Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Делопроизводство и канцелярия

Электронный документ: "Возьмите меня в архив!"

  1 комментариев Добавить в закладки

Большинство архивов и тем более Госархив – это в первую очередь бумага. Ну, возможно, еще аудио- и видеоматериалы. Большинство архивов рано или поздно сталкиваются с нехваткой места и вынуждены расширять свои площади. Причем век информатизации коснулся и бумаги, а потому объемы документов расти стали значительно быстрее.

Безусловно, архивы пытаются двигаться в сторону автоматизации. Но в основном это касается перевода существующих документов в электронный вид для обеспечения сохранности.

Но вот на днях один из наших заказчиков, который пользуется СЭД не первый год, обратился в Госархив с просьбой принять их электронные документы, в т.ч. подписанные ЭЦП. На это сотрудники Госархива сильно озадачились и принять документы отказались. Видимо сказалось отсутствие необходимых инструкций для данной операции, начиная с того: а куда ставить регистрационный номер, на диск?

Интересно, есть ли для данной операции правовая основа, и если нет, то когда она появится?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Наталья Храмцовская 02 ноября 2007 г. 21:55  

Начну с конца – с правовой основы. Она есть:  если данному виду документа установлен постоянный срок хранения, и организация является комплектующей для определенного госархива, то документы должны быть приняты. Таких документов немало, и целому ряду чисто электронных документов постоянный срок хранения установлен законодательством.

Второй момент – отсутствие электронных архивов, нехватка методик и специалистов. Электронных архивов федерального уровня нет. На региональном уровне есть такой архив в Москве, но он пока еще не вышел из стадии эксперимента. Он, кстати, выкладывает свои методики в интернете.

Третий момент – архивисты пока ещё могут отбиться от электронных документов, ссылаясь на то, что сроки ведомственного хранения не истекли (правда, что можно будет с этими документами делать через 15-75 лет, вряд ли то скажет). 

Имеется достаточно богатый зарубежный архивного хранения электронных документов, в т.ч. подписанных ЭЦП – в виде национальных и международных руководств и стандартов (некоторые уже переведены на русский язык). 

Думаю, что в ближайшее время электронные архивы начнут появляться – Россия уже слишком далеко зашла в области использования электронных документов, и продолжает быстро двигаться вперед.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев