Планирование задач на неделю с помощью Agile-досок: личный опыт

Справка: Agile-доски — это один из модулей системы Directum RX. Решение основано на методе управления проектами канбан. Методология помогает распределить нагрузку по членам команды и получить результат как можно быстрее. В качестве инструмента выступает доска со столбцами, где обычно прописаны этапы работ. По столбцам по мере выполнения задач двигаются тикеты. Так можно отследить, на каком этапе застряла работа по проекту, нет ли у кого-то из специалистов чрезмерной нагрузки и пр. Настройки доски гибкие, поэтому ее можно использовать для совершенно разных задач.

Читайте также: Как организовать тендерную работу с помощью Agile-досок. Подробный гайд

В Directum RX доска виртуальная, столбцы можно назвать как угодно, на тикетах есть возможность сохранять любую информацию в виде списков, текста, ссылок, назначать цветные метки. Словом, инструмент гибкий. Расскажу как эту доску использую я.

Я на своей доске «Ежедневные задачи» создала столбики с общим пулом задач, днями недели и выполненными задачами. На всякий случай дала доступ моему тимлиду.

Общий пул задач

• В эту колонку вношу вообще все тикеты, как только появляются новые задачи и я еще не знаю, когда примусь за работу.
• Также здесь хранятся тикеты с моими идеями и несрочными, но интересными задачами. В Матрице Эйзенхауэра это был бы квадрат «Не срочно, не важно», но для меня интересно.
• Тут есть тикеты-напоминалки. Например, как менеджер, я изучаю написание текстов. Если в течение дня появляется свободные полчаса, могу почитать полезные для развития статьи и блоги, посмотреть видеоролики.
• В этой же колонке у меня есть шаблоны тикетов, которые я создаю часто. Например, шаблон тикета на проведение презентации заказчику — его наполнение всегда одинаковое, меняется только тема.

Дни недели

• Если у задачи есть точный срок, то я помещаю тикет на колонку дня недели. Раньше я называла колонки датами. Но это оказалось неудобно, приходилось менять наименования колонок каждую неделю, а это отнимало время.
• В каждом тикете я вписываю количество часов на исполнение этой задачи, основываясь на своем предыдущем опыте. Моя любимая функциональность — это подсчет часов по всем тикетам на день. Можно прикинуть, успею ли я сделать все эти задачи. Если цифра превышает 8 рабочих часов, выбираю и помечаю приоритетные задачи.

• Приоритетность можно поставить в самом тикете, а потом сортировать нажатием одной кнопки. Но мне комфортнее самой решать, какую работу сделать в первую очередь.

До появления Agile-досок, я использовала для записей большие «амбарные книги» А4, зачеркивала дела при их выполнении. Сейчас мне нравится переносить сделанные задачу в колонку «выполнено». Пусть я не могу взять доску, например, на совещание, так как не ношу с собой ноутбук, но создаю новые тикеты сразу по возвращении на рабочее место. Так я точно знаю, что все мои задачи под контролем.

А как вы планируете дела на день? Поделитесь своими секретами тайм-менеджмента.