Вопросы подписания первички на стыке кварталов

Вопрос читателя

Нормально ли то, что в переходный период (особенно в конце квартала) контрагент подписывает документы следующим месяцем (мы – продавец, документы, например, 30.09, а контрагент подписал их 15.10)? Как на подобные моменты реагирует ИФНС? Где-то подобные вещи законодательно прописаны?

И как реагирует ИФНС, если массово аннулировать ТОРГ-12? Например, если нашли ошибку в том, что не указали ссылку на договор. При этом счета-фактуры корректные. ТОРГ-12 при обоюдном аннулировании получатся выставленными одним месяцем, а исправлены и переподписаны – другим (если говорить о регистрации их в ЭДО).

Ответ эксперта

Электронный первичный учетный документ, составленный и подписанный надлежащим образом, может подтвердить расходы налогоплательщика. На это прямо указывает статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» и многочисленные разъяснения Минфина и ФНС РФ.

Согласно статье 272 Налогового кодекса РФ при методе начисления датой осуществления внереализационных и прочих расходов (в том числе на оплату оказанных услуг/выполненных работ) признается одна из следующих:

●   дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

●   дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

●   последнее число отчетного (налогового) периода.

Понятие «дата предъявления» в Налоговом кодексе РФ подробно не разъясняется. По мнению Минфина России, под ним следует понимать дату составления таких документов (Письмо Минфина России от 30.05.2016 года №03-03-06/1/31061).

Когда же первичный учетный документ в электронной форме можно считать составленным? К сожалению, на вопросы о расхождениях дат регулятор не дает четкого ответа.

На практике сложились две точки зрения:

С одной стороны, технически электронная товарная накладная состоит из двух файлов обмена, включающих информацию продавца и покупателя. Они подписываются электронными подписями сторон и все вместе составляют один документ. Поэтому отсутствие файла обмена покупателя, за исключением определенных законом ситуаций, может привести к выводу, что документ еще не составлен.

С другой стороны, дата составления документа указывается при его формировании и именно она отражает дату операции, на которую этот документ оформляется.

В связи с этим считаем, что дата получения документа покупателем не влияет на дату учета. Эта информация фиксируется сервисом обмена, но она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа (статья 9 Федерального закона «Об электронной подписи»).

Это же относится и ко второму вопросу: дата составления товарных накладных ТОРГ-12 фиксируется в документе вне зависимости от даты их подписания.

Однако в этом случае нужно уточнить, что накладная будет считаться оформленной при наличии:

●   Титула продавца, подписанного его электронной подписью;

●   Титула покупателя, подписанного электронной цифровой подписью покупателя и содержащего обязательные идентификационные сведения о Титуле продавца и сведения о получении товара на указанных продавцом условиях.

И у инспекции может возникнуть вопрос о нарушении сроков составления первичной документации.

Рекомендуем не аннулировать документы, а исправить.

ФНС России в письме ФНС России от 05.03.2018 года №СД-4-3/4226@ допускает возможность исправления электронной первички с помощью нового документа. При этом порядок внесения правок должен быть аналогичен порядку исправления счетов-фактур, то есть новый экземпляр обязан содержать номер и дату первоначального документа, а также порядковый номер и дату исправления.

Дополнительно отмечу, что с 1 июля 2017 года Приказ ФНС России от 21.03.2012 года №ММВ-7-6/172@, устанавливающий формат товарной накладной по форме ТОРГ-12, упразднен. Однако обмениваться такими документами можно с условием, что представить их по требованию налоговой инспекции будет возможно только в виде заверенных копий на бумажном носителе и с отметкой о подписании электронной подписью.

Источник: Synerdoсs. Консультации по электронному докуменообороту