Проблема разграничения понятий "юридическая сила документа" и "юридическая значимость документа"

Понятие юридической силы документа - давно существующее и привычное всем специалистам понятие, значение которого определено ГОСТ Р 51141-98. Понятие юридического значения (значимости) документа - относительно новое, получившее широкое распространение только в последние 5-10 лет. При этом следует отметить, что это понятие, во-первых, применяется обычно не к документу вообще, а к электронному документу, а во-вторых, наряду с этим понятием также используется понятие «юридически значимый электронный документооборот», которое широко употребляется как разработчиками систем электронного документооборота, так и пользователями этих систем.

Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий. Нередко даже в специальной литературе эти понятия считаются синонимичными. Насколько это верно? Поговорим о юридической значимости электронного документа более подробно.

Юридическая значимость электронного документа

Для того чтобы понять, что такое «юридическая значимость электронного документа» зададим себе вопрос, почему это понятие возникло именно тогда, когда мы стали активно работать с электронными документами и когда появилась возможность заверять электронный документ электронной подписью и соответственно сформировались предпосылки для перехода на безбумажный документооборот, т. е. исключения в определенных случаях документа на бумажном носителе из информационного обмена. Почему, имея дело с документами на бумажном носителе, мы могли обходиться понятием «юридическая сила документа» и нам его было достаточно? Очевидно, ответ на этот вопрос заключается в том, что документ на бумажном носителе - это самостоятельный физический объект, контроль над которым мы можем осуществлять непосредственно, отслеживая перемещение данного объекта в процессе его подготовки или исполнения.

Конечно, документ на бумажном носителе не существует сам по себе: в процессе подготовки он может быть связан с другими документами (например, документами, инициирующими издание данного документа или служащими основанием для его издания, с ранее подготовленными проектами и др.); после того, как документ подготовлен или издан, он может перемещаться в другую систему документооборота или помещаться в дело и попадать в состав документального фонда, но в любом случае документ на бумажном носителе - это визуально воспринимаемый и контролируемый нами объект.

Отношения между субъектом, осуществляющим документирование (автором документа) и самим документом в данном случае можно графически представить следующим образом:

Совершенно иная ситуация складывается в случае с электронным документом, поскольку электронный документ создается с помощью информационной системы, передается из одной информационной системы в другую, хранится в информационной системе, т. е. существует на протяжении своего жизненного цикла в информационной системе - системе электронного документооборота (СЭД). Визуально мы воспринимаем электронный документ через его представление в человекочитаемой форме как видеограмму на экране монитора или в виде распечатки на бумаге. Контроль за документом на протяжении всего периода его существования осуществляет СЭД. В связи с этим отношения между автором электронного документа и собственно документом выглядят иначе:

Именно тот факт, что существование электронного документа обеспечивается информационной системой - СЭД, и человек не может непосредственно управлять электронным документом так, как он ранее управлял документом на бумажном носителе, ставит ряд дополнительных вопросов, решение которых необходимо для определения места электронных документов в системе социальных коммуникаций и в том числе признания за электронным документом статуса официального документа и, что самое главное, - возможности использовать электронные документы в качестве доказательства, в т. ч. в суде.

В Рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».

Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым (ст. 6) определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:

«1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи...».

Кроме того, законом (ст. 11) установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить (или не подтвердить) принадлежность владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.

Представим ситуацию: мы создали внутренний электронный документ, подписали его неквалифицированной или простой электронной подписью (в соответствии с установленным в организации порядком), следовательно, мы вправе считать, что данный электронный документ имеет юридическую силу. Если тот же электронный документ необходимо будет передать контрагенту или представить в качестве доказательства в суд, нам придется совершить ряд дополнительных действий: либо подписать документ квалифицированной подписью, если у нас имеется электронная подпись для реализуемого типа отношений, либо руководствоваться соглашением между сторонами, дающим право использовать данный вид электронной подписи при обмене документами (если такое соглашение имеется), либо (если речь идет об использовании данного документа в качестве судебного доказательства) представить внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок подписания электронных документов данного вида и подтверждающий, что документ имеет юридическую силу. И только в случае, если документ будет удовлетворять всем имеющимся условиям, можно будет считать, что он является юридически значимым документом.

Таким образом, применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством, если данный документ потребуется представить контрагенту либо иному органу или лицу. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство, можно будет, как минимум, после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.

Из вышеизложенного можно сделать вывод: юридически значимый документ - это документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) деловой или иной деятельности, иначе говоря, это документ, содержание которого может восприниматься как подлинное. Почему мы не пользовались понятием юридической значимости при работе с документами на бумажном носителе? Ответ очевиден: любой документ на бумажном носителе, имеющий юридическую силу, является одновременно юридически значимым документом. Конечно, и при работе с документами на бумажном носителе возникали ситуации, требующие проверки подлинности документа, следовательно, и в этом случае при положительном результате можно было бы говорить, что документ является юридически значимым, или при неподтверждении подлинности документа - о том, что документ не является юридически значимым документом, а является подделкой, фальшивым документом. Как нам представляется, в отношении документов на бумажном носителе понятия «подлинный документ» и «юридически значимый документ» можно рассматривать как синонимы.

В заключение обратимся к ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , который устанавливает требования к электронным документам. Стандарт устанавливает (раздел 7, пп. 7.2.1-7.2.5), что принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих определенными характеристиками, а именно: аутентичность, целостность, достоверность, пригодность для использования.

По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Пригодным для использования является документ, который можно найти (имеется в виду - в информационной системе), воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении должны сохраняться связи между документами, фиксирующие последовательность действий, связи с деловой деятельностью или операциями, в которых эти документы были созданы и применялись.

Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.

Источник: PRO-Делопроизводство и СЭД