Организация территориально-распределенного документооборота

Юлия Лёлина, Product & project director

В холдинговых структурах, офисы и предприятия которых расположены в разных города и странах, одним из методов оптимизации процессов и затрат является организация и внедрение территориально-распределенной системы электронного документооборота (ТРСЭД).

Внедрение ТРСЭД позволяет обеспечить:

• повышение скорости прохождения управленческой информации в головной организации (центральном аппарате) и обмена управленческой информацией с зависимыми и дочерними предприятиями (отделениями, филиалами);
• повышение скорости принятия управленческих решений и их качества;
• формирование единого информационного пространства организации;
• повышение продуктивности работы, как отдельных сотрудников, рабочих групп, так и организации в целом;
• усиление и персонализацию контроля деятельности сотрудников организации, повышение исполнительской дисциплины.

Концепция территориально-распределенной системы электронного документооборота (ТРСЭД)

При проектировании распределенной системы необходимо решить четыре важные задачи: соединение пользователей с ресурсами, прозрачность, открытость, масштабируемость.

Главной задачей при проектировании распределенной СЭД является интеграция процессов обработки корпоративных документов в удаленных обособленных подразделениях и юридических лицах холдинга, находящиеся в разных городах и странах, в условиях ограниченности ресурсов (аппаратных, сетевых, программных, трудовых), отсутствия полного единообразия программного и аппаратного комплекса, разницы во времени. При этом информация (корпоративные документы) на всех предприятиях организации с территориально-распределенной структурой должна быть полной, достоверной и актуальной.

10 требований к ТРСЭД

В связи с существующими проблемами пропускной способности, надежности и безопасности передачи данных по каналам связи между городами, а также высокой стоимостью расширения каналов связи, которая возникает по причине увеличения объема передачи данных, предлагается следующая концепция организации территориально-удаленной работы в СЭД

1. при наличии в одном городе нескольких юридических лиц и удаленных обособленных подразделений в зависимости от условий и имеющейся инфраструктуры принимается решение об их подключении к одному серверу или об установке отдельных для них серверов и баз данных;

2. юридические лица и подразделения, подключенные к одной БД, условно назовем Промышленной площадкой;

3. на каждой Промышленной площадке используется единая классификация документов;

4. используются единые корпоративные справочники (например, пользователей и организационной структуры) для всех баз данных территориально-распределенной системы;

5. механизм «полной» репликации используется только для обновления данных корпоративных справочников;

6. передача информации между серверами, кроме данных корпоративных справочников, осуществляется специальными механизмами (например, используются XML-пакеты по сокетным соединениям);

7. используется принцип: «электронный документ доставляется только туда, где он нужен пользователям для работы». Это означает, что если с документом работает Управляющая компания и один из ее филиалов, то он должен находиться на этих двух площадках и нигде более;

8. при согласовании и рассылки документа передается сам документ и все относящиеся к нему документы (сопроводительные), в том числе при согласовании передаются все результаты согласования (визы) по текущей версии документа, комментарии к визам, новые версии и редакции документа;

9. передача документов между Промышленными площадками должна быть настолько быстрой, насколько позволяют каналы передачи данных;

10. должна быть обеспечена простота администрирования СЭД и защита от ошибок сопровождающего СЭД персонала (администраторов).

Топология ТРСЭД *

1. на одной промышленной площадке:

1.1. используется инфраструктура локальной компьютерной сети;

1.2. устанавливается одна БД (содержит записи и файлы документов подключенных юридических лиц и обособленных подразделений); E-mail сервер (используется при направлении уведомлений пользователям о событиях); Web-сервер (используется при работе с корпоративными документами).

1.3. при работе с внутренними, входящими и исходящими документами используется локальная БД (локальные справочники и бизнес-сервисы);

1.4. при работе с корпоративными документами используются единые корпоративные справочники, корпоративные бизнес-сервисы (механизмы), а также локальные бизнес-сервисы и локальные справочники;

2. Если сотрудник (пользователь СЭД) физически находится вне зоны локальной компьютерной сети «своей» Промышленной площадки, тогда при его входе и работе в СЭД он автоматически подключается к БД «своей» Промышленной площадки. При этом используются соответствующие методы подключения, обеспечивающие установленную в организации политику информационной безопасности. Например, Web-сервер СЭД размещается в DMZ (ДМЗ) и запрещается хранение файлов и записей БД СЭД на его локальных дисках. При этом:

● если сотрудник находится в командировке в другом юридическом лице холдинга в другом городе, то при его работе в СЭД соединение происходит по корпоративной компьютерной сети;

● если сотрудник работает в СЭД вне зоны локальной и корпоративной сетей (например, с домашнего компьютера), то подключение к СЭД осуществляется по глобальной сети Internet по протоколу HTTPS.

Предложенные требования имели актуальность в 2009 г., поэтому необходимо анализировать современные технологии.

Понятия «корпоративный» и «совместный» документы

К корпоративным документам отнесем документы, образующиеся в процессе взаимодействия и обмена информацией двух и более юридических лиц территориально-распределенной компании (ТРК), в том числе их удаленных обособленных подразделений, и не предназначенные для направления/передачи в сторонние организации.
На Рисунке представлены традиционные документопотоки (входящий, исходящий, внутренний) и предлагаемый нами корпоративный документопоток.

Схема документопотоков компании с территориально-распределенной структурой

Для достижения стратегических целей и задач юридические лица ТРК осуществляют совместную работу по различным вопросам в соответствии с их сферой ответственности и компетенции. В связи с этим возникает необходимость издания особых видов документов, регулирующих деятельность объединенных организаций. С целью обеспечения совместного принятия решений и их исполнения в двух и более юридических лицах ТРК также предлагаем ввести понятие «совместный документ».

Совместный документ — официальный документ, содержащий принятые совместные решения и закрепляющий порядок взаимоотношений между двумя и более юридическими лицами ТРК: документ, совместная разработка которого осуществляется одновременно в двух и более юридических лицах ТРК и подлежащий подписанию и регистрации в этих юридических лицах.

Используя положения теории множеств представим отношения типов документопотоков в виде диаграммы Эйлера-Венна.

Множества документации

Среди множества документов, образующихся в результате деятельности компании, выделим входящий, исходящий, внутренний и корпоративный документопотоки. В корпоративном документопотоке выделим множество «Совместные документы», которые обладают всеми свойствами корпоративных документов и образуют совокупность таких одинаковых признаков, как подписание и регистрация документа, содержащего совместно принятые решения / положения, в двух и более юридических лицах ТРК. Все совместные документы являются корпоративными. При этом корпоративный документопоток содержит часть документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

На основании определений юридического лица, представительства, филиала, дочерней компании, территориально-удаленного структурного подразделения, холдинговой компании предлагаю:

• работу с внутренними, входящими и исходящими документами осуществлять в каждом юридическом лице самостоятельно (децентрализовано) согласно действующим нормативным документам по ДОУ;
• на основании договорных отношений между юридическими лицами ТРК закрепить юридическую силу издания и исполнения корпоративных, в т. ч. совместных, документов;
• для корпоративных документов разработать единую технологию их обработки и оформления, обязательную для исполнения во всех структурных единицах Компании;
• корпоративные документы оформлять на корпоративных бланках в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003;
• регистрацию корпоративных документов осуществлять один раз — в том подразделении (юридическом лице), где был издан (подписан) документ, с целью организации однократной регистрации одного документа для сокращения временных и трудовых затрат на операции регистрации и поиска документов.

Принцип издания совместных документов может применяться для любых категорий и видов документов, проекты которых требуют совместной разработки (согласования, подписи, регистрации), совместного использования и исполнения в двух и более юридических лицах ТРК в системе электронного документооборота (ТРСЭД).

Принципы классификации документации в ТРСЭД

С целью организации электронного документооборота и моделирования ТРСЭД предлагаю ввести следующие признаки классификации документов:

Категория документа — принадлежность документа к системе принятой классификации документации по признакам содержания и целевого назначения. Первый уровень в классификации документов. От категории зависит вид документа.

Вид документа — принадлежность документа к системе принятой классификации документации по признакам содержания и целевого назначения. Второй уровень в классификации документов. Вид зависит от категории документа.

Тип документопотока — признак направленности движения документов: внутренний, входящий, исходящий, корпоративный.

Юридическое лицо – юридическое лицо, руководитель которого подписывает документ.

Подразделение инициатора (исполнителя) — подразделение, сотрудник которого инициирует процессы согласования, подписания проекта документа и его исполнения.

Сочетание указанных признаков классификации позволит:

1. организовать оптимальный интерфейс ТРСЭД;
2. наиболее эффективно автоматизировать слабо формализуемые процедуры движения документов (документооборота) в условиях сложной, динамически изменяющейся организационной структуры: Например, в зависимости от категории, вида, типа документопотока, юридического лица и подразделения инициатора в ТРСЭД автоматически определяются бланки документов заданного юридического лица, маршруты согласования, списки рассылки, лица, имеющие право подписи, регистраторы, форматы регистрационных номеров и журналы регистрации, уровень и условия доступа к электронному документу.

В ТРСЭД предлагаем главным признаком выделения категории считать набор атрибутов электронной карточки, то есть к одной категории относить все виды документов, у которых основные метаданные совпадают. Виды документов каждой категории в ТРСЭД предлагаем реализовать в виде иерархического справочника, который используется в качестве одного из атрибутов электронной карточки конкретной категории.

Унификация процедуры регистрации документов

С целью организации стандартных правил регистрации документов во всех структурных единицах, в том числе территориально-удаленных, ТРК предлагаю разработать:

1. коды для всех юридических лиц, всех департаментов и структурных подразделений ТРК;
2. индексы категорий и видов документов;

Для внутреннего и корпоративного документопотоков предлагаю использовать следующий формат регистрационного номера любой категории документов: Код юридического лица — код подразделения — индекс — календарный год — номер по порядку.

Журналы регистрации создаются в зависимости от специфики деятельности юридического лица, в том числе дочерних компаниях, и в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В территориально-удаленных подразделениях (структурных подразделениях, филиалах, представительствах) юридического лица предлагаю создавать собственные журналы регистрации и номенклатуру дел, то есть осуществлять организацию работы с документами и их оперативное и архивное хранение самостоятельно. Совместные документы регистрируются в каждом юридическом лице в соответствующем журнале регистрации.

Предложенные способы организации регистрации позволит обеспечить стандартизацию и унификацию процедур регистрации, однократную регистрацию в рамках ТРК быстро проводить идентификацию документов, организовать интерфейс ТРСЭД.

Реализация работы с корпоративными документами в ТРСЭД

С целью реализации работы с корпоративными документами в ТРСЭД предлагаю использовать корпоративные (централизованные) справочники и специальные механизмы передачи данных на удаленные сервера.

С целью реализации работы с совместными документами в ТРСЭД предлагаю создавать отдельные карточки для каждого юридического лица. Таким образом, для многосторонних документов предлагаю организовать механизм связи в виде «главная — подчиненные» карточки (или «родитель — потомки»).

С этой целью предлагаю ввести понятия «Главный документ» и «Подчиненный документ».

Главный документ — это РКК, Автор которой имеет исключительное право редактирования всех атрибутов этой карточки, в том числе маршрута ее движения, и текста самого документа; содержит связи со всеми относящимися к ней подчиненными документами.

Подчиненный документ — это РКК, Автор которой имеет право редактирования только маршрутов движения этой карточки (маршрут согласования, подписывающего для данного юридического лица) и не имеет права редактирования текста самого документа; содержит ссылку только на РКК главного документа.

Схема зависимости «Главный — подчиненный» совместного документа

В ТРСЭД совместные документы предлагаю создавать и хранить как в одной БД для разных юридических лиц, так и в удаленных БД для удаленных обособленных подразделений или юридических лиц ТРК в зависимости от имеющейся информационной инфраструктуры.

Принципы работы с корпоративными документами в ТРСЭД

Корпоративный документопоток образуется на всех этапах жизненного цикла любого вида документа:

1. на этапе разработки проекта документа в процессе согласования;
2. на этапе исполнения документа в процессах ознакомления/рассылки, исполнения;
3. на этапе хранения в процессах предоставления доступа к электронной версии документа и поиска документов.

Этап разработки проекта корпоративного документа

На этапе разработки проекта документа осуществляются процедуры создания регистрационно-контрольной карточки документа, согласование и подписание проекта документа. С целью реализации указанных процедур предлагаю использовать следующие механизмы:

1) механизм «Корпоративные документы»;

2) механизм «Совместные документы».

Механизм «Корпоративные документы»

Механизм «Корпоративные документы» используется в случае необходимости направления документа удаленному пользователю (на согласование, подпись, ознакомление, исполнение) и если этот документ должен быть издан от имени одного юридического лица.

Схема работы при направлении документа на согласование территориально-удаленному пользователю представлена на Рисунке.

Логическая схема работы с корпоративными документами

Документ создается и хранится в БД Инициатора (Разработчика) проекта документа (в представленном на Рисунке примере — на сервере Промышленной площадки 1). При создании РКК документа выбор пользователей осуществляется из локальных и корпоративных справочников.

Удаленный пользователь на своем сервере (в представленном на Рисунке 4 примере — на сервере Промышленной площадки 2) запрашивает все поступившие ему на согласование документы, в том числе корпоративные (с удаленных промышленных площадок). Механизмы передачи данных обеспечивают доставку данных и документов по запросу с удаленного сервера. При передаче данных также применяются механизмы информационной безопасности и проверки доступа к данным.

Получив корпоративный документ, удаленный согласующий осуществляет стандартные процедуры согласования (бизнес сервис «Согласование») или подписания (бизнес сервис «Подпись»). Результаты согласования и подписи посредством механизма передачи данных передаются и сохраняются в БД Инициатора документа, где была создана РКК документа (в представленном на Рисунке 4 примере — на сервер Промышленной площадки 1).

Механизм «Совместные документы»

Механизм «Совместные документы» используется:

• при создании совместных документов в одной БД (Промышленной площадке) для разных юридических лиц ТРК;
• при создании совместных документов в удаленных БД (разных Промышленных площадках) для разных юридических лиц ТРК.

При удаленной работе в ТРСЭД, в отличие от механизма «Корпоративные документы», механизм «Совместные документы» используется при необходимости согласования с удаленным пользователем и если данный документ подписывается двумя и более Подписывающими лицами, находящиеся на разных промышленных площадках (юридических лицах). При этом совместный документ должен быть зарегистрирован в журналах регистрации на каждой промышленной площадке (юридическом лице), то есть имеет несколько регистрационных номеров в количестве подписывающих сторон, с целью придания юридической силы положениям документа.

Далее опишем принцип работы с совместным документом в удаленных промышленных площадках:

На Рисунке представлена логическая схема работы с совместными документами в удаленных базах данных (промышленных площадках) с примером создания совместного распоряжения.

Логическая схема работы с совместными документами в удаленных БД (пример работы с совместным Распоряжением)

Документ в виде связей между карточкой главного документа и карточками его подчиненных документов в количестве сторон документа (юридических лиц) создаются и хранятся в БД Инициатора проекта документа (в представленном на Рисунке в примере — в Промышленной площадке 1). Подчиненный документ создается из карточки главного документа в той же категории, что и главный документ.

Удаленные пользователи (согласующие, подписывающие, исполнители, адресаты) работают с документом, который хранится на сервере, где он был создан Инициатором проекта документа аналогично работе с корпоративными документами. При этом используются механизмы передачи данных (документов).

После завершения процедуры подписания (когда главный и все его подчиненные документы согласованы и подписаны, то есть в каждой карточке присвоены статусы «Подписано») документ (главный и все его подчиненные) копируется на удаленные сервера, где числятся указанные в подчиненных карточках юридические лица (в представленном на Рисунке в примере — в БД2).

После подписания редактирование карточек запрещается.

Регистраторы каждого юридического лица осуществляют процедуру регистрации в соответствующих журналах регистрации.

Далее на этапе рассылки и исполнения документа работа с совместным документом (рассылка, исполнение) осуществляется на соответствующем сервере. При этом создаются связи между карточками удаленных серверов, то есть согласно представленному на Рисунке в примере из карточек БД1 при необходимости можно перейти в соответствующую карточку БД2 для просмотра результатов работы с документом (резолюций, отчетов по исполнению и другое).

Этап исполнения корпоративного документа

На этапе исполнения документа осуществляются следующие процедуры:

• рассылка адресатам и исполнителям;
• создание резолюций (заданий) и отчетов об исполнении;
• контроль исполнения.

Данные процедуры должны быть описаны и реализованы на функциональном уровне ТРСЭД как стандартные бизнес-сервисы.

Ниже опишу процесс рассылки корпоративного документа, в том числе совместного документа, с целью ознакомления с его содержанием и/или его исполнения в территориально-удаленном подразделении или юридическом лице ТРК.

На Рисунке представлена логическая схема рассылки документа в удаленную БД (с примером рассылки корпоративного Приказа).

Логическая схема рассылки документа в удаленную БД (пример работы с Приказом)

Предлагаю следующий алгоритм действий в ТРСЭД:

1. в РКК документа указывается сотрудник-адресат или подразделение-адресат из соответствующих единых корпоративных справочников. При этом:

• для тех категорий и видов документов, которые необходимо регистрировать как входящие корпоративные, или документ направляется не конкретному исполнителю/адресату, а в подразделение, то на каждом предприятии выделяется «единая точка входа»;
• «единой точкой входа» может быть как конкретный сотрудник, так и подразделение (например, канцелярия, юридический отдел, договорной отдел и др.);
• если в качестве «единой точки входа» является подразделение (например, канцелярия) или роль (например, Контролер и др.), то вход под данной ролью осуществляться любым количеством пользователей (ограничения устанавливаются на каждом предприятии и должны быть закреплены нормативным или/и распорядительным документом (-ами)).

2. на этапе ЖЦ документа «Исполнение» документ автоматически направляется соответствующему адресату. При этом:

• адресат получает E-mail уведомление по электронной почте с возможностью перехода в РКК документа и выполнения соответствующих операций с полученным документом;
• автоматически в удаленную БД пересылается копия РКК документа (метаданные) и файл (-ы) с отметкой «текущая версия» (последняя версия), присоединенные к данной РКК, и сохраняется в этой БД в той же категории, где был создан документ;
• при необходимости Регистратор («точка входа») осуществляет регистрацию документа в соответствующем журнале регистрации;
• Регистратор («точка входа») или Адресат создает список ознакомления (рассылки) или резолюцию (задачу) сотрудникам данного юридического лица или подразделения, то есть направляет документ на ознакомление и исполнение. Выбор адресатов осуществляется из локальных справочников пользователей, подразделений и т. п. Далее осуществляется стандартный процесс работы с документом аналогично локальным документам.

3. с целью обеспечения для Разработчика (Автора) документа доступа к истории работы над документом удаленным адресатом (-аим) автоматически с определенной периодичностью осуществляется передача изменений данной РКК из удаленной БД (например, дополнен список ознакомления, создана задача/резолюция, создан отчет об исполнении и т. д.) в БД, из которой была осуществлена рассылка, и их сохранение в этой БД в соответствующей РКК документа в виде «подчиненного документа».

Этап хранения корпоративного документа

На этапе хранения осуществляются следующие процедуры:

• поиск;
• предоставление доступа к документу;
• передача документов в архив (согласно номенклатуре дел, описи дел).

Данные процедуры должны быть описаны и реализованы на функциональном уровне ТРСЭД как стандартные бизнес-сервисы.

С целью обеспечения доступа к документам, изданным в удаленной БД, должны использоваться предложенные выше процессы создания совместного документа на этапе «Разработки проекта документа» или рассылки на этапе «Исполнения документа», а также использоваться механизмы поиска по всем серверам (БД), входящим в состав ТРСЭД. Поиск осуществляется в режиме «запрос — ответ» между удаленными серверами. При этом применяются такие механизмы, как механизмы информационной безопасности, передачи данных (уровень передачи данных), доступа к данным (уровень доступа), персональных настроек пользователя (уровень пользовательских настроек).

Пример реализации

С целью формирования ТРСЭД на базе системы PayDox были разработаны следующие элементы:

● центральная база данных «Корпоративные справочники» (далее — ЦБД);

● агент, который по расписанию (ежечасно) передает в ЦБД изменения, а также запрашивает новые и измененные консолидированные данные ЦБД и сохраняет их локально в каждую базу данных, входящую в структуру ТРСЭД;

● способы синхронизации данных;

● механизм поиска документов на удаленных серверах, входящих в структуру ТРСЭД;

● механизм и интерфейс доступа к документам удаленного сервера

● интерфейс выбора пользователей удаленных серверов с помощью корпоративных справочников центрального сервера

● механизмы бизнес-сервисов для работы с документами удаленного сервера;

● интерфейс журналов регистрации документов с использованием фильтра по предприятиям

● механизм «Совместных документов» (описание создания карточек Главного и Подчиненного документов).

В результате внедрения ТРСЭД на базе PayDox на предприятиях были получены следующие экономические результаты:

• создано единое документоориентированное пространство (системы) всех удаленных юридических лиц и подразделений, входящих в состав Объединенной Компании;
• минимизирована загрузка и стоимость каналов связи в 2 раза;
• увеличена скорость и производительность системы при передаче большего объема информации (документации) в удаленные подразделения организации в 2-4 раза;
• сокращены временные и трудовые затраты на обработку документов за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов от 37 рабочих дней до 81 рабочих дней в год для каждого пользователя системы.

А также дополнительные качественные эффекты:

• обеспечена передача документов и актуальной информации между удаленными подразделениями в режиме on-line;
• обеспечена возможность работы с локальными (внутренними) документами при обрывах (помехах) связи в компьютерной сети между удаленными подразделениями организации.

С целью проверки предложенной архитектуры ТРСЭД был проведен эксперимент: практически одновременно организовали работу в двух конфигурациях: 1 — в централизованной (с одним сервером без модификации PayDox) и 2 — в ТРСЭД (с описанными выше доработанными элементами). При сравнении данных, полученных в результате измерения нагрузки на каналы связи при работе с централизованной системой и ТРСЭД, оказалось, что:

1) при одинаковом количестве пользователей и документов объем выгруженных данных с целью просмотра и обработки удаленными пользователями при использовании ТРСЭД в 2,25 раз меньше, чем при централизованной, то есть ТРСЭД позволило минимизировать нагрузку на каналы связи;

2) время обработки запросов при использовании ТРСЭД меньше в 4 раза, чем при централизованной, то есть использование ТРСЭД увеличило быстродействие системы.

Таким образом, предложенные принципы (регламенты) работы пользователей в ТРСЭД позволяют организовать наиболее оптимальный, эффективный и унифицированный режим работы с документами в условиях территориально-распределенной организационной структуры, создать единое глобальное электронное хранилище документов всех предприятий (юридических лиц), входящих в состав ТРК, а также решить проблемы и ограничения каналов связи и серверного оборудования.