Горячие темы III Всероссийского Форума ЭДО

Особенный интерес участники проявили к 4-м темам: внедрению машиночитаемой доверенности, использованию на практике кадрового ЭДО, изменению в области применения электронной транспортной накладной и архивному хранению электронных документов.

Мне, как представителю компании Directum, имеющей непосредственное отношение к электронному документообороту, все темы форума сильно откликнулись. В статье предлагаю ознакомиться с наиболее интересными и важными моментами мероприятия.

Машиночитаемая доверенность

Что сейчас волнует рынок ЭДО, так это МЧД. Сроки обязательности использования электронной доверенности пока не перенесены, но представители ФНС пообещали, что в ближайшее время рассмотрят этот вопрос, и перенос состоится.

О чем еще говорили чиновники от ФНС, Министерства цифрового развития и Федеральной нотариальной палаты:

1. Переходный период — это период, когда можно начать использовать МЧД и давать ФОИВам обратную связь. А к 1 сентября 2023 года быть готовыми к обязательному применению.
2. Текущая версия классификатора полномочий не покрывает всех потребностей бизнеса. Предполагается, что новый классификатор, который уже сейчас находится в разработке Минцифры, будет выпущен в конце первого квартала 2023 года. Пока что полномочия можно вносить вручную.
3. Новый формат МЧД 003 также находится в разработке. Его обещают выпустить в конце текущего 2022 года.

Директор Правового департамента Минцифры Роман Кузнецов заявил на форуме, что в соответствии с коллективным решением Минцифры, ФНС, Федерального казначейства, Банка России и Федеральной нотариальной палаты до конца 2022 года будет создан единый формат машиночитаемой доверенности на базе формата ФНС России и Федеральной нотариальной палаты.

Также обсудили открытые вопросы, например, отсутствие формата отзыва МЧД, сам процесс отзыва, хранение МЧД в ИС.

Трансграничный ЭДО

Новые времена бросают новые вызовы. Автоматизация трансграничного документооборота, по мнению экспертов, — одна из самых актуальных задач будущего. Отправляя документ контрагенту, например, в Китай, сейчас компания тратит минимум 5000 рублей. И дело здесь не только в высокой стоимости, но и в своевременном закрытии самой сделки.

Основными проблемами в области трансграничного ЭДО остаются: отсутствие третьей доверенной стороны и различие законодательства стран, участвующих в обмене. Однако есть и позитивные изменения. На государственном уровне состоялся обмен структурированными документами между Россией и Республикой Беларусь.

Роман Кузнецов (Минцифры) также заявил о договоренности с ФСБ внести изменения в 63-ФЗ. Поправки будут касаться признания иностранной ЭП на основании договора между хозяйствующими субъектами. Таким образом, участники иностранных правоотношений смогут без международного договора использовать национальные ЭП. В ином случае она будет приравнена к неквалифицированной.

Архивы электронных документов

Объем электронных документов в стране постоянно растет, и это вызывает дополнительные вопросы по их правильному хранению. К сожалению, законопроект «Об электронных документах и архивах» вот уже 5 лет находится на рассмотрении, оброс множеством страниц, что усложняет его восприятие.

На форуме эксперты рассмотрели причины необходимости преобразования электронных документов, среди них выделили:

1. Перевод бумажных архивов в электронную форму с последующим уничтожением оригинала.
2. Снижение затрат на хранение и поиск документов.
3. Возможность работы с электронными документами на компьютере, в частности на специализированном ПО. Пример: представление xml-документа в суды.
4. Преобразование документов в иной формат, в случае, если первоначальный формат перестал поддерживаться.

Выступающие считают, что основными преобразователями таких документов могут стать организации, получившие специализированную лицензии. Также компании вправе самостоятельно заняться этим вопросом. При этом отметили, что в таком случае преобразованный документ должен быть подписан тем лицом, который подписывал оригинал.

Также обсудили вопросы организации архивов, перештамповки документов и уже готовые решения, работающие на рынке.

Транспортная накладная

Разговоры об электронной транспортной накладной идут уже много лет. В нормативные правовые акты вводятся поправки, дорабатываются информационные системы. В частности, на сессии по ЭТрН подробно рассмотрели работу ГИС ЭПД.

ГИС ЭПД — это информационная система Министерства транспорта РФ, обеспечивающая обмен сведениями из электронных транспортных документов между участниками перевозок и предоставление такой информации госорганам.

Замглавы Министерства транспорта РФ Дмитрий Баканов сообщил, что по итогам 2023 года ведомство планирует оценить, как продвигается эксперимент по применению электронных перевозочных документов в России. По его словам, скорее всего, обязательность применения ЭДО на транспорте будет объявляться по секторам экономики.

Также одним из главных вопросов для бизнеса оставалось предъявление ЭТрН по требованию ГИБДД. По словам представителей ФГУП «ЗИТ», этот вопрос закрыли в рамках эксперимента, где посредством QR-кодов инспектор на своем планшете считывал документы из мобильного устройства водителя.

Что дальше?

Эксперты не обошли стороной вопросы кадрового ЭДО, маркировки и прослеживания, поговорили о стратегии электронного документооборота от ФНС, рассказали о планах и ближайших инициативах ФОИВов. Будем следить за их реализацией и ждать новостей.