Кассовые документы в электронном виде

А что было бы, если б расходный кассовый ордер создали в электронном виде, а главный бухгалтер и руководитель подписали его, используя средства электронной подписи? Возможен ли перевод кассовых документов в электронный вид? Вот об этом подробнее.

В указании Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-у «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривается работа со следующими видами кассовых документов:

●    Приходный кассовый ордер;

●    Расходный кассовый ордер;

●    Кассовая книга;

●    Журнал регистрации кассовых документов;

●    Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В этом же документе, разрешается ведение кассовых документов в электронном виде: «Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде» (п.4.7. Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Значит в электронный вид можно перевести все кассовые документы. Но какие требования предъявляются к электронным документам и будет ли это действительно удобно?

Требования носят общий характер и описаны в 3м абзаце п.4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У: "Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации", а также "В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается". Простая электронная подпись отпадает сразу, поскольку технически не позволяет отследить искажения и исправления подписанной информации. А при использовании неквалифицированного сертификата ЭП, необходимо заключать соглашение с каждым, кто обратится в кассу с приходом или расходом. Очевидно, подписывать электронные кассовые документы следует квалифицированной электронной подписью.

Каждый подписант документов должен иметь сертификат КЭП (руководитель, главный бухгалтер и кассир), что не так уж сложно, если речь не идет о кассовых ордерах. Например расходный кассовый ордер должен подписать получатель денежных средств, а он не всегда может иметь квалифицированный сертификат.

В случае получения денежных средств, необходимо выдать квитанцию от приходного кассового ордера лицу, вносящему денежные средства. Конечно электронная квитанция может формироваться автоматически, но как она должна выглядеть и как ее передать лицу, внёсшему деньги - загадка. В указании Банка России об этом не говорится. Как вариант, можно передавать электронную квитанцию, подписанную квалифицированной электронной подписью, через оператора ЭДО, который может обеспечить доступ физических лиц к электронным документам и их хранение.

Несмотря на то, что кассовые документы можно переводить в электронный вид уже давно, об успешной практике не слышно. Возможно, время электронных кассовых ордеров еще не настало – слишком много открытых вопросов, слишком мало владельцев сертификатов квалифицированной электронной подписи среди физических лиц.

Но что мешает перевести в электронный вид кассовую книгу, журналы регистрации кассовых документов и книгу учета денежных средств? Намного быстрее и проще сформировать электронный документ и подписать его сторонами (учитывая, что все стороны – сотрудники одной организации), чем ежедневно распечатывать и подшивать кассовые бумаги, которые еще надо где-то хранить. Тем более оправдано использование электронных кассовых документов и сервисов электронного обмена, если используются услуги удаленной бухгалтерии.

Источник: Synerdocs