Обмен электронными документами с контрагентами

До перехода на внешний электронный документооборот вас отделяет всего 12 шагов. Хотите узнать, что они в себя включают? Оставьте заявку, и мы поделимся подробным чек-листом с рекомендациями и примерами.

Кому полезен раздел: бухгалтерам, специалистам, руководителям, которые обмениваются большим объёмом документов с контрагентами, поставщиками или удалёнными сотрудниками, а также представляют отчётность в ФНС.

Что «внутри»: полезная теория и практические кейсы о том, как устроен внутренний и внешний электронный документооборот (ЭДО).

1. Внутренний и внешний документооборот.
В чём разница?

Документы, которые не выходят за пределы компании, относятся к внутренним. Без них не может существовать ни одна организация. Благодаря внутреннему ЭДО информация циркулирует между подразделениями и сотрудниками, обеспечивая коммуникацию. Обычно для цифровизации таких процессов используют ECM-системы.

К внутренним документам относят:

Допустим, на вашем предприятии документы уже оформляются в цифровом виде. Следующий шаг — отказаться от бумаги во взаимодействии с контрагентами, то есть с клиентами, партнёрами, поставщиками, ФНС и прочими государственными структурами.

Какие документы для обмена с контрагентами используются:

2. Что к внешнему ЭДО относится

Весь внешний электронный документооборот можно разделить на две группы — взаимодействие между организациями и между бизнесом с госорганами.

В первую очередь сегодня используется обмен первичной бухгалтерской документацией. В рамках Федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» государство планирует обеспечить условия для проведения большинства сделок в электронном виде к 2024 году. Усилить вовлечение бизнеса в ЭДО позволит и налоговый мониторинг, который постепенно заменит собой выездные и камеральные проверки.

Наиболее распространенные документы — счета-фактуры, накладные ТОРГ-12, акты приёмки-сдачи работ — разрешается не оформлять в бумаге уже с 2012 года. Ежегодно эта «армия» пополняется «новобранцами» — транспортные накладные, акты о расхождениях теперь тоже можно оформлять «в цифре». Важное требование: бизнесу нужна электронная подпись для документов.

3. Какой внешний электронный документооборот у вас в организации?

По уровню цифровизации организации делятся на несколько категорий. А к какой относитесь вы?

1. Нет ЭДО совсем

Сомнений нет — чем больше в компании документов и рутиннее процессы по их обработке, тем заметнее будет эффект от внедрения. Поэтому переход на ЭДО в таких организациях начинают с автоматизации работы с первичкой и массовыми договорами. Различные нетиповые договоры, письма и допсоглашения уже менее приоритетны.

Ну а после того, как внутри компании ЭДО заработает как часы, утрясутся вопросы легитимного хранения электронных документов, можно подумать и об освоении внешнего

2. Есть электронный внутренний документооборот, но с контрагентами работаете на бумаге

Переход организации на внутренний ЭДО, организация архива электронных документов зависят от корпоративных требований и от мнения и желания высшего руководства идти навстречу новым технологиям. А вот запуск проекта межкорпоративного документооборота выходит за рамки предприятия, так как непосредственно влияет на взаимоотношения с контрагентами

Хорошо, если вы можете диктовать деловым партнёрам свои условия и склонять на безбумажный формат работы. Но чаще всего контрагентов приходится убеждать в переходе. В любом случае начните c ключевых поставщиков и покупателей, с которыми идёт бóльший трафик документов, а потом подключите остальных.

3. Все процессы и документы ведутся в цифровом виде

Полностью безбумажное взаимодействие с контрагентами говорит о том, что в организации есть и успешно реализуется стратегия цифровой трансформации.

4. Кейсы компаний, успешно внедривших межкорпоративный документооборот

5. Пять поводов, чтобы перейти на обмен электронными документами

1. Если до 80 % от общего объёма документов составляют финансово-учётные, это огромный потенциал для цифровизации.
2. Для развития любого бизнеса важно оптимизировать процессы работы с документами — от создания и хранения до поиска документов и представления в госорганы.
3. Электронное взаимодействие с контрагентами поддерживается на законодательном уровне.
4. Часто отказ от бумаг в работе — это требование контрагентов. Если его учесть, это сделает деловые отношения только крепче.
5. Изменения всегда приносят экономический эффект.

6. Топ выгод внутреннего и внешнего ЭДО

Во-первых, вы начинаете экономить на канцелярских расходах и доставке бумаг. Юридически значимый обмен электронными документами в 99 % случаев дешевле, чем работа по-старому.

Во-вторых, ЭДО улучшает бухучет, снижает количество кассовых разрывов и ускоряет оплату от контрагентов. Ну и в-третьих, хранение и поиск документов в электронном виде упрощает жизнь, особенно если на пороге стоит налоговая с проверкой.

Полный список выгод:

• снижается стоимость процессов:
  • согласования и подписания документов внутри организации;
  • занесения информации из входящей первички в учётную систему;
• сокращаются прямые издержки на печать документов, их хранение и уничтожение;
• уменьшаются прямые издержки на доставку контрагентам;
• повышается скорость проведения оплаты по сделке с поставщиками;
• снижаются трудозатраты на согласование документов;
• обеспечивается быстрый доступ к информации по интересующим сделкам.

Экономическая эффективность перехода на электронный документооборот с контрагентами

А есть ли подвох? Всем ли компаниям нужны изменения? Зачем электронный документ, ЭЦП, система обмена? На самом деле ЭДО не выгоден только в одном случае — если бизнесу не нужна прозрачность процессов и движения финансовых средств. Проще говоря, бумаги легче подделать.

7. Если что-то остаётся на бумаге. Что делать?

Переход на цифровое взаимодействие — процесс постепенный. Именно поэтому во многих компаниях сейчас используют смешанный документооборот, когда с частью документации работают уже в электронном виде, а другая остаётся в бумажном. Но даже в этом случае бóльшую часть работы можно перевести в «цифровую зону»:

Интеграция с архивом электронных документов, ECM и учётной системой позволяет всем сотрудникам работать с электронными документами, оставив бумажные только для хранения.

8. Интеллект решает: как сделать межкорпоративный документооборот ещё «умнее»?

Интеллектуальные сервисы могут оказать неоценимую помощь при работе с электронными документами. Какую?

1. Обмен первичными учётными документами с захватом последних из различных источников — со сканера, почты или сервиса обмена:

   • распознавание и распределение входящих учётных документов;

   • проверка на наличие обязательных реквизитов и корректность указанных сумм;

   • сопоставление номенклатур покупателя и поставщика, автоматическое сравнение с заказом, спецификациями;

   • определение счетов и статей затрат.

2. Обработка входящей корреспонденции — по видам и журналам регистрации. Извлечение данных из содержания, автоматическое заполнение регистрационных карточек в системе.