Оцифровка нетиповых и архивных документов: как это работает

Для чего нужна оцифровка?

Потребность в переводе документов в электронный вид ежегодно растет на 25-30%. Например, в 2019 году исходя из исследования закупок, связанных с оцифровкой документов (по 44-ФЗ и 223-ФЗ), емкость рынка составила 3,2 млрд рублей.

Также спрос на оцифровку касается и нетиповых документов: кадастровые проекты, сметы, чертежи, рукописные документы и так далее.

Дело в том, что некоторые виды документов необходимо хранить длительное время:

• приказы по личному составу — 75 лет, по основной деятельности — постоянно;
• кадастровые документы — или постоянно, или до перевода в разряд «Аннулирован», после чего хранить еще 10 лет;
• проектные документации: капитальное строительство, технологические и конструкторские документы на изобретения и промышленные образцы — 20 лет хранения.

Такое долгосрочное хранение следует из законодательства: ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» и № 221-ФЗ от 24.07.2007 г. «О кадастровой деятельности», Приказ Минкультуры России № 558 от 25.08.2010 г. «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов».

И чтобы хранить всё в бумажном виде, нужно увеличивать размеры архива, то есть задействовать реальные помещения. К тому же структурирование и поиск документов в больших хранилищах сильно усложняется.

При этом законодательство РФ одобряет документацию в электронном виде. Однако не все информационные системы способны реализовать одновременное хранение, согласование и подписание документов. Поэтому организации вынуждены оставаться на бумажном документообороте.

Вариации оцифровки нетиповых документов

Если компания хочет оцифровать нетиповые документы, то встает перед выбором:

1. Нанять большое количество низкоквалифицированных сотрудников, которые смогут в быстрые сроки обработать документы. В этом варианте есть риск получить не совсем качественный результат.
2. Доверить дело профессионалам — это даст высококачественные результаты, при этом скорость работы не пострадает, но стоимость будет высокой.
3. Выбрать симбиоз искусственного и человеческого интеллектов: программа обработки извлекает из документа текстовый слой и реквизиты, а человек проверяет результаты, и, если нужно, дополняет данными. Этот подход дает быстроту, качество и не требует увлечения зарплатного фонда.

Примеры документов, которые способен обработать искусственный документ

1. Чертежи: система оцифровки способна извлечь реквизиты из отсканированных документов, а затем распределить их в электронном архиве по папкам проектов и деталей.

При объеме документов в 150 тысяч экземпляров срок оцифровки составляет 3 месяца.

Пример чертежа:

2. Система оцифровки может извлечь необходимые реквизиты из исторических документов.

Вот пример приказа 40-х годов, он создан на печатной машинке, а реквизиты заполнены «от руки». Заказчик поставил задачу обработать 300 тысяч документов, срок оцифровки составил 6 месяцев.

Как работает интеллектуальная оцифровка?

Распознавание документов и хранение в архиве Давайте поэтапно разберем, как функционирует связка ИИ и человека-верификатора.

1. Компания загружает сканы документов в сервис распознавания.
2. Благодаря интеллектуальной обработке считываются и извлекаются текстовый слой и реквизитный состав. Также сервис автоматически относит документ к тому или иному классу: приказ, договор и так далее.
3. Специалисты верифицируют данные, проверяют их корректность. Если необходимо, дозаполняют реквизиты.
4. Компания-заказчик получает готовый результат: полностью распознанный документ со всем набором реквизитов.

Современные сервисы предоставляют полный аутсорсинг обработки и распознания документов. Пример — 100%-е распознавание от Directum Ario.

100%-е распознавание документов: в чем выгода для бизнеса

Связка искусственного интеллекта и человека дает высокое качество и скорость обработки документов. Кроме этого организации получают еще несколько преимуществ:

1. Можно оцифровать разные типы документов, даже с реквизитами, написанными от руки.
2. Так как система 100%-го распознавания способна интегрироваться с разными информационными системами, сотрудники работают в привычной среде. Оцифрованный документ придет в свое окно информационной системы.
3. Вся обработка идет в облаке, поэтому вам не придется содержать собственное серверное оборудование.
4. Благодаря верификаторам на аутсорсе, ваши сотрудники не тратят время на проверку результата распознавания.

Что делать дальше?

Если вашей компании необходимы распознавание и оцифровка нетиповых и архивных документов, то предварительно стоит оценить масштаб работ. Это поможет принять решение: отдать обработку документов сотрудникам или выбрать автоматизированный сервис оцифровки документов.

Чтобы оценить масштаб будущих работ, ответьте себе на 6 вопросов:

1. Какие виды документов необходимо обработать: организационно-распорядительные, архивные, проектные, кадастровые или другие?
2. Сколько у вас документов?
3. Все ли из них необходимо оцифровать?
4. К какому сроку нужен результат?
5. Объем бюджета.
6. Достаточно ли места в вашем электронном архиве?

Какой бы вариант вы ни выбрали, всегда опирайтесь на три главных критерия: качество, скорость и стоимость. Важно, чтобы во всем соблюдался баланс.