Как выгружать электронные документы из сервиса и представлять их в суд

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs.

Допустим, вашей компании предстоит участвовать в судебном процессе. Помимо традиционных доказательств на бумаге, у вас есть электронные документы. О том, из какой системы и в каком формате выгрузить их для представления в суд, я расскажу в этой статье.

Важные мелочи

— На документах всегда печать имеется... Есть у вас на хвосте печать?

А усы и подделать можно!

Для начала давайте вспомним детали, которые помогут вам выгрузить только нужные документы, ничего не забыв.

●    Электронный документ – это не только файл с телом документа, например, «Товарная накладная.doc», но и электронные подписи, которые являются его неотъемлемой частью.

●    Если вы храните электронные документы в нескольких системах (например, Synerdocs и DIRECTUM), не имеет значения, откуда вы будете их выгружать. И первый документ, и тот, который вы скопировали для хранения, будут полностью идентичны.

●    Формализованные первичные документы могут состоять из двух файлов, которые являются частью целого: информация продавца и информация покупателя. У каждого файла есть свои квалифицированные электронные подписи от соответствующей стороны обмена.

●    Служебные документы (подтверждения оператора, извещения о получении) – это не часть основного документа, поэтому не стоит их выгружать лишний раз. Они могут понадобиться только в исключительных случаях, например, по требованию суда.

Как выгружать?

— Странная какая-то у вас настроечная таблица, кругами...

Мы не будем рассматривать вариант, когда документы хранятся на папке в компьютере, поскольку в этом случае достаточно скинуть файлы на съемный носитель.

Интереснее ситуация, когда вы имеете дело, например, с системой обмена, СЭД или специализированным электронным архивом.

Убедитесь, что в вашей системе есть все необходимые части документа: информация продавца и покупателя, электронные подписи. Кстати, сервис обмена Synerdocs хранит все эти данные, что очень удобно. На его примере я рассмотрю, как происходит выгрузка электронных документов для дальнейшего представления в суд.

В сервисе доступна фильтрация документов по контрагенту, дате и виду. Может пригодиться фильтр по статусу, например, выгрузить только подписанные документы. Эти удобства позволят избежать длительного поиска и сократят время подготовки к представлению:

Фильтрация документов в Synerdocs

После этого система покажет найденные документы и достаточно будет их только выгрузить:

Выгрузка документов в Synerdocs

Папка с выгруженным неформализованным документом будет иметь два файла: сам документ и электронные подписи к нему. Для формализованных документов, по которым требовалась подпись контрагента, будут выгружены четыре файла: информация продавца, информация покупателя и к каждому из них – электронная подпись. Выглядеть это будет следующим образом:

Выгруженный формализованный документ с электронными подписями

Это все файлы, которые вам потребуются.

Подобная функциональность может содержаться и в вашей собственной системе. Например, в системе DIRECTUM есть возможность запустить сценарий, который позволит найти нужные документы и выгрузить их в папку.

Все, после выгрузки документы остается отправить в суд или на экспертизу. О том, как это сделать, я подробно расскажу в отдельной статье. А если у вас остались вопросы по теме этой публикации, отправляйте их на мой e-mail shchepina_av@synerdocs.ru, и я постараюсь ответить на них в ближайшее время.

Читайте также Как сейчас следует подавать электронные документы в суд? Таблица требований

Источник: Synerdocs