С 1 сентября 2023 года машиночитаемые доверенности стали обязательными при подписании электронных документов КЭП физлиц. Поэтому ИТ-компании к этому времени должны были поддержать функциональность для работы с МЧД в своих системах, чтобы пользователи могли подписывать документы в соответствии с законом.
Большинство СЭД и ECM-систем еще в 2022 году поддержали загрузку МЧД, созданных на любой платформе, и подписание документов с ее использованием. Компаниям, которым не требуется выпускать большое число доверенностей в год, достаточно и такой функциональности, потому что создавать, подписывать и хранить МЧД можно на портале ФНС или в специальных сервисах, вроде Контур.Доверенность.
Но для организаций, у которых много доверенных лиц, и которым в год нужно выпускать свыше 50 машиночитаемых доверенностей, такой способ создания МЧД будет трудоемким. Им подойдет вариант, когда вся работа с машиночитаемыми доверенностями протекает в той информационной системе, где хранятся данные о сотрудниках. К тому же, для компании будет удобнее, если в единой системе можно контролировать срок действия доверенностей и оперативно отзывать МЧД из распределенного реестра ФНС.
Посмотрим, что уже реализовано для работы с машиночитаемыми доверенностями у лидеров российского рынка СЭД и ECM-систем: Directum RX, Docsvision, ELMA 365, 1С: Документооборот, Tessa.
Обзор функциональности для работы с МЧД
| Критерий |  |
 |
 |
 |
 |
| Возможности для работы с МЧД из «коробки»: | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Загружать МЧД, созданные на любой платформе | только в платном модуле | в дополнительном модуле | |||
| Использовать МЧД при подписании документов | — | в дополнительном модуле | |||
| Настраивать право подписи | — | — | — | ||
| Возможности для работы с МЧД в дополнительном модуле (требует отдельной оплаты и установки): | |||||
| Создавать xml-файл МЧД прямо в системе | |||||
| Согласовывать выпуск МЧД и настраивать маршруты согласования | |||||
| Подписывать xml-файл доверенности УКЭП директора | |||||
| Регистрировать МЧД в распределенном реестре ФНС | через интеграцию с Контур.Доверенность | через интеграцию с Контур.Доверенность и Такском | через интеграцию с Контур.Диадок и Контур.Доверенность | через интеграцию с Калуга Астрал и Такском | через интеграцию с Контур.Доверенность |
| Использовать МЧД при подписании документов | |||||
| Управлять жизненным циклом МЧД и хранить их внутри системы | |||||
| Настраивать уведомления о завершении срока действия МЧД | |||||
| Настраивать право подписи | |||||
| Проверять полномочия | — | — | — | — | |
| Передоверять МЧД | — | — | — | — | — |
| Создавать заявление на отзыв МЧД | — | ||||
| Отзывать МЧД из распределенного реестра ФНС | |||||
| Загружать классификатор полномочий | Импорт единого классификатора полномочий от Минцифры или создание своего собственного внутри системы | Импорт единого классификатора полномочий от Минцифры или создание своего собственного внутри системы | Может быть загружен из реестра ФНС или создан свой собственный внутри системы | Импорт единого классификатора полномочий от Минцифры | |
| Работать с бумажными доверенностями | — | — | |||
| Поддержка форматов: | |||||
| Формат 002 | |||||
| Формат В2G | — | — | только в 1С-Отчетность | — | |
| Единый формат 003 | — | — | |||
С 1 сентября 2024 года закончится срок действия последних сертификатов сотрудников с реквизитами компании, и останется только один вариант подписания электронных документов доверенными лицами — КЭП физлица в связке с МЧД.
Сегодня остается много открытых вопросов по теме машиночитаемых доверенностей, например, касательно форматов, передоверия, классификатора полномочий и пр. Но ФНС и Минцифры России активно дорабатывают нормативную базу и инструменты для работы с МЧД. В первую очередь изменения должны поддержать операторы узлов центральной платформы распределенного реестра (ЦПРР), операторы ЭДО и ФОИВы. И только после этого недостающая функциональность будет находить отражение в информационных системах, которые рассмотрели в обзоре. Поэтому в ближайшие годы разработчики СЭД и ECM-систем будут дорабатывать и менять решения для работы с МЧД.