Современное законодательство требует от компаний правильного хранения появившихся в процессе работы документов. Создание и содержание бумажного архива ни у кого вопросов не вызывает, а вот правила организации электронного архива — достаточно новые, и в них много нюансов. По требованиям закона и нормативов владелец архива должен обеспечить сохранность документов, защиту от несанкционированного доступа, читаемость и регулярное перезаписывание носителей. А еще есть обеспечение юридической значимости даже для тех документов, которые нужно хранить 50 и более лет.
Какой системе хранения электронных документов (СХЭД) довериться, чтобы соблюсти все требования законодательства, максимально упростить работу архивистов и сэкономить на содержании хранилища? Мы составили обзор популярных архивных систем, с помощью которых можно организовать оперативный и долговременный архив. Чтобы получить полный обзор и сравнение в таблице, заполните заявку.
Directum RX
«Долговременный архив»
Экосистема Directum RX предлагает решения для хранения документов различного назначения и содержания. Оперативная система и цифровой архив поддерживают полный цикл электронного документооборота, от создания документов до их уничтожения. Он соответствует законодательству и обеспечивает сохранность документов в течение необходимого времени.
Решение «Долговременный архив» — это система хранения электронных документов (СХЭД), которая помогает архивариусу систематизировать и учитывать поступающие документы:
- вести архивные фонды, группируя дела по организациям и филиалам;
- формировать сводные описи дел;
- создавать учётные документы для наглядного представления изменений в архивных фондах.
Для поддержания юридической значимости документов решение регулярно проверяет их неизменность и проставляет метки доверенного времени (штампы времени). Электронная подпись приводится к формату
Это решение обеспечивает целостность, неизменность, воспроизводимость и юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения, упрощает рутинные операции делопроизводителя и архивариуса и снижает стоимость архивного хранения. СХЭД интегрируется с любыми
Directum RX предлагает набор решений для хранения документов:
Финансовый архив — единое структурированное хранилище электронных и копий бумажных финансовых документов, в том числе с загрузкой из
Договоры — оперативный архив договорных документов. Проекты исходящих договоров и дополнительных соглашений создаются с использованием готовых шаблонов. Доступно интеллектуальное сравнение версий и экземпляров, полученных от контрагентов, а также оценка рисков и проверка контрагентов.
Делопроизводство — в Directum RX можно быстро вносить документы, полученные по электронной почте, курьером или через сервисы обмена. Искусственный интеллект заполняет карточки документов и формирует связи между письмами и приложениями.
Кадровый электронный документооборот — HR Pro хранит приказы по личному составу, личные дела сотрудников, графики отпусков, штатное расписание и заявления, автоматизирует кадровые процессы. Решение обеспечивает соответствие законодательству, подписание документов с помощью государственных электронных подписей, долговременное хранение, упрощает подготовку к проверкам и работу кадровых служб.
«Этлас»
Инструмент для организации централизованного хранения документов. Может использоваться как для ведения классического архивного дела, так и в качестве средства автоматизации работы со всеми документами организации. Программа проста в использовании и совместима с различными операционными системами, позволяет работать с юридически значимыми электронными цифровыми подписями по стандарту ГОСТ Р 34.10–2001.
Архив также включает в себя все средства, необходимые для автоматизации работы со складом бумажных документов, в том числе работу с описями, коробками и делами. Позволяет отслеживать количество свободных мест на складе, быстро находить расположение нужных дел на складе, контролирует сроки выдачи дел, поддерживает идентификацию объектов с помощью штрихкодов.
Сервис доступен в двух вариантах:
- «Базовый» — для малого и среднего бизнеса с объёмом хранения до 1 миллиона документов;
- «Продвинутый» — для крупных корпораций с базами данных более 1 миллиона документов.
EnDocs
Программный продукт разработан для учёта и хранения бухгалтерских документов и финансовой информации. Все данные надёжно защищены, а доступ к архиву предоставляется только определённому кругу пользователей.
В состав EnDocs входит специализированное решение «Цифровая бухгалтерия». Оно автоматизирует весь жизненный цикл бухгалтерских документов: от регистрации в канцелярии до отправки обработанных документов в архив.
Система даёт возможность настраивать маршруты движения документов, определять ответственных за согласование и устанавливать сроки рассмотрения. Каждый документ подписывается квалифицированной электронной подписью, что обеспечивает его юридическую силу. Удобная система классификации распределяет информацию по различным критериям: проектам, сделкам, наименованиям и реквизитам.
«Логика: Архив»
Сервис от российского производителя ПО подходит для обработки и хранения документов организациям любых размеров. Программа предназначена для работы с большими объёмами информации и может содержать миллионы документов: технических, финансовых, кадровых, отсканированных копий, клиентских досье и так далее.
Решение обеспечивает структурированное хранение документов по различным схемам систематизации и группировки документов, поддерживает версионность и историю действий, управление связями между файлами.
Возможна загрузка документов вручную и автоматически из внешних
Для ускорения обработки документов и уменьшения трудоемкости работы архивистов разработан массовый и потоковый ввод документов: пакетное сканирование, атрибутивное и полнотекстовое распознавание, верификация, автоматическая классификация и массовая загрузка документов в систему с отправкой по маршруту обработки.
Использование конструируемых автоматизированных рабочих мест с преднастроенными иерархиями представления и группировкой документов под конкретные производственные задачи упорядочивает процессы. Управление доступом на основе
«e-Архив»
Облачный ресурс, который предоставляется в дополнение к внеофисному хранению бумажных документов. Доступ к информации возможен с любого устройства и местоположения. Система обеспечивает быстрый поиск нужного документа, надежно защищает от несанкционированного доступа, помогает сократить операционные расходы и упрощает повседневные процессы.
Оценка объема работы и подсчет документов занимает около двух недель. После чего компания собственными силами доставляет бумажный архив в свои центры сканирования, заносит информацию в систему и создает единую базу для работы с документами.
Распознавание и индексирование документов для структуризации и возможности дальнейшего поиска делается как отдельная услуга и оплачивается дополнительно.
«Скан-Архив»
Локальное решение, интегрированное с различными модулями платформы «1С: Предприятие», обеспечивает полный контроль над входящими и исходящими документами. Оно позволяет отслеживать местоположение бумажных носителей и, если есть несколько филиалов, указывать подразделение, где хранится оригинал. В программу встроена система автоматической маркировки штрихкодами, упрощающая обработку документов.
Компания предоставляет возможность запросить демонстрационное видео и активировать платную пробную версию на один месяц. На
«Делис Архив»
Система имеет модули для управления архивом и контентом, учета бумажных документов распознавания текста в документах. Интеграция с системами заказчика выполняется как отдельный проект, стоимость которого начинается от 60 000 руб.
Прежде чем внедрить систему на сервер заказчика, специалисты создают бесплатный демонстрационный прототип программы. Затем следует полный цикл по архивированию. Процесс состоит из нескольких этапов
- Оценка типа и объёма документов.
- Сканирование всех необходимых материалов.
- Преобразование графических изображений в редактируемые форматы для быстрого поиска по ключевым словам.
- Форматирование документов в распространённые форматы, такие как DOC и PDF.
- Установка программы на сервере заказчика.
- Загрузка обработанной информации в систему.
- Передача системы заказчику.
- Обучение персонала работе с новой системой.
Этот подход позволяет команде экспертов продемонстрировать эффективность и функциональность системы перед её полноценным внедрением, обеспечивая успешное сотрудничество между заказчиком и исполнителем.
На все виды услуг компания предоставляет бессрочную гарантию. Стоимость зависит от объема и формата первичных документов, способа хранения, необходимости в сканировании и оцифровке бумаг
«Архивное дело» ЭОС
Локальная система, с помощью которой осуществляется весь цикл по автоматизированному учету и хранению бумажных и электронных документов. Программа полностью соответствует установленным правилам делопроизводства и архивных работ. Доступ к системе строго разграничивается и предоставляется согласно ролевый моделей: «Делопроизводитель», «Архивный работник», «Читатель». Реализованы возможности для ведения архива финансовых документов и архивного хранения.
Среди преимуществ можно выделить ведение нескольких независимых архивов, полнотекстовый и атрибутивный поиск, поточное сканирование, выделение и уничтожение электронных документов. В системе реализованы печатные формы в соответствии с требованиями Росархива. Программный продукт может интегрироваться с учетными и другими информационными системами.
Пользователь может самостоятельно создавать папки, помещать в них дела и документы, предоставлять доступ к ним неограниченному числу пользователей.
На сайте разработчика можно скачать подробную презентацию с описанием системы, посмотреть короткие видеоролики с демонстрацией программы и ознакомится с прайсом.
АИС ЭЛАР-Архив
Комплексная система автоматизации основных процессов деятельности архивных учреждений. Предназначена для комплектования, учета, хранения и поиска архивных документов по запросам архивных работников и сторонних пользователей.
Основные заказчики — государственные, муниципальные архивы и органы управления архивным делом. Состав программных модулей варьируется в зависимости от функциональных требований:
«Читальный зал» — обслуживание пользователей и автоматизации процессов учета движения и сохранности фондов, составления отчетности.
«Учет приема и исполнения запросов» — отработка
«Текущий ввод» — наполнение системы индексной информацией и графическими образами документов силами специалистов архивных учреждений.
«
«Протоколы ЭПК» — автоматизированное ведение списков подведомственных архивных учреждений,
«Администрирование» — детальное регламентирование доступа к ресурсам, управление и настройка ролей пользователей, настройка маршрутов согласования.
Дополнительные компоненты и сервисы — для информационного взаимодействия АИС «Архив» с порталами предоставления госуслуг.
Редакция