ТОП фейлов при внедрении КЭДО

Часто на проектах внедрения совершаются ошибки, которые приводят к печальным результатам. В этой статье определим топ-4 фейлов при внедрении КЭДО и расскажем, как их избежать.

1. Плохая коммуникация между клиентом и подрядчиком

Кто-то удивится, увидев на первом месте нашего антирейтинга эту проблему. Заказчик покупает услугу по внедрению КЭДО в своей организации, а вендор оказывает ее под ключ. Где тут может быть сложность?

Проблема в том, что переход на кадровый электронный документооборот — это комплексный процесс, который сильно отличается от простой установки программного обеспечения. Он предусматривает пересмотр и модификацию внутренних процессов компании. К тому же, часто для закрытия всех целей заказчика необходима кастомизация программного продукта.

Именно поэтому залогом успешного внедрения является плотное сотрудничество вендора и заинтересованных представителей компании, которая переходит на КЭДО. Идеальный вариант — это создание на стороне заказчика рабочей группы, которая предоставит необходимые сведения о том, как работа выстроена в организации на текущий момент, сформулирует четкие пожелания и видение обновленных процессов, протестирует пилотные версии и оперативно предоставит обратную связь.

Также в компании нужно выбрать ответственного сотрудника, который будет руководить проектом и общаться с вендором напрямую. При этом желательно, а иногда обязательно, чтобы этот специалист был частично или полностью освобожден от основной работы и мог направить всю энергию и ресурсы на проект. Часто встречаются ситуации, когда ответственным назначают руководителя профильного подразделения, к примеру, начальника отдела кадров, но его загрузка не позволяет глубоко окунуться в задачи. Нередко сама идея цифровизации в таком случае вызывает отторжение как источник «лишних хлопот».

2. Сотрудникам «не продали» идею

Инициативы государства, реализованные в последнее время, — принятие 377-ФЗ, разработка портала «Работа России», выход постановления Правительства № 1192 и анонс Госключа — четко задают вектор на цифровизацию. Подхватывая эту тенденцию, работодатели активно подключаются к вопросу и подбирают программные решения для своих компаний.

С рядовыми сотрудниками всё не так однозначно. Большинство работающих граждан отказались от перехода на электронные трудовые книжки, выбрав бумажный или комбинированный вариант, предусматривающий дублирование информации. Люди привыкли доверять бумаге. Новые технологии вызывают недопонимание и сомнения.

Чем это опасно для проекта внедрения? Негативное отношение персонала к трансформации может спровоцировать целый ряд проблем: нежелание тестировать систему и давать обратную связь, неохотное участие в обучении, саботирование использования нового ПО. Всё это может свести к нулю старания команды внедрения.

Что же делать? Необходимо правильно выстроить коммуникацию с сотрудниками, донести до них ценности трансформации с акцентом на то, что изменится к лучшему именно для них: рутинные задачи возьмет на себя система, заявления и запросы услуг можно будет подать в электронном виде даже со смартфона, не нужно бегать по кабинетам и пр. Если в вашей компании актуальна экологическая повестка, сделайте акцент также на уходе от бумаги. Открытость коллег к переменам и достаточный уровень осведомленности — это необходимая основа для достижения результата.

3. Беспорядок в информационной системе и бизнес-процессах

Если в компании, которая осознала потребность в КЭДО, все документы находятся на своих местах, другие бизнес-задачи уже цифровизированы, а работа ведется в современной информационной системе — прекрасно. Такое положение дел — идеальная база для гладкого внедрения.

Но что если в учетной системе беспорядок, в данных содержатся ошибки, а бизнес-процессы не выстроены или устарели? Так, например, в ряде организаций принято подписывать заявление на отпуск задним числом. В системе КЭДО такое невозможно.

В этой ситуации старту проекта внедрения должна предшествовать глубокая подготовка на стороне заказчика. Пока она не будет проведена, к работам попросту нельзя приступать.

4. Кризис ожиданий

Стартуя переход на КЭДО, даже заинтересованные сотрудники в той или иной компании не всегда четко представляют себе, какого именно результата они хотят добиться. «Внедрить КЭДО» звучит как конкретная цель, но на деле нужно понимать, какие именно процессы нужно перевести в цифру, как они должны выглядеть на выходе, сколько времени и средств компания готова вложить в трансформацию, нужна ли кастомизация или достаточно будет решения «из коробки».

Отсутствие четких ответов на эти вопросы формирует размытые ожидания, которые, очевидно, практически невозможно удовлетворить. В результате заказчик остается недоволен, так как система не оправдала его ожиданий, внедрение оказалось дорогим или слишком долгим.

Четкое структурирование потребностей поможет избежать кризиса ожиданий и реальности и выбрать вендора, чей программный продукт сможет закрыть необходимые задачи лучше, быстрее и дешевле.