Разбираем нетиповые ситуации. Консультации по обмену электронными документами

Работа с электронными документами и электронной подписью воспринимается как норма. На большинство вопросов пользователи уже знают все ответы. Несмотря на это, никто не застрахован от нетиповых ситуаций. Аналитики сервиса Synerdocs помогут вам ответить на любой сложный вопрос, связанный с деятельностью операторов ЭДО, использованием электронных документов и электронной подписи. Приведем в пример две консультации из нашей практики.

Что если оператор ЭДО прекратит свое существование?

Представим, что оператор электронного документооборота перестает существовать по каким-то внешним причинам. Что станет с документами, которые были переданы через него? Попадут ли они третьим лицам, государству или спецслужбам?

Начнем с основ. Кто должен хранить электронные документы? Согласно закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «О бухгалтерском учете» экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Получается, первостепенная ответственность за сохранность документов лежит на компании, а не на операторе ЭДО. Задача оператора – не хранить, а передавать данные.

Многие операторы, в том числе и Synerdocs, предоставляют услугу по хранению передаваемых документов в «облаке». В некоторых случаях оператор может взять на себя задачу хранения, предоставляя абоненту определенные гарантии, среди которых гарантия того, что документы никуда не пропадут даже после отключения электричества в ЦОДе или закрытия самого сервиса. Эти гарантии и/или порядок передачи документов абоненту прописываются отдельно в соглашении. Кстати, на эту тему мы писали в одном из наших прошлых блогов.

Идем дальше. Операторы сами не представляют документы в государственные органы. Более того, они даже не знают содержание абонентских папок входящих и исходящих, не осуществляют мониторинг контента. Следовательно, попасть в какие-то третьи руки документы абонента без его участия не могут.

Даже инспекторы ФНС РФ, как и прежде, могут получить документы только от налогоплательщика после направления ему требования. Порядок истребования электронных документов утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N MMB-7-2/168@. В указанном нормативно-правовом акте также содержатся нормы, регулирующие порядок представления документов в налоговые органы в электронном виде.

Будут ли обладать юридической силой документы, подписанные уже уволенным сотрудником?

Что будет, если после увольнения сотрудник воспользуется сертификатом электронной подписи (авторизуется в сервисе обмена и подпишет документы), выданным ему как должностному лицу компании? Будут ли такие документы обладать юридической силой?

Рассмотрим ситуацию. Приказ об увольнении сотрудника был подписан 24.07.2014 г. На следующий день уволенный сотрудник смог подписать документ в сервисе обмена и отправить его контрагенту. Это говорит о том, что сертификат ЭП уволенного сотрудника не был вовремя отозван, сотрудник имел доступ к настроенному рабочему месту, а также к самому сервису обмена. Доказать, что документ подписан уволенным сотрудником и не имеет юридической силы, можно будет в судебном порядке. В качестве доказательств можно использовать дату приказа об увольнении и пару «дата + время подписания и отправки документа сотрудником», зафиксированные сервисом обмена. Подобная ситуация, когда не было проведено никаких работ после увольнения сотрудника, маловероятна.

Сложнее, когда нет возможности определить точные даты и время увольнения и подписания документа. Например, 24.07.2014 в 11:00 руководитель сообщил сотруднику, что тот уволен и работает сегодня последний день. Приказ об увольнении еще не подготовлен. Очевидно, никаких действий по отзыву сертификата или ограничению доступа к сервису не производилось. Оскорбленный сотрудник возвращается на свое рабочее место и, пользуясь должностным положением, подписывает различные документы по сделкам. Таким образом, события происходили в один день, определить точное время увольнения сотрудника невозможно. Доказать то, что подписанные документы не являются юридически значимыми, будет сложнее. Выносить решение также будет суд.

Чтобы не возникало подобных ситуаций, при увольнении сотрудника необходимо своевременно отзывать сертификаты ЭП и ограничивать доступ в любые информационные системы и сервисы обмена, в которых работал сотрудник.

Ознакомиться с полным перечнем консультаций, а также задать собственный вопрос экспертам вы можете на сайте synerdocs.ru в разделе «Консультации».

Источник: Synerdocs. Консультации по обмену электронными документами.