Все материалы IT-директору Руководителю проектов Делопроизводителю Бухгалтеру HR-менеджеру
Цифровая трансформация Проекты крупным планом Бухгалтерия будущего Электронные архивы Квизы: проверь себя Электронный документооборот Обмен документами с контрагентами Электронная подпись Учебники
Наверх

Обзор систем управления
бизнес-процессами (BPMS)

Выбор подходящей BPM-системы (Business Process Management System), скорее всего, вы будете делать нечасто в своей организации, поэтому к нему нужно отнестись серьезно, потратить время на анализ и оценку вариантов. Усилия окупятся в виде удобства использования системы и приносимой ей пользы для бизнеса.

Что такое система класса BPM

К основным функциям современных BPMS относятся:

  • Визуальное моделирование (Business process modeling) и выстраивание бизнес-процессов, включая этапы, условия, участников и точки принятия решений.
  • Инструменты для работы в единой методологии работы с процессами, что дает согласованное понимание процессов всеми участниками.
  • Автоматизация задач в рамках процессов, сокращение ручных операций и ошибок.
  • Контроль KPI выполнения процессов на основе отчетов и виджетов.
  • Оптимизация процессов по результатам анализа, например, упрощение этапов, избавление от ненужных задач или перераспределение ресурсов.
  • Исполнение процессов и удобная работа пользователя в ходе их исполнения.

Проблема выбора и требования к BPM-системе

На отечественном рынке представлен ряд качественных бизнес-приложений класса BPM. Рынок достаточно зрелый, и на нем наблюдается высокая конкуренция между вендорами, которая приводит к снижению цен на их продукты.

Проблема заключается в том, что на первый взгляд продукты кажутся очень похожими: у всех есть визуальный конструктор для создания форм, процессов, отчётов и справочников, мобильные приложения, инструменты для интеграции и возможность работать на разных платформах. Однако ключевую роль играют детали. Важно обращать внимание на такие аспекты, как способность системы к масштабированию, её стабильность, удобство обновления и поддержки доработок. Состав требований для каждой компании будет разным, ниже мы привели наиболее универсальный.

На что обратить внимание при выборе BPM-системы

Фокус на целях и функциональности

Чтобы определить, какие возможности должен предоставлять инструмент, ответьте на вопросы:

  • Для чего вам нужна BPM-система?
  • Какую наболевшую проблему вы хотите решить с ее помощью?
  • Вы хотите закрыть одну небольшую задачу отдела и ли использовать платформу, чтобы создавать решения для разных задач всей компании?
  • Вам достаточно простой автоматизации некоторых действий или необходима интеграция между решениями?

Для ответов полезно собрать небольшую рабочую группу лиц, заинтересованных во внедрении.

Управление документами

В ходе выполнения любого процесса создаётся множество документов и записей, что выходит за рамки традиционной BPM-автоматизации. Процессы и связанный с ними контент тесно переплетены: информация, порождаемая в ходе исполнения процедур, часто является частью процессов. Кроме того, процессы «вокруг документов» традиционно остаются важной частью хозяйственной деятельности, и во многих сферах регулируются российским законодательством. Кроме того, крупным организациям важно использование электронного подписания. Обратите внимание на функциональность работы с документами в продуктах.

Удобство использования

Современные тренды говорят о важности удобства пользователей в ходе исполнения бизнес-процессов. Особенно актуально это, если BPM-системой будет пользоваться не один отдел, а целая компания. Оценивайте удобство интерфейса и паттерны работы аудитории в вашей организации. Оценки пользователей помогут сделать правильный выбор. Можно ли рассмотреть более сложные мощные системы, или нужно искать максимально простое, пусть и ограниченное решение.

No/Low-code и дизайн процессов

Если выбрать инструмент, который не обладает гибкостью, то даже небольшие доработки потребуют привлечения технических специалистов. Технологии no-code и low-code помогают решить эту проблему. No-code-платформы позволяют быстро настроить систему под потребности организации без необходимости нанимать профессиональных разработчиков. Low-code-платформы дают возможность создавать решения с минимальным написанием кода.

Важно, насколько удобными и функциональными будут визуальные инструменты для дизайнера процессов. Нужны возможности создавать черновики, версии, делать отладку процессов и т. д. Тонкости можно оценить на демонстрации или в демоверсии продукта: например, насколько удобно и гибко задаются правила выполнения, условия и события. Это же будет относиться к редактору форм, отчетов и т. д. Важно, как глубоко продуманы механизмы «горячей» публикации процессов без остановки работы пользователей с учетом масштаба внедрения.

Набор прикладных модулей

Если для BPM-системы есть набор готовых решений и шаблонов процессов под конкретные задачи, — это преимущество. Клиенты получают не просто базовый инструмент, а готовые решения, которые можно настроить под индивидуальные требования. Такой подход экономит время и деньги. Готовые приложения учитывают опыт консалтинга, правильно спроектированы и поддерживаются. Клиенту не нужно нанимать собственных проектировщиков и аналитиков.

Варианты поставки и стоимость

На российском рынке BPM-систем наиболее распространены два варианта поставки:

  • «Локально бессрочно» (On-premise) — разовая оплата, бессрочные лицензии, установка на серверах заказчика.
  • «В облаке по подписке» (SaaS) — оплата за период (месяц/год), сервис в облаке, установка на серверах вендора (провайдера).

Другие виды поставки, которые также встречаются, это установка на выделенных серверах или в частном облаке. Некоторые вендоры предоставляют подписку при локальной установке.

Облачный вариант с моделью оплаты по подписке экономичен и удобен, а при правильном выборе поставщика услуг можно не беспокоиться о безопасности данных. Дает максимальную гибкость и быстрый старт для развертывания, использование облачной технологии часто является предпочтительным решением для начала работы в системе. Установка на собственных вычислительных мощностях предоставляет больше контроля над системой. Если вы предполагаете, что вам может понадобиться переход с одного варианта на другой, то важно узнать, предоставляет ли вендор возможность миграции со всем настроенными процессами.

На стоимость влияет также вариант лицензирования — именные или конкурентные лицензии, стоимость за расширение объемов данных и тарифы поддержки. Оцените полную стоимость владения на период, в который вы рассчитываете использовать систему.

Искусственный интеллект и умные процессы

Искусственный интеллект играет критическую роль в современном управлении бизнес-процессами, обеспечивает автоматизацию и оптимизацию операций. Автоматическая генерация текстов с использованием ИИ ускоряет создание документов. Технологии генеративного ИИ способствуют повышению производительности и сокращению временных затрат на выполнение задач. Умная маршрутизация, анализ процессов на основе ИИ все это уже не фантастика, и за этим будущее. Если вы хотите максимально использовать современные возможности ИТ, обращайте внимание на наличие интеллектуальных сервисов в продуктах и компетенции вендора в этом направлении.

Лучшие BPM-системы 2024

В этом обзоре* мы рассмотрели следующие российские BPM-продукты: Comindware Business Application Platform, Directum RX, Docsvision, ELMA365, Pyrus, Visary BPM, Битрикс24, «Первая форма». Ниже вы найдете краткое описание продуктов их плюсов и минусов, а также таблицу сравнения возможностей.

*Исследование проведено на основе информации из открытых источников.

Для того чтобы получить доступ к полной версии обзора, заполните форму.

 
 
 
 
 
 

Редакция ECM-Journal продолжит следить за развитием ситуации на рынке и готовить актуальные материалы о цифровизации. Если у вас остались вопросы, пишите по адресу editor@ecm-journal.ru.