контрагент распечатывает его и подписывает своей собственноручной подписью. Обе части получаются как бы «недодокументами», и вы вряд ли ощутите выгоду электронного обмена. Сразу возникает множество вопросов: непонятно, как такой документ представлять в органы, как его хранить, а кроме того, вам придется ждать, пока ваш контрагент не отправит экземпляр документа с собственноручной подписью. Необходимо, чтобы ЭДО начали использовать обе стороны, и если речь идет о счетах-фактурах, то участники электронного взаимодействия должны подключиться к оператору ЭДО СФ (см. Приказ Минфина от 25.04.2011 № 50н).

Если мы введем электронный документооборот, то всё равно надо для большинства клиентов, которые не используют электронный оборот, оформлять бумажные документы?

Внедрить электронный обмен документами со всеми контрагентами за раз, конечно, не получится. В любом случае будет переходный период, включающий в себя работу как компании-инициатора и его контрагентов, так и оператора ЭДО. Время нужно на подключение, консультации и решение ряда других важных вещей. В этом нет ничего страшного, главное понимать, что в конечном итоге от ЭДО выиграют все. Чтобы упростить себе работу, можно обратиться за помощью к операторам – большую часть забот о работе с вашими контрагентами они могут взять на себя. Кроме того, если объем документов в компании большой, можно использовать специальные решения по работе и хранению и бумажных, и электронных документов. Например, в нашей компании все бумажные документы ещё на стадии обработки секретарем или подписания руководителем переводятся в электронный вид, и дальше сотрудники работают уже со сканами. Бумажные документы отправляются в архив. На нашем сайте есть ряд интересных статей по подключению и организации внутреннего документооборота..

Источник: Synerdocs