Какие существуют подходы ускорения и упрощения процесса перехода к новой СЭД

Смена СЭД отчасти аналогична первому внедрению системы, проходят те же самые этапы, возникают похожие сложности.

При внедрении первой системы у будущих пользователей весьма смутное представление о системе электронного документооборота, есть некоторые субъективные ожидания, но нет никакого опыта. Сценарии работы в системе также весьма ориентировочные, если вообще они есть. Одним словом, взаимоотношения «пользователи – СЭД» можно условно охарактеризовать как «чистый лист».

К повторному внедрению СЭД у пользователей уже вырабатываются некоторые стереотипы работы в системе, появляется понимание того, что они собственно хотят получить от СЭД, есть некоторый опыт, как положительный, так и отрицательный, и есть большое желание избежать ранее допущенных ошибок.

Наиболее распространёнными причинами смены одной СЭД на другую могут выступать:

●   высокая стоимость обслуживания системы;

●   отсутствие технической поддержки системы;

●   моральное устаревание системы;

●   невозможность покрыть задачи бизнеса;

●   ресурсоемкость и высокая стоимость доработки системы под новые требования.

Перечисленные причины в большей степени затрагивают интересы бизнеса, а не конечного пользователя системы, но в дальнейшем именно пользователи могут выступать в качестве основных источников сопротивления при повторном внедрении:

1.   Пользователи, которые работали в старой системе, хорошо в ней ориентировались, привыкли к сценариям работы и возможностям СЭД, не хотят или испытывают сложности с переходом на что-то новое.

2.   Пользователи, которые не работали в старой системе и не хотят работать в новой. Сюда относятся руководители высшего звена, привыкшие работать на бумаге. Рядовых пользователей в данной категории не будет, по той причине, что к моменту внедрения новой СЭД такие работники должны либо перейти в первую группу, либо сменить работу.

3.   Программные средства, необходимость в настройке интеграции с уже существующими программными продуктами (ERP, CRM, др). Необходимость в обновлении ПО, например, MS Office.

4.   Аппаратные средства, необходимость в наращивании мощности компьютеров, серверного оборудования, каналов передачи данных и т.п.

Методы ускорения и упрощения процесса перехода будут варьироваться в зависимости от объекта воздействия. Для того чтобы превратить пользователей первой группы из противников в сторонников новой системы, можно применить следующие рекомендации:

●   при обучении работе в новой системе проводить параллели с предыдущей, там, где порядок выполнения действий совпадает. В явном виде демонстрировать, как новая система будет закрывать их задачи, каким образом упростит и облегчит их повседневную работу. Какими полезными «фишками» располагает система;

●   для обучения сотрудников привлекать ранее обученных сотрудников компании (для рядовых пользователей это психологически комфортнее). Как вариант, найти преемника из сотрудников компании. Плюсы – у заказчика есть понимание, что с уходом исполнителя останется грамотный сотрудник, другим пользователям проще обращаться к своим коллегам, нежели к постороннему человеку в компании;

●   персонализировать рабочее пространство (настройка интерфейса). При модификации системы учитывать плюсы и какие-то «фишки» предыдущей системы, если они отсутствуют в новой, таким образом можно повысить мотивацию пользователей (используя уже знакомые им сценарии работы);

●   доступ к двум системам одновременно. Преимущества такой работы – в случае необходимости в какой-либо информации старая система может выступать в качестве источника данных, которые не перенесены в новую систему, и как следствие нет риска провала бизнес-процесса по этой причине. Недостатки параллельной работы – путаница где и какую информацию искать и обрабатывать. Риски – пользователи по максимуму продолжают работать в старой системе, новая не используется, и эффективность от внедрения крайне низкая. Выход в такой ситуации –предоставлять доступ к старой системе только на просмотр.

Для того чтобы приобщить к работе в системе пользователей второй группы, необходимо провести демонстрацию тех особенностей системы, которые отсутствовали в предыдущей, но способны решать определенные задачи бизнеса. У руководителя должно быть понимание необходимости автоматизации процессов в целом и их роли в качестве «примеров для подражания» для рядовых сотрудников.

Потребность в дополнительной настройке с уже существующим ПО закрывается при своевременном и полном исследовании процессов и не должна быть неожиданностью при внедрении. Решение вопросов с закупкой дополнительного оборудования в связи с недостаточной мощностью уже существующего должно происходить на организационном уровне и также быть озвученным при исследовании процессов.

Процесс перехода рекомендуется упрощать, для этого проектной команде заказчика и исполнителя необходимо определиться с позицией по следующим вопросам:

●   все ли данные переносить из старой СЭД в новую?

●   всех ли пользователей сразу подключать к новой СЭД или делать это постепенно?

●   все ли бизнес-процессы переносить из старой СЭД в новую?

В пользу одномоментной смены СЭД будут выступать следующие факторы:

●   системы концептуально отличаются друг от друга. Старая СЭД ориентирована на некий узкий процесс, например, регистрацию корреспонденции, а новая предполагает более широкие возможности по работе с корпоративным контентом;

●   автоматизированные бизнес-процессы или департаменты, участвующие в них, взаимосвязаны между собой, и их нельзя разделить.

Что касается объема переноса данных из старой системы в новую, то здесь необходимо учитывать востребованность данных, проанализировать необходимость миграции информационного «мусора» в новую СЭД. Разумеется, речь не идет о документах, обязательных для хранения и имеющих определенные сроки хранения.

Перевод сразу всех пользователей на новую СЭД будет более сложным для проектной команды, нежели для самих пользователей, которым будет психологически проще перестроиться при одномоментной смене СЭД. С другой стороны, такое внедрение поможет избежать дополнительных рисков по превышению бюджета проекта.

Подводя итог, стоит отметить, что несмотря на достаточно частые претензии пользователей «а вот в системе N мы могли это делать проще, быстрее, удобнее и т.д.», необходимо отметить огромный плюс повторного внедрения – перед внедрением мы получаем пользователей, которые понимают, что они хотят; которые могут достаточно четко и исчерпывающе обозначить свои требования, а, следовательно, часть рисков можно снять уже в самом начале.