Правила работы с документами ограниченного доступа

Б.В. Альбрехт,

заместитель начальника Управления комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Росархива

Организация и особенности работы с документами

При работе с документами ограниченного доступа очень важно организовать соответствующий режим хранения этих документов, доступа к ним и их использования. Помещения, в которых ведутся работы с такими документами и где они хранятся в нерабочее время (в том числе и помещения архива), являются режимными.

Наиболее целесообразно эти помещения располагать компактно в основном административном здании организации в зоне размещения кабинетов аппарата руководства. Архивохранилища, если таковые имеются, с учетом перспективы их возрастающей загрузки целесообразно располагать на первых этажах административных зданий. Они в обязательном порядке должны быть обеспечены вентиляцией (принудительной или, по крайней мере, естественной).

Режимные помещения должны оборудоваться замками повышенной надежности (с секретом). Для контроля за входом, могут устанавливаться шифрованные и электронные замки, автоматические турникеты, камеры видеонаблюдения. Доступ в помещения, где хранятся документы ограниченного доступа, должен быть строго ограничен.

В них допускаются:

●     руководитель организации, его заместитель (помощник) по режиму;

●     начальник режимного отдела (службы безопасности) и его заместитель;

●     работники, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях работам.

Доступ других сотрудников в эти помещения может быть разрешен в случае служебной необходимости одним из перечисленных руководителей. С целью ограничения доступа посторонних лиц режимные помещения оборудуются окном для выдачи и приема документов, выходящим в отдельный тамбур, либо часть помещения оборудуется барьером.

Запасные экземпляры ключей от всех режимных помещений в опечатанном виде должны постоянно находиться у руководителя подразделения. Другие экземпляры ключей в опечатанном виде в пенале по окончании рабочего дня ответственными за режимные помещения сдаются под охрану на пост административного здания с указанием времени приема (сдачи), с отметками о включении и выключении охранной и пожарной сигнализации в журнале. При этом должны быть опечатаны и все режимные помещения. Список работников, имеющих право сдавать (получать) ключи на посту охраны, утверждается начальником службы безопасности организации.

Если перед вскрытием режимных помещений обнаружено нарушение целостности печатей и неисправность замков, то помещения не вскрываются, составляется акт о случившемся и немедленно докладывается руководителю организации, начальнику подразделения и службе безопасности и принимаются меры по охране помещений до прибытия службы безопасности.

На случай чрезвычайного происшествия (пожар, авария, стихийное бедствие и т.п.) в организации разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем организации, в которой предусматривается порядок вскрытия режимных помещений, очередность и порядок спасения техники, документов ограниченного доступа и определяются места дальнейшего их хранения. Такая инструкция не должна раскрывать состава вывозимых документов.

В случае чрезвычайного происшествия в нерабочее время, если создается угроза уничтожения документов, то дежурный по организации вместе с подразделением охраны имеет право вскрыть режимные помещения и принять меры к спасению техники и документов в соответствии с вышеуказанной инструкцией.

Особенности ведения делопроизводства

Документы ограниченного доступа требуют к себе несколько иного подхода на стадии делопроизводства в отличие от документов несекретного характера, не носящих в себе какую-либо тайну. Работник организации должен работать только с теми сведениями и документами, содержащими какую-либо тайну, к которым он получил доступ в силу трудовых обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими. Работник также должен знать, кому из сотрудников организации разрешено работать со сведениями, составляющими тайну, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.

При увольнении работника, имеющего отношение к документам ограниченного доступа, в обязательном порядке проводится проверка наличия числящихся за ним документов. Только после этого производится отметка в его обходном листе. Если же работник временно отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и т.п.), передача числящихся за ним документов другим работникам производится по решению начальника подразделения с отражением в журнале учета или по акту.

Документы ограниченного доступа по номенклатуре определяются в дела. На обороте обложки дела или на отдельном листе, хранящемся в деле, указывается список сотрудников, которым разрешено ознакомление с делом. Изменения в эти списки вносятся с разрешения начальника режимного отдела (службы безопасности) по представлению начальников структурных подразделений.

При пользовании делами, в которых имеются документы ограниченного доступа, необходимо иметь в виду, что дела должны возвращаться в тот же день лицами, которым они были выданы для работы. В случае необходимости производства копий с документов ограниченного доступа обязательно должен вестись журнальный учет производства копий.

Чрезвычайным происшествием в организации считается недостача (утрата) документов ограниченного доступа, выявленная в ходе ежегодной проверки наличия документов, дел и картотек. Такую проверку необходимо проводить по окончании года (как правило, в I квартале года), независимо от того, где и у кого документы находятся, и от времени их поступления. Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в составе не менее 3 работников из числа лиц, имеющим прямое отношение к проверяемым документам и соответствующий допуск к данным работам, с обязательным включением в ее состав работников режимного отдела (службы безопасности).

При незначительном количестве таких документов, циркулирующих в организации, проверка может производиться руководителем конкретного подразделения или по его указанию одним из работников этого подразделения и работником режимного отдела (службы безопасности).

В ходе проверки анализируется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) документов с ограниченным доступом, произошедшее за проверяемый год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов. При проверке используются журналы учета документов, расписки, реестры, акты на уничтожение документов и другие учетные формы, в том числе и те, в которых зарегистрировано размножение документов. По результатам проверки составляется акт, который утверждается руководителем подразделения и докладывается руководителю организации.

Изъятие, выемка документов (дел)

Изъятие из дела документов или перемещение их из одного дела в другое производится в исключительных случаях, с оставлением в деле справки-заместителя, и только с разрешения начальника подразделения.

В случае безвозвратного изъятия из дела документов во внутренней описи дела и формах учета делаются соответствующие отметки. При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.

Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи и заверительном листе. При изъятии документов листы дела перенумерации не подлежат. В соответствии со статьей 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится следователем с санкции прокурора, а выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном статьей этого же Кодекса. До начала выемки следователь предлагает выдать документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа производит выемку принудительно.

Первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Особенности архивной работы

В архиве составляется схема размещения документов и дел и план эвакуации на случай чрезвычайного происшествия. Оба этих документа согласовываются с руководителем режимного отдела (службы безопасности) и утверждаются руководителем архива.

Дальнейшее перемещение документов внутри архива производится только с разрешения руководителя архива.

Ознакомление с документами ограниченного доступа производится в режимном помещении только с разрешения руководителя организации или иного должностного лица.

В архиве организации должна проводиться проверка наличия документов и дел, но не реже 1 раза в 5 лет. Такая проверка должна проводиться не только в плановом порядке, но и в случае перемещения (перевода) архива в другое (другие) хранилища, после чрезвычайных происшествий (стихийное бедствие, несанкционированное проникновение в архивохранилище посторонних лиц и т.п.), при смене лица, ответственного за хранение документов, а также при ликвидации организации.

Остановимся более подробно на этом виде архивных работ.

Проверка наличия документов и дел осуществляется комиссионно. Состав комиссии (не менее 2 работников) поименно объявляется письменным приказом руководителя организации. Одновременно этим же приказом определяются задачи и сроки проведения проверки (сроки должны быть максимально сжатые и, по возможности, не превышать 1 календарного месяца).

Многолетняя практика большинства архивов подтверждает, что наиболее целесообразно осуществлять проверку "двойками": один проверяющий работает с учетными документами (описью), другой - визуально проверяет наличие и состояние хранения дел на месте, сличая архивный шифр и заголовок каждой единицы хранения с записью в описи и не прибегая, без особой необходимости, к полистному просмотру архивных документов. Все записи об отсутствующих единицах хранения, недостатках в их физическом состоянии и т.п. производятся в ходе проверки на отдельных листах (листах проверки наличия документов) вплоть до завершения проверки по одной конкретной описи.

Обнаруженные, так называемые "закладки", то есть нарушения в последовательном (по архивным номерам) расположении дел по данной описи, дела из другой описи или из другого фонда, устраняются немедленно, и обнаруженные "чужие" дела раскладываются по своим местам хранения. По окончании работы по одной описи выясняются причины и обоснованность отсутствия отмеченных единиц хранения (по записям в журнале выдачи (высылки) дел, контрольным карточкам, переписке и т.д.).

Итоговые документы по результатам проверки наличия архивных документов оформляются по завершении этой работы в масштабе всего архива, включая краткосрочный поиск выявленных необоснованно отсутствующих дел. Каждый акт проверки наличия утверждается руководителем архива (режимного отдела, собственной безопасности). Общие итоги докладываются руководителю организации с докладной запиской о необнаруженных делах и предлагаемых мерах по их розыску. Все документы по проверке приобщаются в дела фондов.

По завершении вышеизложенного комплекса мероприятий архив осуществляет меры по розыску, а также изыскивает возможности по устранению выявленных недостатков в физическом состоянии дел и отдельных документов.

Особенности уничтожения документов

В организации должен быть установлен порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами (делами), неполное их уничтожение, позволяющее восстановить их содержание, а также случайное уничтожение не подлежащих уничтожению документов (дел).

Уничтожать документы и дела ограниченного доступа необходимо путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу и порошок. Допускается также уничтожение документов путем измельчения в кусочки в бумагоуничтожающей машине площадью не более 2,5 мм2.

Если перед уничтожением из дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указывается, какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также в какие дела и за какими номерами листов подшиты изъятые документы или зарегистрированы по журналам текущего года. В журналах учета делается отметка о новом местонахождении документов, а в акте на уничтожение указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями после обязательной полистной сверки с записями актов и внутренними описями дел.

Контроль за работой с документами

Контроль за работой с документами ограниченного доступа осуществляют руководитель организации, его заместитель по режиму, руководитель режимного отдела (службы безопасности), а также руководители самостоятельных подразделений. В случае, если в организации циркулируют сведения, составляющие государственную тайну, то контрольные функции осуществляют также органы государственной безопасности.
За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушения режима и порядка работы с этими документами виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством:

а) за разглашение сведений, составляющих государственную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, виновные лица привлекаются к уголовной ответственности в соответствии с Уголовным кодексом РФ;
б) за разглашение сведений, составляющих служебную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, либо за иные нарушения режима виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности и могут быть отстранены от выполнения таких работ с этими документами, а за передачу иностранным организациям или их представителям сведений, составляющих служебную тайну, - к уголовной ответственности.

В соответствии со статьей 139 Гражданского кодекса РФ лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору.
Согласно статье 857 Гражданского кодекса РФ в случае разглашения банком сведений, составляющих банковскую тайну, клиент, права которого нарушены, вправе потребовать от банка возмещения причиненных убытков.

В заключение следует еще раз обратить внимание на то, что документы ограниченного доступа приравниваются к документам с ограничительными грифами, а, следовательно, подход к ним должен быть особый.