Каких только синонимов не встретишь на просторах Интернета, когда речь заходит о базе знаний. Ее называют облачной энциклопедией, информационной библиотекой, справочником компании и даже ставят знак равенства с Википедией. Сказать, что
Если не искать красивых эпитетов, то можно сказать, что база знаний — это собранная в одном месте информация о компании, ее продуктах и процессах. Поэтому странно слышать от бизнеса: «У нас нет базы знаний». Это все равно, что сказать: «Мы не работаем».
С трудом верится, что крупная организация может не накапливать информацию. Скорее, могут не использоваться специализированные инструменты, но тогда в роли накопителя выступают тематические папки с документами, сетевые диски и файловые хранилища. Так или иначе база знаний присутствует в абсолютно любой компании, вопрос только в форме ее организации.
Компания Directum не исключение. Сегодня расскажем про наш путь к единой корпоративной базе знаний.
Как все начиналось
Пришлось покопаться в архивах, чтобы восстановить хронологию. В далеком 2009 году вместе с ростом компании в геометрической прогрессии увеличивались и знания, которыми необходимо делиться. Их становилось все больше, а найти ответы на нужные вопросы — все сложнее. Здесь могло быть продолжение о том, что информацию никто не фиксировал, но нет, как раз наоборот, ее фиксировали и очень скрупулезно. Но вот только каждый отдел
Часто информация дублировалась, тратились дни и недели на исследование вопроса, который был уже проработан, но никто кроме автора и узкого круга лиц не знал о результатах.
«Все было бы хорошо,
если бы не было так плохо»
На помощь пришла всемогущая Wiki, а точнее движок MediaWiki. С целью экономии времени читателей, не будем погружаться в детали реализации, отметим лишь, что база знаний на основе Wiki успешно была внедрена, активно наполнялась, использовалась, обросла множеством разделов и плотно интегрировалась в процессы компании.
Минуло 10 лет. Wiki все также работала, и, казалось бы, зачем
На самом деле все было совсем неплохо. Со своей первоначальной задачей Wiki успешно справлялась, но гладко все не было точно.
Интерфейс за такое продолжительное время устарел, хотелось больше цвета и корпоративной стилистики, Wiki стала выбиваться из ряда других информационных ресурсов компании. Создание и редактирование статей оказалось не такой простой задачей, приходилось учитывать не мало нюансов, а возникающие сложности стали приводить к тому, что лишний раз статьи не актуализировались. Информация стала постепенно устаревать. Очень не хватало возможности встраивать диаграммы, которые часто используются при разработке требований к продукту.
«Основными недостатками Wiki были непривычное и сложное редактирование статей, необходимость подписки на изменения каждой, а также нехватка механизма согласования и возможности оставить примечания.
Александра Салимуллина,
менеджер по развитию
персонала
Собрав пожелания, замечания и предложения, мы встали перед выбором — дорабатывать Wiki, искать новый продукт или сделать его самим.
Давай по новой
Думаете, мы сразу взялись за разработку? Вовсе нет. Мы обратились к нашим клиентам.
Оказалось, что абсолютное большинство использует «заменители» в виде папок на сетевых дисках. Единицы используют специализированные инструменты, потому что это:
- дорого;
- есть опасения за сохранность данных, так как большая часть известных продуктов зарубежного происхождения;
- не понимают сроки окупаемости таких инвестиций.
Но абсолютно все отмечают ценность накопления знаний внутри компании и говорят о необходимости создать единый источник достоверной информации.
База! База! Прием?! Или что у нас получилось
«База знаний» — решение, позволяющее фиксировать и структурировать знания по различным предметным областям с целью их накопления и дальнейшего использования.
Решение можно использовать для ведения проектной или командной базы знаний, а также для общефирменных данных с целью распространения их среди сотрудников организации.
Вне зависимости от размера компания может использовать инструмент как на общем уровне, так и в рамках отдельных подразделений или команд. Отраслевой специфики оно также не имеет.
Как любой продукт для организации знаний, решение предназначено для:
- накопления материалов для повышения квалификации и осведомленности действующих сотрудников;
- сохранения проектных и командных знаний, в том числе для обсуждения вариантов реализации или решения кейсов;
- организации работы распределенных команд;
- длительного хранения информации (важные знания не потеряются в чатах и не исчезнут вместе с уведомлениями);
- организации единой рабочей среды;
- повышения культуры командной работы (сотрудники вне зависимости от должности могут вносить предложения, делиться идеями и получать обратную связь);
- обмена информацией между всеми подразделениями компании.
В рамках задач
«Явным преимуществом стала возможность назначения прав на области знаний, например, в конфиденциальной информации мы размещаем данные, доступ к которым строго ограничен. Процесс уже организован, определены эксперты по всем важным для нас документам. После того, как эксперт утвердил статью, она закрывается от изменений.
Не обошлось и без сложностей. При переезде с Wiki столкнулись с тем, что статьи привязаны к разным категориям, в том числе к тем, которые публикуются вне периметра компании для партнеров и клиентов, удалить их разом нельзя. Поэтому на время переезда решили перевезти статьи в базу знаний, но на Wiki оставить ссылки, где можно найти информацию и ничего не потерять».
Логинова Елена,
менеджер по поддержке продаж
Если вы все еще сомневаетесь, то вот вам несколько причин, почему вам нужна база знаний.
Решение «База знаний» распространяется в том числе по модели freemium, с возможностью использовать решение без ограничения по времени.